Strumento di prenotazione online per parrucchieri: i limiti che danno tranquillità senza costarti prenotazioni

Essere prenotabili 24 ore su 24 è un'impostazione, non una promessa

Una quota consistente degli appuntamenti viene fissata fuori dall'orario di apertura. I clienti prendono il telefono quando fa comodo a loro, e raramente è tra le nove e le sei. Se sei raggiungibile solo per telefono, quei momenti li perdi oppure richiami le persone più tardi, con tutto il botta e risposta che comporta. È l'argomento con cui si vende quasi ogni software di pianificazione degli appuntamenti, e c'è poco da obiettare.

È però solo metà della storia. Aprire l'agenda è un pulsante. Aprire l'agenda in modo che non si prenda la tua settimana lavorativa è una serie di impostazioni. Senza di esse ottieni esattamente ciò che hai chiesto: ogni buco è prenotabile, compreso quello che ti serviva per riordinare, pranzare o sciacquare la cliente precedente.

In più un'agenda troppo aperta non sconvolge solo la tua giornata, ma anche l'esperienza del cliente. Se sei in ritardo dalle dieci del mattino, se ne accorge ogni cliente successivo. La tranquillità che cercavi sparisce allora da entrambi i lati della poltrona. Il resto di questo articolo non parla quindi di come attivare, ma di come mettere dei confini.

I quattro limiti che tengono tranquilla la tua agenda

Quasi ogni strumento di prenotazione ha le stesse quattro manopole. Raramente sono tutte impostate in modo consapevole, ed è proprio lì la differenza tra un'agenda che funziona e un'agenda che ripari ogni settimana.

Durata del trattamento e tempo di posa. La durata nel sistema è la durata che i clienti possono prenotare. Se un colore è impostato a sessanta minuti ma in pratica ne richiede novanta, tutto il pomeriggio va in ritardo fin dalla prima cliente. Passa una volta in rassegna l'elenco dei trattamenti e dai a ognuno una durata onesta, compresi risciacquo e riordino. Per i trattamenti con tempo di posa puoi impostare a parte quell'attesa, così il sistema può inserire un trattamento breve invece di lasciare vuota la poltrona mentre aspetti. La pagina sulla gestione degli appuntamenti mostra come funziona in agenda.

Con quanto anticipo i clienti possono prenotare. Imposta l'orizzonte a un anno e a gennaio avrai appuntamenti a settembre senza sapere ancora se sarai aperta, o con quante persone. Impostalo a due settimane e la cliente abituale che viene ogni sei settimane non può più pianificare, così perdi la parte più prevedibile del fatturato. Per la maggior parte dei saloni il limite praticabile sta tra i due e i quattro mesi, a seconda di quanto spesso tornano i clienti.

Il preavviso minimo tra prenotazione e appuntamento. Senza questo limite qualcuno può prenotare l'orario delle dieci alle dieci meno dieci, mentre sei già con un'altra cliente e il telefono è nel cassetto. Con una soglia di qualche ora la prenotazione dell'ultimo minuto resta possibile, ma hai modo di vederla arrivare. Impostala a ventiquattro ore e butti via ogni prenotazione spontanea, che sono proprio quelle che riempiono i tuoi spazi vuoti.

Quando la tua giornata si apre e si chiude. L'orario di apertura non coincide automaticamente con l'orario prenotabile. L'ultimo colore della giornata richiede due ore, quindi deve finire prima dell'ultimo taglio. Imposta per trattamento o per fascia della giornata fino a che ora si può prenotare, e non dovrai mai più richiamare una cliente per dirle che alla fine non si riesce.

Quali trattamenti non mettere online così, senza pensarci

Non ogni trattamento appartiene a un modulo online. Ci sono tre categorie in cui la prenotazione automatica ti costa più di quanto rende, e per tutte e tre c'è una soluzione che non danneggia il fatturato.

Trattamenti la cui durata dipende dal cliente. Un colore su capelli alle spalle è un lavoro diverso dallo stesso colore su capelli fino alla vita. Dagli un'unica durata fissa e scegli tra sforare sempre o regalare sempre tempo. La soluzione pratica è dividere il trattamento per lunghezza dei capelli o intensità, così la cliente sceglie la variante giusta mentre prenota e tu hai il tempo giusto in agenda.

Trattamenti che richiedono prima una conversazione. Una correzione del colore, un grande cambiamento o un primo balayage non si pianificano alla cieca. Non toglierli dalla tua offerta; metti al loro posto un breve appuntamento di consulenza prenotabile online. La cliente può comunque bloccare subito qualcosa, tu vedi la situazione prima di riservare due ore e pianificate insieme il seguito.

Trattamenti che fai solo per clienti che conosci. Alcuni trattamenti non sono un buon primo incontro. Puoi lasciare il trattamento visibile ma non prenotabile online, con una nota chiara che i nuovi clienti iniziano con una consulenza. Non è una barriera ma un filtro, e ti risparmia gli appuntamenti che avresti comunque dovuto spostare.

Il guadagno non è ricevere meno prenotazioni, ma che le prenotazioni in arrivo siano corrette. Un'agenda piena di appuntamenti da sistemare dà meno tranquillità di una settimana un po' più vuota che regge.

Dove un limite diventa fatturato perso

Ogni limite di questo articolo può essere impostato troppo stretto. Di solito succede dopo un periodo intenso: hai corso tutta la settimana, metti spazio attorno a tutto e tre mesi dopo ti chiedi perché l'agenda non si riempie più.

Tre impostazioni ti costano fatturato più in fretta quando esageri. Troppo tempo cuscinetto tra i trattamenti è letteralmente una poltrona vuota che ti sei messa in turno da sola: un quarto d'ora dopo ogni cliente fa un'ora e mezza su sei clienti al giorno. Un orizzonte di prenotazione troppo breve mette in panchina le clienti abituali, e sono proprio le persone che tornano senza alcun marketing. E un preavviso minimo di un giorno intero lascia scoperta la disdetta di questo pomeriggio, mentre qualcuno l'avrebbe presa volentieri.

La differenza tra tranquillità e perdita non si sente, si misura. Per farlo non guardare il fatturato ma il tasso di occupazione: quante delle tue ore prenotabili sono davvero occupate, e dove cadono i buchi nella settimana? Questi report sono inclusi in Salonnare a partire dal piano Starter, così vedi settimana dopo settimana cosa fa un limite modificato. Cambia un'impostazione alla volta e lasciale da due a quattro settimane, altrimenti dopo non saprai quale manopola ha fatto il lavoro.

Questa misurazione funziona solo se le schede clienti sono in ordine. Chi torna e quanto spesso, quale trattamento ci va di solito e quando qualcuno è passato l'ultima volta: sono i numeri con cui giudichi se un limite è giusto. La Camera di commercio olandese spiega come semplici dati dei clienti migliorano il servizio e la fidelizzazione, ed è esattamente la base che ti serve qui.

No-show: il limite che imposti in anticipo

Una poltrona vuota per un no-show ti costa tutto il trattamento, non solo il margine. La maggior parte degli appuntamenti saltati non nasce dalla cattiva volontà ma dalla dimenticanza, e per questo si risolve con le impostazioni invece che con conversazioni imbarazzanti a posteriori.

Il primo limite è il promemoria automatico via email. Il sistema lo invia nel momento che imposti, senza che qualcuno debba scorrere una lista. Il secondo è il termine di disdetta: fino a quando un cliente può spostare l'appuntamento da solo? Fai coincidere quel termine con il tempo che ti serve per riempire ancora lo spazio, di solito da ventiquattro a quarantotto ore, e lascia che sia il sistema a farlo rispettare invece di te.

Per i trattamenti che occupano molto tempo puoi fare un passo in più. Il piano Pro ti permette di chiedere un acconto al momento della prenotazione; da Starter puoi impostare penali per no-show e incassare online. Questi pagamenti passano dal tuo account Mollie o Stripe, così i pagamenti con iDEAL e carta arrivano direttamente sul tuo conto bancario e le tariffe le concordi tu con il tuo fornitore di pagamenti. Salonnare non applica alcuna commissione da marketplace sui nuovi clienti che prenotano tramite la piattaforma: è zero. I pagamenti online e con carta hanno però una commissione di transazione dello 0,5 percento con un minimo di 0,30 euro, oltre a quanto addebita il tuo fornitore di pagamenti. È molto più prevedibile di una percentuale per prenotazione, ma non è zero e hai il diritto di saperlo prima di fare i conti.

Vuoi che tutto questo processo stia sul tuo sito, così i clienti non vengono mandati su un'altra piattaforma? La guida completa al widget di prenotazione ti accompagna passo dopo passo nella configurazione tecnica.

Quanto costa e da dove iniziare

Non devi partire con tutti i limiti insieme. Imposta prima durate oneste per i trattamenti, poi l'orizzonte di prenotazione, poi gli orari di chiusura per trattamento. Acconti e penali per no-show vengono dopo, perché hanno senso solo quando il resto è a posto.

Salonnare ha un piano gratuito permanente a 0 euro al mese: un collaboratore, fino a cinquanta appuntamenti al mese, con agenda online, cassa, schede clienti e la tua presenza su Google. Tutti e quattro i limiti di questo articolo si possono impostare lì. Pagamenti online, report, lista d'attesa ed export per la contabilità sono in Starter a 29 euro al mese, che copre fino a tre collaboratori senza tetto di prenotazioni. Acconti, campagne e abbonamenti sono in Pro a 59 euro al mese, senza limiti sulla dimensione del team. La contabilità passa da un file di export che importi in Moneybird o e-Boekhouden, così smetti di ribattere gli importi.

Che questo passo ripaghi non è una scoperta nuova. Un'analisi di Forbes sulla pianificazione online descrive come le attività basate su appuntamenti usano la pianificazione online per impiegare meglio il personale e far tornare più spesso i clienti. Se prima di scegliere vuoi guardarti intorno in modo più ampio, il nostro articolo su come confrontare i software per saloni mostra quale approccio fa per il tuo salone.

Inizia in piccolo: comincia gratis con Salonnare, imposta i trattamenti con le durate giuste e dopo due settimane guarda il tasso di occupazione. Così saprai dai tuoi numeri, e non da un'ipotesi, quale limite va ancora regolato.

Domande frequenti