Una lista d'attesa per il tuo salone: riempi uno spazio disdetto senza doppie prenotazioni
Un'agenda piena è bellissima, finché qualcuno disdice e la cliente che voleva venire prima non è più nel tuo radar. Con una lista d'attesa annoti chi vuole un posto, in quali giorni e per quale trattamento, così sai subito chi va bene quando si libera uno spazio. Qui sotto leggi come impostarla, cosa fa Salonnare in automatico e quanto rende uno spazio riempito di nuovo, calcolato passo per passo.
Cos'è una lista d'attesa in salone e cosa non è?
Una lista d'attesa conserva il desiderio di una cliente per un momento che ora è occupato. Un'iscrizione non è un appuntamento: la cliente è in coda e solo quando un posto viene confermato compare qualcosa in agenda. Le clienti possono iscriversi dalla pagina di prenotazione online, oppure le inserisci tu quando qualcuna telefona o chiede alla poltrona se si libera qualcosa.
Così le richieste sparse non restano più nella tua testa, su un quaderno o nelle chat di WhatsApp. Tutto è in un unico posto, accanto alla tua gestione degli appuntamenti.
Quali preferenze annoti?
Per ogni iscrizione scegli la cliente e il trattamento. Se vuole più di un trattamento, aggiungili; vedi quanto durano insieme. Poi annoti il momento desiderato in uno di due modi:
- Date singole: una o più date (al massimo dieci), con un orario di inizio e di fine facoltativo. Lascia vuoti gli orari se la cliente è libera tutto il giorno. - Giorni fissi a settimana: per esempio ogni martedì e giovedì, con una fascia oraria e, se vuoi, un periodo di validità.
Scrivi nella nota l'eventuale preferenza per una collaboratrice, così la vedi quando proponi un posto. Raccogli solo ciò che serve per proporre un posto: nome, contatti, trattamento e orari preferiti. I dati sulla salute non vanno in una nota normale (GDPR, articolo 9).
Cosa succede quando salta un appuntamento?
Quando un appuntamento viene disdetto, da te, dalla cliente o tramite Google, Salonnare controlla chi in lista d'attesa va bene. Una cliente va bene se:
- almeno uno dei trattamenti desiderati era nell'appuntamento disdetto; - la data coincide oppure, per i giorni fissi, il giorno della settimana; - tutti i suoi trattamenti insieme stanno nel tempo liberato, dentro la sua fascia oraria.
Se vanno bene più clienti, quella che aspetta da più tempo riceve un'e-mail e la sua iscrizione passa allo stato notificata. Puoi anche assegnare tu un posto: scegli un giorno nel calendario (verde, molto spazio; arancione, pochi posti; rosso, pieno) e un orario di inizio libero. Gli orari tengono conto dell'intero appuntamento, quindi la doppia prenotazione non è possibile.
La funzione di contatto apre una conversazione WhatsApp, utile per un posto dell'ultimo minuto. Rifiutare chiude l'iscrizione e avvisa la cliente via e-mail che è decaduta; eliminare la rimuove senza e-mail. Se non vuoi l'e-mail automatica, la disattivi nei modelli e-mail.
Esempio di calcolo: quanto rende uno spazio riempito di nuovo?
Ipotizziamo che venga disdetto un trattamento da 60 minuti (60 €) e che la tua agenda abbia ora 90 minuti liberi, dalle 13:30 alle 15:00.
1. La cliente A è in lista d'attesa per un trattamento da 60 minuti quel giorno. Sta nei 90 minuti, quindi riceve l'e-mail. 2. La cliente B vuole due trattamenti che insieme durano 100 minuti. Non stanno in 90 minuti, quindi non riceve questo messaggio. 3. La cliente A prenota il posto. Rende 60 € invece di 0 €.
Se succede tre volte al mese, sono 3 × 60 € = 180 € al mese, cioè 12 × 180 € = 2.160 € all'anno di ricavi che altrimenti sarebbero andati persi. Se la cliente paga online o con carta, viene trattenuto lo 0,5 % con un minimo di 0,30 €: 0,5 % × 60 € = 0,30 € per trattamento. Per confronto: Free costa 0 €, Starter 9,99 € e Pro 14,99 € al mese; quali funzioni comprende ogni piano lo vedi nella pagina dei prezzi. È un esempio di calcolo con ipotesi, non una promessa sul tuo salone.
Un modo di lavorare che il tuo team riesce a mantenere
Decidete chi tiene la lista d'attesa e in quanto tempo una cliente deve rispondere. Quando si libera un posto, controlla che il tempo basti per il trattamento, che ci sia la collaboratrice giusta e che la cliente possa. Aggiorna lo stato dopo ogni contatto, così una collega vede cos'è successo. E di' sempre alle clienti che iscriversi non è ancora un appuntamento.
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Inizia gratisDomande frequenti
L'iscrizione alla lista d'attesa è un appuntamento?
No. La cliente aspetta un posto. Solo quando viene creato un appuntamento o la cliente conferma un appuntamento provvisorio la prenotazione compare in agenda e l'iscrizione si chiude.
Chi viene avvisata per prima quando si libera un posto?
Tra le clienti che vanno bene per trattamento, data e fascia oraria, quella che aspetta da più tempo. Se si liberano due posti di seguito, il secondo va alla cliente successiva in coda.
Una cliente può iscriversi da sola?
Sì, dalla pagina di prenotazione online. Puoi anche inserire tu le clienti, per esempio dopo una telefonata. Un'iscrizione è un desiderio, non un appuntamento.
Come tenere una lista d'attesa senza Excel né WhatsApp?
Usa la lista d'attesa del tuo gestionale per saloni, accanto ad agenda e schede clienti. Vedi per ogni cliente trattamento, giorni preferiti e stato, e una collega può subentrare senza cercare tra file o chat.