Acconti in salone: riduci le assenze e migliora la liquidità con i pagamenti anticipati

Che cos'è un acconto per un appuntamento in salone?

Un acconto (detto anche pagamento anticipato) è un importo che il cliente paga al momento della prenotazione come pagamento parziale anticipato del trattamento previsto. Il saldo restante si paga dopo l'appuntamento.

Acconto parziale o pagamento anticipato completo

Ci sono due varianti. Con un *acconto*, il cliente paga in anticipo una parte del prezzo del trattamento, di solito tra il 20 e il 50 percento. Il resto si salda in cassa. Con un *pagamento anticipato completo*, il cliente paga l'intero importo al momento della prenotazione. Sono possibili entrambi; quale scegliere dipende dal tipo di trattamento e dal rapporto con il cliente.

L'autorizzazione della carta come alternativa

Una terza opzione è l'autorizzazione della carta: il cliente registra la sua carta di pagamento al momento della prenotazione, ma l'addebito avviene solo dopo l'appuntamento. Se il cliente non si presenta o disdice troppo tardi, viene addebitata automaticamente una penale per assenza. Tecnicamente non è un acconto, ma ottiene un effetto simile: il cliente ha qualcosa da perdere economicamente se non mantiene l'impegno.

Quando usare quale opzione?

- Acconto: ideale per trattamenti costosi come colore, trattamenti alla cheratina, acconciature da sposa o lunghi trattamenti estetici. Il cliente paga una parte in anticipo, coprendo i costi dei materiali e il tempo riservato. - Pagamento anticipato completo: adatto a gift card, workshop, prenotazioni di gruppo o trattamenti con nuovi clienti senza storico di prenotazioni. - Autorizzazione della carta: funziona bene per trattamenti più brevi in cui un acconto potrebbe sembrare un ostacolo in più, ma vuoi comunque protezione contro le assenze.

Salonnare supporta sia gli acconti sia le penali per assenza tramite autorizzazione della carta nelle prenotazioni online.

Perché gli acconti riducono il tasso di assenze

Le assenze sono un problema costante nel settore dei saloni. In media dal 5 al 15 percento di tutti gli appuntamenti non viene rispettato; nei saloni più richiesti con lunghe liste d'attesa la cifra può essere ancora più alta. Ogni appuntamento saltato è una perdita di incasso diretta che non si recupera.

Il meccanismo psicologico

Quando un cliente ha già pagato al momento della prenotazione, il suo impegno mentale verso l'appuntamento è molto più forte. Non presentarsi ha un costo: l'acconto versato. Questo cambia il calcolo in una mattina piena o quando piove. I clienti che possono disdire gratis, o semplicemente non presentarsi, fanno quel calcolo in modo diverso da chi ha già qualcosa in gioco.

Meno disdette all'ultimo minuto

Non calano solo le assenze. Anche le disdette tardive, entro 24 o 48 ore dall'appuntamento, diventano meno frequenti quando è stato versato un acconto. I clienti organizzano la loro agenda in modo più attivo attorno all'appuntamento una volta che hanno pagato, e disdicono prima quando qualcosa cambia davvero invece che il giorno stesso.

Clienti di qualità migliore

I clienti disposti a pagare un acconto tendono a essere più impegnati e seri rispetto alla loro prenotazione. Il filtro dell'acconto attira un tipo di cliente diverso rispetto a un appuntamento disdicibile gratuitamente: qualcuno che riconosce il valore del tuo tempo e della tua competenza.

I costi dei materiali sono coperti

Per i trattamenti costosi (colore, cheratina, unghie acriliche, trattamenti professionali per la pelle) hai già sostenuto dei costi prima che il cliente entri. Colore preparato, prodotti disposti, attrezzature riscaldate. Un acconto copre quei costi di materiale se il cliente non si presenta. Vuoi vedere nero su bianco quanto ti costano le assenze? Fai il calcolo con il calcolatore gratuito delle assenze e scopri quanto ti fa risparmiare un acconto.

Impostare gli acconti in Salonnare

In Salonnare configuri gli acconti per tipo di trattamento. Questo ti dà la flessibilità di chiedere un acconto solo per i trattamenti costosi o lunghi, mentre gli appuntamenti più brevi si possono prenotare senza.

Passo 1: collega un fornitore di pagamento

Per gestire gli acconti tramite Salonnare serve un fornitore di pagamento collegato: Stripe o Mollie. Vai su Impostazioni - Pagamenti per collegare il tuo account Stripe o Mollie. L'acconto viene addebitato direttamente sulla carta o sul conto del cliente quando prenota online.

Passo 2: imposta l'acconto per servizio

Vai su Impostazioni - Acconti. Lì scegli per quali servizi è richiesto un acconto, e di quanto. Puoi scegliere: - Nessun acconto (predefinito) - Acconto fisso (importo in euro) - Acconto in percentuale (percentuale del prezzo del trattamento)

Se imposti un acconto fisso di 25 € per un trattamento colore da 120 €, il cliente paga 25 € alla prenotazione e i restanti 95 € in cassa dopo il trattamento.

Passo 3: imposta la politica di cancellazione

Insieme all'acconto, imposta la tua politica di cancellazione. Con quante ore di anticipo un cliente può disdire gratuitamente, e cosa succede all'acconto se disdice troppo tardi o non si presenta? Le scelte più comuni sono: - Rimborso completo dell'acconto in caso di disdetta tempestiva - Rimborso parziale - Nessun rimborso (l'acconto viene trattenuto in caso di assenza o disdetta tardiva)

Comunica chiaramente la politica di cancellazione sulla pagina di prenotazione e nell'email di conferma: eviti discussioni in seguito.

Passo 4: il pagamento dopo il trattamento

In cassa, Salonnare scala automaticamente l'acconto già pagato. La schermata della cassa mostra l'importo totale, deduce l'acconto ricevuto e calcola il saldo che il cliente deve ancora pagare.

Passo 5: la comunicazione con il cliente

Quando prenota online, il cliente vede chiaramente che è richiesto un acconto e di quale importo. Dopo il pagamento riceve una conferma di prenotazione con l'acconto versato, il saldo restante e la politica di cancellazione.

Regole di legge sugli acconti nei Paesi Bassi e in Europa

Gli acconti sono perfettamente legali nei Paesi Bassi e in tutta l'UE, ma ci sono alcune regole da tenere a mente.

Obbligo di informazione alla prenotazione

Devi informare chiaramente il cliente dell'importo dell'acconto e della politica di cancellazione prima che confermi la prenotazione. Questo obbligo deriva dal diritto dei consumatori (obbligo di informazione per i contratti a distanza). Assicurati che acconto e condizioni di cancellazione siano visibili sulla pagina di prenotazione, non nascosti in caratteri minuscoli.

Diritto al rimborso in caso di disdetta

Se un cliente disdice un appuntamento, il diritto al rimborso dipende dalle condizioni concordate. Come salone puoi trattenere l'intero acconto se un cliente disdice troppo tardi o non si presenta, purché tu l'abbia comunicato chiaramente in anticipo. Se non sei stato chiaro sulle condizioni, il cliente potrebbe avere diritto a un rimborso.

IVA sugli acconti

L'IVA su un acconto è in genere dovuta nel momento in cui lo ricevi, non solo quando il servizio viene erogato. Contabilizzi l'IVA sull'importo ricevuto nel periodo in cui l'acconto viene pagato. Chiedi al tuo commercialista come gestire al meglio gli acconti nella tua contabilità IVA. Salonnare registra gli acconti come transazioni separate nell'esportazione contabile.

Storni

Se un cliente ha pagato con iDEAL, uno storno è praticamente impossibile (le transazioni iDEAL sono definitive). Con i pagamenti con carta di credito uno storno è possibile se il cliente sostiene che il servizio non è stato erogato. Conserva una documentazione chiara: la conferma di prenotazione, la politica di cancellazione e la tua comunicazione con il cliente.

Combinare acconti con penali per assenza e gestione clienti

Acconti e penali per assenza sono strumenti complementari: non devi sceglierne uno. In Salonnare puoi configurare un acconto per tipo di trattamento e impostare separatamente una penale per assenza per il tuo salone.

Quando scegliere un acconto e quando una penale per assenza?

- Acconto: ideale per trattamenti lunghi o costosi in cui devi impegnare in anticipo materiali e tempo del personale. Colore, trattamenti da sposa, cheratina, set acrilici. - Penale per assenza tramite autorizzazione della carta: adatta a trattamenti più brevi in cui un acconto alzerebbe troppo la soglia. I clienti registrano la carta alla prenotazione; la penale viene addebitata in caso di assenza o disdetta tardiva.

Storico cliente e riepilogo degli acconti

Nel profilo del cliente vedi tutti gli acconti, le disdette e le assenze precedenti di quel cliente. Questo ti dà un contesto per le prenotazioni future: a un cliente con più assenze precedenti puoi chiedere un acconto più alto o un pagamento anticipato completo.

Impatto sulla liquidità

Un salone con quindici acconti a settimana da 25 € in media inizia la settimana con 375 € già incassati. Accreditati ogni mese tramite il tuo fornitore di pagamento, si traducono in un saldo di cassa strutturalmente positivo, anche nelle settimane in cui l'occupazione è un po' più bassa.

Report sugli acconti

Nel modulo report vedi per ogni periodo quanti acconti sono stati ricevuti, quanti sono stati scalati dai trattamenti e quanti trattenuti per assenze o disdette tardive. Questi dati ti aiutano a seguire l'andamento delle assenze nel tuo salone e a decidere se la tua politica va adattata.

Iniziare con Salonnare

In Salonnare scegli per quali servizi è richiesto un acconto e imposti una penale per assenza per il tuo salone, li gestisci tramite Stripe o Mollie, compresi metodi locali come iDEAL, e il denaro arriva sul tuo conto. Paghi un prezzo mensile fisso senza percentuale per prenotazione, più una commissione di piattaforma dello 0,5% (min. 0,30 €) per pagamento online, e ogni acconto viene scalato automaticamente in cassa e compare come riga separata nell'esportazione contabile. Vuoi provarlo tu stesso? Inizia gratis su salonnare.com/it/free: il piano gratuito resta gratuito e non serve una carta di credito. Gli acconti fanno parte del piano Pro (59 € al mese); i costi per mancata presentazione sono inclusi da Starter (29 €).

Domande frequenti