Gestión de centro de pedicura: agenda online, fichas y caja para el cuidado del pie
 Un centro de pedicura se sostiene sobre la precisión y la confianza. Los clientes vuelven cada seis u ocho semanas, a menudo con un contexto médico que no puedes olvidar: diabetes, reuma, un pie de riesgo o una alergia a determinados productos. Al mismo tiempo tienes que llenar tu agenda, evitar los no-shows, cobrar con orden y tener tu contabilidad al día a final de año. Si lo haces con una agenda de papel, un cuaderno de notas de clientes y una caja aparte, en cada uno de esos puntos se te escapan, poco a poco, tiempo y dinero. Un software pedicura reúne esas piezas en un solo sistema. En este artículo verás qué es exactamente un software pedicura, cómo una agenda online y una ficha de cuidado del pie hacen tu día más tranquilo, cómo amortiguar los no-shows con anticipos, cómo cobrar y mantener tu administración en orden, y en qué fijarte al elegir software para tu centro de cuidado del pie o de pedicura médica.
¿Qué es un software pedicura?
Un software pedicura es una aplicación que digitaliza los procesos clave de un centro de cuidado del pie: reservas online, fichas de clientes y expedientes de cuidado del pie, caja, pagos y administración en una vista que funciona en tu ordenador, tu tableta y tu móvil. En lugar de una agenda de papel, un libro de caja aparte y un cuaderno de notas de tratamiento, usas un sistema en el que todo está conectado. Reservas una cita y el cliente aparece de inmediato en tu ficha; cobras y la facturación cuenta al instante en tu cierre de caja.
La mayoría de las soluciones cubren las mismas piezas:
1 - Una agenda online con citas por profesional y por sillón. 2 - Una página de reservas online donde los clientes eligen ellos mismos una hora. 3 - Una base de datos de clientes con datos de contacto e historial de tratamiento. 4 - Una caja (TPV) para cobrar, aplicar descuentos y gestionar métodos de pago. 5 - Correos automáticos: confirmaciones, recordatorios e invitaciones a volver a reservar. 6 - Informes de facturación, ocupación y tratamientos más solicitados.
Una pedicura médica añade un requisito más: los datos de salud sobre personas diabéticas, pacientes reumáticos y pies de riesgo son datos personales sensibles según el RGPD y deben estar en una caja fuerte cifrada, no en un simple campo de notas. Un buen software pedicura resuelve justo eso. Salonnare reúne todas estas piezas en una sola solución, con un plan gratuito permanente (Free, 0 € al mes para 1 empleado y 50 reservas al mes) para empezar, y los planes de pago Starter (29 €) y Pro (59 €) a medida que creces.
Reservas online y una agenda que se llena sola
El mayor ahorro de tiempo está en la reserva online. Cada centro de pedicura en Salonnare dispone de su propia página de reservas que compartes a través de tu web, tu perfil de Google o las redes sociales. Los clientes eligen un tratamiento, una hora y, si lo desean, un profesional, y confirman al momento - también por la noche y el fin de semana, cuando tú no estás al teléfono.
Duraciones de tratamiento distintas. Una pedicura normal dura menos que un tratamiento de cuidado del pie diabético o reumático con inspección detallada. En el software defines la duración correcta por tratamiento, de modo que tu disponibilidad online coincida con la realidad y no encadenes dos tratamientos largos sin pausa.
Recordatorios automáticos. Justo antes de la cita sale automáticamente un recordatorio por correo. Eso reduce los no-shows sin que tengas que llamar a mano. Los correos salen del dominio de envío de tu centro, para que se vean profesionales y se entreguen bien.
Controlar el ritmo de retorno. El cuidado del pie es mantenimiento: la mayoría de los clientes quiere volver cada seis u ocho semanas. El software puede recordar automáticamente a los clientes que ya toca una cita de seguimiento para que vuelvan a reservar. Así tu agenda se mantiene llena con tu clientela fiel, en lugar de tener que captar clientes nuevos sin parar.
Visible a través de Google. Con la integración de Google, tu botón de reserva aparece directamente en la Búsqueda de Google y en Maps, de forma que los clientes que encuentran tu centro pueden reservar al instante sin pasar antes por tu web.
Una ficha de cuidado del pie por cliente: notas, diabetes y el pie de riesgo
En el cuidado del pie solo sabes qué hacer cuando sabes qué pasó la última vez. Una buena ficha de cliente recoge, por cada cliente, el historial de tratamiento: qué tratamiento, qué hallazgos, qué productos y cuándo debería caer la próxima cita. Puntos de presión, durezas, grietas, afecciones de las uñas y problemas de piel: los anotas de forma sistemática para saber exactamente, en la siguiente visita, en qué fijarte.
Los datos sensibles van en una caja fuerte. Para una pedicura médica es terreno delicado. La información sobre diabetes, reuma, problemas de circulación, medicación o un pie de riesgo diagnosticado cae bajo el artículo 9 del RGPD: datos personales sensibles que exigen protección adicional. Salonnare guarda estas notas de salud en una caja fuerte separada y cifrada - no en el campo de notas normal que ve todo el mundo. Los datos se almacenan cifrados en servidores de la UE.
Permisos por empleado. Si trabajas con varias pedicuras o un podólogo en el mismo espacio, defines por empleado quién puede consultar las notas de salud (RBAC). Así los datos médicos quedan limitados a quien los necesita, y cada acceso se registra en un registro de auditoría.
Cartas de derivación y planes de tratamiento. ¿Un cliente te deriva a un médico de cabecera o a un podólogo, o al revés? Conservas cartas de derivación y planes de tratamiento conforme al RGPD por cliente en la ficha y puedes exportarlos en PDF con el consentimiento del cliente. Así, ante una derivación, dispones de una visión completa y trazable, sin papeleo suelto.
Evitar los no-shows con anticipos y recordatorios
Un no-show en un centro de pedicura es pura pérdida: un bloque de 45 a 60 minutos que ya no puedes llenar, sobre todo en un tratamiento de cuidado del pie detallado. El software pedicura te da varias capas de protección.
Anticipo al reservar. Puedes configurar que los clientes - o solo los clientes nuevos - paguen un anticipo al reservar mediante iDEAL. Eso reduce notablemente la tentación de simplemente no aparecer. El anticipo llega a tu propia cuenta de cobro.
Tarifa por no-show. Si un cliente no se presenta o cancela fuera del plazo acordado, se le puede cobrar automáticamente una tarifa por no-show. El plazo de cancelación y el importe los fijas tú, y el cliente ve esas condiciones con claridad antes de que se confirme la cita.
Recordatorios y lista de espera. El recordatorio automático justo antes de la cita rescata la mayoría de las reservas olvidadas. Si aun así alguien se cae, la lista de espera puede avisar automáticamente al siguiente cliente en cuanto se libera un hueco - la diferencia entre una tarde vacía y una agenda llena.
Caja y cobro: iDEAL, tarjeta y efectivo en un solo tique
Tras el tratamiento cobras directamente en la caja. La caja integrada (TPV) procesa tus tratamientos y los posibles productos de venta - cremas para los pies, separadores de dedos u ortesis - en un solo tique.
Métodos de pago locales a tu propia cuenta. Los clientes pagan con iDEAL, tarjeta, un enlace de pago o en efectivo. Importante: tus pagos llegan a través de iDEAL (Mollie) y Stripe directamente a tu propia cuenta, no a un intermediario que se queda con ellos durante semanas. No hay comisión por reserva: pagas un precio mensual fijo y previsible en lugar de un porcentaje sobre cada tratamiento.
Tiques claros y propinas. Cada cobro recibe un número de tique secuencial con fecha y hora, y el tique se envía por correo al cliente si lo desea. Las propinas se registran por empleado. Así cierras tu día de forma fiable y tu caja coincide con lo que hay en el sistema.
Administración e IVA: del cierre de caja a la contabilidad
Un software de gestión de pedicura te quita el trabajo manual. Cada cobro cuenta automáticamente en la facturación del día, y obtienes informes de facturación, ocupación y los tratamientos más solicitados sin teclear una sola celda.
El IVA por tratamiento. Para el cuidado del pie esto importa. Una pedicura normal y estética tributa al tipo de IVA general. El cuidado del pie médicamente necesario - por ejemplo, un tratamiento diabético por derivación - puede estar exento de IVA bajo ciertas condiciones cuando se considera un acto sanitario. En Salonnare defines el tipo correcto por tratamiento, de modo que una "pedicura estética" lleve el IVA general y un "cuidado del pie diabético por derivación" pueda estar exento. El tique lo desglosa con claridad y el informe diario suma la facturación por tipo. Si tienes dudas sobre tu propia situación, consúltalo con tu asesor o con Hacienda - el software admite ambos casos.
No es un programa de contabilidad, pero deja todo listo para contabilizar. Salonnare no es un programa de contabilidad y no sustituye a tu asesor, pero mantiene tu administración tan en orden que el traspaso a tu contabilidad se hace sin fricciones. Exportas tu facturación como archivo CSV en un formato que los programas de contabilidad habituales saben leer. Así, aunque busques un "programa de contabilidad pedicura", lo que de verdad necesitas en la práctica es una administración de origen limpia que encaje sin problemas. Descubre todas las funciones que ofrece Salonnare para aligerar tu administración.
¿En qué fijarte al elegir un software pedicura?
Sobre el papel, las soluciones se parecen enseguida. La diferencia está en los detalles que solo se notan tras meses de uso. Repasa estos puntos antes de decidir.
1 - Caja fuerte de salud cifrada. Para una pedicura médica no es un lujo, sino una exigencia del RGPD. Comprueba que los datos de salud se guardan por separado y cifrados, con permisos por empleado y un registro de auditoría.
2 - Duraciones de tratamiento variables. ¿Puedes ajustar la duración por tratamiento y por cliente? Sin eso, tu disponibilidad online nunca coincidirá con tu planificación real.
3 - ¿Cuota fija o porcentaje? Algunos proveedores cobran una comisión por reserva online. Crece con tu éxito y se encarece a medida que tienes más trabajo. Una cuota mensual fija es previsible y no penaliza el crecimiento.
4 - Datos en la UE y portabilidad. Elige un proveedor con datos en servidores de la UE y un enfoque claro del RGPD, y comprueba que podrás exportar e importar los datos de tus clientes más adelante vía CSV, para no quedarte atrapado.
5 - Tu propia página de reservas. ¿Reservas en tu propia página con tu propio nombre, o en un marketplace donde tus competidores aparecen a tu lado y se retiene un porcentaje?
6 - App web y nativa. Detrás del mostrador trabajas con una tableta o un ordenador; sobre la marcha, con el móvil. Comprueba que el sistema admite las dos cosas.
7 - Idioma y métodos de pago locales. Una app que admite iDEAL y funciona en tu propio idioma (y está disponible en 5 idiomas para una clientela internacional) encaja mejor que una plataforma solo en inglés. Salonnare está construido justo en torno a estos puntos.
Conclusión: empieza pequeño, crece con la herramienta
Llevar un centro de cuidado del pie ya es bastante trabajo como para que encima tu administración te ponga trabas.
Con un software pedicura reúnes tu agenda online, tus expedientes de cuidado del pie, tu caja y tu administración en un solo sistema, y mantienes los datos de salud sensibles a salvo y conformes al RGPD en una caja fuerte cifrada.
Amortiguas los no-shows con anticipos, y tus clientes fieles vuelven gracias a recordatorios automáticos, a su propio ritmo.
No tienes que empezar a lo grande.
Muchas pedicuras empiezan en solitario con el plan gratuito Free (0 €, 1 empleado, 50 reservas al mes) y pasan a Starter (29 €) en cuanto superan el límite de 50 reservas; si el centro crece hacia varios profesionales, Pro (59 €) escala con él.
Consulta los precios para el detalle por plan, o lee más en la página sobre software pedicura.
Crea hoy mismo una cuenta gratuita en salonnare.com/free y monta tu centro esta semana - sin tarjeta de crédito.
Preguntas frecuentes
¿Es un expediente de pedicura médica conforme al RGPD en el software?
Sí. Los datos de salud como la diabetes, el reuma, la medicación o un pie de riesgo son datos personales sensibles según el artículo 9 del RGPD. Salonnare los guarda en una caja fuerte separada y cifrada - no en el campo de notas normal - en servidores de la UE. Defines por empleado quién puede consultar las notas de salud (RBAC), y cada acceso se registra en un registro de auditoría. Conservas cartas de derivación y planes de tratamiento conforme al RGPD por cliente y los exportas en PDF con el consentimiento.
¿Puedo configurar duraciones de tratamiento distintas para la pedicura normal y el cuidado diabético?
Sí. Defines la duración correcta por tratamiento. Puedes, por ejemplo, poner una pedicura normal en 30 minutos y un tratamiento de cuidado del pie diabético con inspección detallada en 60 minutos. Así tu disponibilidad online siempre coincide con tu planificación real y evitas que se reserven dos tratamientos largos seguidos sin pausa.
¿Puedo aplicar un tipo de IVA distinto por tratamiento?
Sí. Una pedicura estética tributa al tipo de IVA general, mientras que el cuidado del pie médicamente necesario por derivación puede estar exento de IVA bajo ciertas condiciones. En Salonnare defines el tipo correcto por tratamiento, el tique lo desglosa automáticamente y el informe diario suma la facturación por tipo. Para tu propia situación conviene confirmarlo con tu asesor o con Hacienda.
¿Cuánto cuesta un software pedicura?
Salonnare tiene un plan Free gratuito de forma permanente (0 € al mes) para 1 empleado y 50 reservas al mes - ideal para empezar en solitario. Por encima está Starter por 29 € al mes y Pro por 59 € al mes con reservas ilimitadas y funciones más completas. Pagas una cuota mensual fija sin comisión por reserva, así que tus costes no crecen automáticamente con tu facturación.
¿Puedo importar mi base de clientes existente?
Sí. Hay disponible una importación CSV para los datos de clientes existentes, de modo que no empiezas con una base vacía. Exportas tus clientes desde tu sistema o tu hoja de cálculo actual y los importas en Salonnare. A la inversa, siempre puedes volver a exportar tus datos en CSV, de forma que nunca quedas atado a un proveedor.