Software de peluquería para pequeños negocios: lo mínimo que necesitas y cómo cambiar
Estás terminando el último corte del día cuando el móvil vuelve a vibrar: dos mensajes pidiendo cita y alguien que quiere mover la de mañana. Media hora después de cerrar sigues escribiendo. Para muchas peluquerías pequeñas la semana es exactamente así. El software lo resuelve, pero casi todas las comparativas están escritas para salones de ocho sillones y recepción. Este artículo mira al otro extremo: uno o dos sillones, poco tiempo libre y ninguna gana de pagar una suscripción que crece con tu facturación en lugar de con tus necesidades. Verás qué funciones necesitas de verdad, cuáles pueden esperar, dónde están los costes ocultos y cómo cambiar en tres pasos sin volver a teclear tu lista de clientes.
Lo que una peluquería pequeña necesita de verdad, y lo que puede esperar
Cuando trabajas sola o con una compañera, la prueba es sencilla: ¿esta función te ahorra tiempo esta semana o dentro de tres años? Cuatro cosas se ganan ese primer puesto.
Una agenda en la que las clientas reservan solas. No solo una copia digital de tu libreta, sino una página de reservas que colocas en tu propia web o en tu biografía de Instagram. El sentido de un software de programación de citas es que parte de tus llamadas y mensajes desaparecen por sí solos, porque la gente elige un hueco por la noche desde el sofá. Así se ve la gestión de citas en la práctica.
Recordatorios automáticos. Una cita olvidada en un salón de dos sillones es un hueco de 45 minutos que ya no vas a llenar. Un recordatorio automático por correo el día antes te cuesta cinco minutos de configuración una sola vez y nada después.
Una ficha de cliente con historial. Fórmulas de color, alergias, qué se hizo la última vez. Sin eso sigues dependiendo de tu memoria y de papelitos sueltos.
Un TPV que separe bien el IVA. Volvemos a ello más abajo, porque es la partida que más subestiman los pequeños negocios.
Lo que puedes dejar tranquilamente para después: la planificación de turnos, el cálculo de comisiones por profesional y las previsiones detalladas de stock. Está bien que el paquete las ofrezca para no tener que mudarte más adelante, pero que no decidan tu elección de hoy.
TPV e IVA: la partida que te cuesta horas cada mes
En una peluquería pequeña, el mayor ahorro de tiempo rara vez está en la agenda, sino en la administración que la rodea. Vendes servicios a un tipo de IVA y productos que no siempre van al mismo, y tienes efectivo, tarjeta y algún vale regalo en el mismo cajón. Ordenar eso a mano a final de mes te cuesta una tarde cada vez.
Un TPV que asigna cada ticket al tipo de IVA correcto en el momento del cobro elimina el trabajo en origen. A final de mes exportas facturación e IVA en un archivo y se lo envías a tu asesoría o lo cargas en tu programa de contabilidad. Fíjate en el matiz: es una exportación, no una conexión en vivo que escriba sola en tu contabilidad. Para la mayoría de salones pequeños eso es justo lo necesario, y te ahorra los costes de conexión que suele arrastrar un enlace en directo.
Si además vendes champú y producto de peinado, hay algo más. En la mayoría de países europeos un profesional debe llevar una contabilidad de la que se desprenda su posición de existencias; la normativa fiscal neerlandesa lo recoge de forma explícita en el artículo 52 de su ley general tributaria. Un software que descuenta las ventas del stock automáticamente resuelve eso sin que hagas nada.
Mira el modelo de negocio, no solo el precio
Dos paquetes que anuncian «desde cero euros» pueden diferenciarse en cientos de euros al cabo de un año. La diferencia está en cómo gana dinero el proveedor. A grandes rasgos hay dos modelos: una cuota fija al mes, o un porcentaje por reserva o por cliente nueva. El segundo parece gratis al principio y se encarece cuanto mejor te va.
Haz el cálculo una vez con tus propios números. Si una plataforma cobra un 20 por ciento sobre un servicio de 45 euros, son 9 euros por reserva. Con cinco reservas así por semana pierdes cerca de 2.400 euros al año, justo en los meses en que el negocio va bien. Una cuota mensual fija no se mueve. Al comparar, repasa una lista de comprobación para elegir software empresarial y hazle a cada paquete las mismas tres preguntas: cuánto cuesta al mes, qué se retiene por transacción y qué pasa con ese porcentaje cuando crezca.
Mira también dónde acaba el dinero. Con Salonnare conectas tu propia cuenta de Mollie o Stripe, de modo que los pagos online llegan directamente a tu cuenta bancaria. Pagas las comisiones de transacción habituales a ese proveedor de pagos y ninguna comisión por reserva a Salonnare encima. También hace que tu facturación sea más fácil de seguir, porque no hay un ciclo de liquidación de un intermediario por medio.
De la agenda de papel a las reservas online en tres pasos
El cambio en sí suele ser cuestión de una mañana tranquila, no de una semana de proyecto. Bastan tres pasos.
Paso 1: pasa tus datos sin teclear. Descargas una plantilla CSV para clientas, servicios, productos o citas, la rellenas en Excel o Numbers y la vuelves a subir. Antes de guardar nada ves una vista previa de lo que se va a crear exactamente, para que una columna mal colocada no te desordene la base de datos. Guarda tu agenda antigua unas semanas como referencia.
Paso 2: haz visible tu disponibilidad. Configura tu horario y la duración por servicio y coloca la página de reservas en tu propia web o en tu biografía de Instagram y Facebook. Si conectas tu perfil de empresa de Google, la gente puede reservar directamente desde los resultados de búsqueda y desde Maps, que es justo el momento en el que alguien piensa en cortarse el pelo.
Paso 3: conecta tu proveedor de pagos. Con una cuenta de Mollie o Stripe puedes pedir un anticipo en los servicios largos o caros. Es el freno más eficaz que existe contra las ausencias: quien ha pagado diez euros por adelantado viene o llama para anular.
Para empezar no necesitas más. Para el mercado neerlandés en concreto, la asociación sectorial ANKO publica material sobre la gestión de una peluquería, desde la política de precios hasta las condiciones laborales.
Privacidad, permisos y cuánto cuesta
En cuanto anotas que una clienta es alérgica a un tinte concreto, o que hay una afección del cuero cabelludo o un embarazo, estás registrando datos de salud. Son categorías especiales de datos personales según el artículo 9 del RGPD, con exigencias más estrictas que un nombre y un teléfono. En Salonnare esas notas viven en una caja fuerte cifrada aparte, separada de tus notas de cliente habituales, y todos los datos están en servidores dentro de la UE.
Si más adelante contratas a alguien o alquilas un sillón, decides por profesional qué partes son visibles. Alguien puede gestionar la agenda sin ver cifras de facturación ni notas de salud. Viene bien tenerlo bien montado ya, aunque hoy todavía trabajes sola.
Los precios son claros: Free cuesta 0 euros al mes para una profesional y 50 reservas al mes, Starter cuesta 29 euros al mes y Pro 59 euros al mes. En ninguno de los tres hay porcentaje sobre tu facturación. Consulta los precios completos para ver qué incluye cada plan. La aplicación está en cinco idiomas y funciona también en el móvil, así que puedes consultar algo rápido entre dos clientas.
¿Quieres probarlo sin más con tus propios servicios y precios? Empieza gratis con Salonnare y pon tu página de reservas online esta misma tarde. No hace falta tarjeta y el plan gratuito sigue siendo gratuito.
Preguntas frecuentes
¿Salonnare es realmente gratis para una peluquería pequeña?
Sí. El plan Free cuesta 0 euros al mes y cubre a una profesional con hasta 50 reservas al mes. No necesitas tarjeta para empezar y el plan no caduca tras un periodo de prueba. Si llegas al límite de 50 reservas, pasas a Starter por 29 euros o a Pro por 59 euros al mes.
¿Puedo pasar mi lista de clientes sin teclearlo todo otra vez?
Sí, mediante una importación CSV. Descargas una plantilla para clientas, servicios, productos o citas, la rellenas en tu hoja de cálculo y subes el archivo. Antes de guardar nada ves una vista previa de lo que se va a crear exactamente, así que aún puedes corregir una columna mal rellenada.
¿Pago comisión por las reservas o por los pagos online?
No. Conectas tu propia cuenta de Mollie o Stripe, de modo que los pagos llegan directamente a tu cuenta bancaria. Pagas las comisiones de transacción habituales a ese proveedor de pagos. Salonnare no añade ningún porcentaje por reserva ni por cliente nueva, solo el precio mensual fijo de tu plan.
¿Qué pasa con el RGPD si anoto las alergias de mis clientas?
Las alergias, la medicación y las afecciones cutáneas son datos de salud y entran en el artículo 9 del RGPD. Salonnare los guarda en una caja fuerte cifrada aparte, separada de las notas de cliente habituales, y tú decides por profesional quién puede consultarlos. Todos los datos están en servidores dentro de la UE.