Software para estudio de belleza: la guía completa 2026 para estudios pequeños

Por qué un estudio exige algo distinto que un salón grande

En un estudio eres recepción, esteticista y contabilidad a la vez. Nadie coge el teléfono mientras haces un tratamiento facial. Un software construido alrededor de un mostrador de recepción da por hecho que siempre hay alguien mirando la agenda, y esa suposición no se cumple en tu caso.

Lo que un estudio sí necesita es un sistema que siga funcionando mientras tienes las manos ocupadas. La base es un software de gestión de citas: sabe cuánto dura cada tratamiento, qué huecos están libres y cuándo tienes descanso, de modo que una clienta reserve sola sin que tú hagas nada.

A eso se suma algo que no aparece en un corte de pelo. En un estudio de belleza trabajas sobre la piel: peelings, análisis cutáneos, micropigmentación. Registras información con más peso jurídico que una fórmula de color. Elegir un programa no es solo una cuestión de comodidad, también lo es de responsabilidad.

Fuga 1: la agenda que vive en tu móvil

Mientras las clientas solo puedan reservar por WhatsApp o por teléfono, la agenda eres tú. Cada cita cuesta tres o cuatro mensajes: qué hora encaja, si ese hueco sigue libre, cuánto dura. Veinte mensajes por semana de dos minutos son cuarenta y pico minutos que no facturas en ningún sitio.

Con un widget de reservas en tu propia web ese intercambio desaparece. La clienta ve qué huecos están libres y coge uno. Buena parte de esas reservas entra fuera del horario de apertura, justo cuando de todos modos no habrías podido contestar. Sin reserva online empujas a esa clienta hacia una llamada posterior, y una parte no vuelve nunca.

Fíjate eso sí en dónde aterriza la reserva. Algunos proveedores te colocan en su propio marketplace, donde tu clienta pasa por delante de la competencia antes de llegar a ti. Reservar en tu propio dominio y a través de tu ficha de Google mantiene la relación con la clienta en tus manos. En la página de la función puedes ver cómo funciona la gestión de citas en la práctica.

Fuga 2: el hueco que se queda vacío

Un no-show sale más caro que una cancelación, porque ese hueco ya no lo vendes. En un estudio duele más que en un salón de cinco sillones: solo tienes una o dos cabinas, y un facial de noventa minutos perdido no lo recuperas ese día.

Un recordatorio automático elimina buena parte de eso. En Salonnare sale por correo electrónico o WhatsApp, no por SMS, lo que abarata el coste y funciona igual de bien en la práctica. El momento importa: veinticuatro horas antes suele ser el mejor equilibrio. Lo bastante pronto para que aún puedas llenar el hueco si alguien anula, lo bastante tarde para que no se haya olvidado otra vez. En la página sobre recordatorios automáticos se explica cómo ajustar los textos y los momentos.

Para tratamientos largos y clientas nuevas añade además un anticipo. La clienta paga una parte del importe al reservar mediante Mollie o Stripe, y ese dinero llega directamente a tu propia cuenta bancaria. No se queda por tanto retenido en un intermediario hasta una fecha de liquidación.

Los datos de piel entran en el artículo 9 del RGPD

Aquí es donde un estudio de belleza se separa de la mayoría de los salones. Si anotas alergias, medicación, afecciones cutáneas o un embarazo, estás tratando categorías especiales de datos personales según el artículo 9 del RGPD. Ahí rigen exigencias más severas que para un nombre y un teléfono.

Un campo de observaciones normal en la ficha de la clienta no las cumple. Esos datos deben ir en una caja fuerte cifrada aparte, con sus propios permisos de acceso, para que no cualquier empleada o alumna en prácticas los tenga delante por defecto. En Salonnare esa caja fuerte viene integrada, con un registro de consentimiento por clienta, y tus datos permanecen en servidores dentro de la Unión Europea.

Esos permisos por empleada sirven también por sí solos. Defines por persona qué se ve: una alumna en prácticas no necesita ver la facturación, y una autónoma que te alquila una cabina no tiene nada que hacer en las fichas de tus clientas. Si quieres profundizar en la parte del historial, lee la guía sobre software de ficha de cliente para tu salón.

Cobro, IVA y contabilidad

Un tratamiento que ya se ha hecho todavía hay que cobrarlo. Si lo haces en un TPV suelto o en un talonario, llevas dos contabilidades que al cerrar el trimestre no cuadran. Un TPV enganchado a tu agenda sabe qué tratamiento se ha dado y deja el tique preparado en un solo paso.

El trabajo de verdad está en los tipos de IVA. Los tratamientos y los productos que revendes no siempre van al mismo tipo, y un TPV que hace esa distinción al cobrar te ahorra una tarde de búsqueda por trimestre. Qué funciones de caja necesitas en el sector de la belleza se detalla en la guía sobre un TPV para salón de belleza.

Después no hace falta reescribir la contabilidad. Salonnare tiene una función de exportación que lleva tus datos de facturación a un archivo para tu programa contable. Fíjate en la palabra exportación: los datos los pasas tú cuando te viene bien, no es una conexión en vivo continua que lo sincronice todo por sí sola.

Cuánto cuesta y qué sí se descuenta de un pago

En Salonnare empiezas en el plan Free por 0 euros al mes: una empleada y un máximo de 50 reservas al mes. No es una prueba que se corta a las dos semanas. Si tu estudio crece por encima, Starter cuesta 29 euros al mes y Pro 59 euros al mes, y conservas tu agenda, tus fichas de clientas y tus ajustes.

Sé precisa cuando aparezca la palabra comisión, porque ahí está la diferencia entre proveedores. En Salonnare no se descuenta ninguna comisión de marketplace sobre las clientas nuevas que llegan a través de la plataforma: ese porcentaje es 0. Lo que sí se descuenta es una tarifa de plataforma del 0,5 por ciento con un mínimo de 30 céntimos en cada pago online o con tarjeta. En un tratamiento de 75 euros son 38 céntimos. Si cobras en efectivo, ese pago queda fuera.

Es un modelo distinto de un porcentaje por reserva sobre toda tu facturación, y tampoco es lo mismo que gratis. Haz el cálculo para tu propio estudio antes de contratar nada: número de pagos online al mes por 0,5 por ciento, con ese mínimo de 30 céntimos por transacción. Si quieres comparar los planes uno al lado del otro, están en la página de precios por plan.

Cómo montarlo esta semana

No hace falta cambiarlo todo de golpe. Empieza por tus cinco tratamientos más reservados: nombre, duración y precio. La duración es el campo más importante, porque determina el tamaño de los huecos en tu agenda. Si calculas sesenta minutos para un facial y en realidad tardas ochenta, el día se te retrasa a partir de la segunda clienta.

Activa después la reserva online y comparte el enlace en tu bio de Instagram y en tu ficha de Google. Pon de entrada dos límites: con cuánta antelación pueden reservar las clientas y con cuánto margen mínimo antes de la cita. Sin esos límites, el sábado a las ocho de la mañana te encuentras una cita para las ocho y cuarto.

Activa por último los recordatorios y configura la caja fuerte para los datos de piel. La base de clientas se llena sobre la marcha: introduce solo a las que han venido en el último año y deja que el resto entre solo en su próxima cita. Puedes empezar hoy mismo con el plan gratuito.

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