Una lista de espera para tu salón: vuelve a llenar un hueco cancelado sin duplicar citas
Una agenda llena es genial, hasta que alguien cancela y la clienta que quería venir antes ya no está en tu radar. Con una lista de espera anotas quién quiere un hueco, qué días y para qué tratamiento, así sabes al instante quién encaja cuando hay una cancelación. Abajo ves cómo configurarla, qué hace Salonnare automáticamente y qué aporta un hueco vuelto a llenar, calculado paso a paso.
¿Qué es una lista de espera en el salón y qué no es?
Una lista de espera guarda el deseo de una clienta para un momento que ahora está ocupado. Una inscripción no es una cita: la clienta está en la cola y solo cuando se confirma un hueco aparece algo en la agenda. Las clientas pueden apuntarse desde la página de reservas online, o las apuntas tú cuando alguien llama o pregunta en el sillón si se libera algo.
Así las peticiones sueltas ya no viven en tu cabeza, en una libreta o en chats de WhatsApp. Todo está en un solo sitio, junto a tu gestión de citas.
¿Qué preferencias anotas?
En cada inscripción eliges la clienta y el tratamiento. Si quiere más de un tratamiento, añádelos; verás cuánto duran en total. Después anotas el momento deseado de una de dos maneras:
- Fechas concretas: una o varias fechas (diez como máximo), con una hora de inicio y de fin si quieres. Deja las horas vacías si la clienta puede todo el día. - Días fijos por semana: por ejemplo cada martes y jueves, con una franja horaria y, si quieres, un periodo de validez.
Anota en la nota si prefiere a un profesional concreto, para verlo cuando ofrezcas un hueco. Recoge solo lo necesario para ofrecer un hueco: nombre, datos de contacto, tratamiento y horarios preferidos. Los datos de salud no van en una nota normal (RGPD, artículo 9).
¿Qué pasa cuando se cae una cita?
Cuando se cancela una cita, por ti, por la clienta o a través de Google, Salonnare comprueba quién encaja en la lista de espera. Una clienta encaja si:
- al menos uno de los tratamientos que quería estaba en la cita cancelada; - la fecha coincide o, en días fijos, el día de la semana; - todos sus tratamientos juntos caben en el tiempo liberado, dentro de su propia franja.
Si encajan varias clientas, la que lleva más tiempo esperando recibe un correo y su inscripción pasa al estado notificada. También puedes asignar un hueco tú misma: eliges un día en el calendario (verde, mucho hueco; naranja, pocos huecos; rojo, completo) y una hora de inicio libre. Las horas tienen en cuenta toda la cita, así que no se puede duplicar una reserva.
La opción de contacto abre una conversación de WhatsApp, útil para un hueco de última hora. Rechazar cierra la inscripción y avisa por correo a la clienta de que ha caducado; eliminar la borra sin correo. Si no quieres el correo automático, lo desactivas en las plantillas de correo.
Ejemplo con números: ¿qué aporta un hueco vuelto a llenar?
Supón que se cancela un tratamiento de 60 minutos (60 €) y tu agenda tiene ahora 90 minutos libres, de 13:30 a 15:00.
1. La clienta A está en la lista de espera para un tratamiento de 60 minutos ese día. Cabe en los 90 minutos, así que recibe el correo. 2. La clienta B quiere dos tratamientos que juntos duran 100 minutos. No caben en 90 minutos, así que no recibe este mensaje. 3. La clienta A reserva el hueco. Aporta 60 € en lugar de 0 €.
Si esto ocurre tres veces al mes, son 3 × 60 € = 180 € al mes, es decir, 12 × 180 € = 2.160 € al año de ingresos que de otro modo se habrían perdido. Si la clienta paga online o con tarjeta, se descuenta un 0,5 % con un mínimo de 0,30 €: 0,5 % × 60 € = 0,30 € por tratamiento. Como comparación: Free cuesta 0 €, Starter 9,99 € y Pro 14,99 € al mes; qué funciones incluye cada plan lo ves en la página de precios. Es un ejemplo con supuestos, no una promesa sobre tu salón.
Una forma de trabajar que tu equipo mantiene
Acordad quién lleva la lista de espera y en cuánto tiempo debe responder una clienta. Cuando se libera un hueco, comprueba que el tiempo basta para el tratamiento, que está la profesional adecuada y que la clienta puede. Actualiza el estado tras cada contacto para que una compañera vea qué ha pasado. Y avisa siempre a las clientas de que apuntarse aún no es una cita.
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Empieza gratisPreguntas frecuentes
¿Una inscripción en la lista de espera es una cita?
No. La clienta espera un hueco. Solo cuando se crea una cita o la clienta confirma una cita provisional aparece la reserva en tu agenda y se cierra la inscripción.
¿A quién se avisa primero cuando se libera un hueco?
De las clientas que encajan por tratamiento, fecha y franja, a la que lleva más tiempo esperando. Si se liberan dos huecos seguidos, el segundo va a la siguiente clienta de la cola.
¿Puede apuntarse una clienta por su cuenta?
Sí, desde la página de reservas online. También puedes apuntar tú a las clientas, por ejemplo tras una llamada. Una inscripción es un deseo, no una cita.
¿Cómo llevar una lista de espera sin Excel ni WhatsApp?
Usa la lista de espera de tu software de salón, junto a la agenda y la ficha de clientes. Ves por clienta el tratamiento, los días preferidos y el estado, y una compañera puede tomar el relevo sin buscar entre archivos o chats.