Pasar los datos de tus clientes sin botón de exportar: plan paso a paso con ejemplo de cálculo
Que tu sistema de salón actual no tenga botón de exportar no significa que hayas perdido los datos de tus clientes. En este artículo ves qué puedes pedir, cómo asignar columnas a campos, cómo evitar fichas duplicadas y cómo usar el sistema antiguo como consulta temporal. Un ejemplo de cálculo muestra cuántas horas ahorra importar frente a reescribir.
Sin botón de exportar: qué sí puedes hacer
Pide primero una exportación CSV al soporte de tu sistema actual. Si no lo consigues, prueba estas vías en este orden:
1. Guarda las listas de clientes y los resúmenes de citas como Excel o PDF, si el sistema lo permite. 2. Saca teléfonos y correos de los contactos de tu móvil y de tu correo. 3. ¿Solo puedes consultar los datos? Empieza por los clientes de los últimos 12 meses y reescríbelos.
Anota también dónde más tienes datos: archivos de Excel, buzones de correo y fichas en papel. Haz un solo resumen con origen, responsable y destino por tipo de dato y guarda una copia completa antes de cambiar nada.
Asignación de campos y cómo evitar fichas duplicadas
Anota qué columna va a qué campo: «móvil» a teléfono, «último tratamiento» a historial de tratamientos. La fecha de una cita va en la agenda, no en un campo de texto libre. Salonnare importa listas de clientes mediante CSV.
Cómo evitar fichas duplicadas:
- Antes de importar, busca por correo y teléfono y compara después la ortografía del nombre. «Sam Ruiz» y «S. Ruiz» pueden ser el mismo cliente. - Decide a conciencia si omites o sobrescribes una ficha existente. - Acordad que el teléfono más reciente es el válido, pero conserva las notas antiguas relevantes. - Guarda el número de cliente antiguo en una nota de importación para localizar una ficha en ambos sistemas.
Importa primero una selección pequeña y comprueba que los datos de clientes, citas y tratamientos se leen bien.
Ejemplo de cálculo: reescribir o importar
Toma un salón con 400 clientes. Los tiempos son supuestos que puedes ajustar:
1. Reescribir: 400 x 2 minutos = 800 minutos, es decir, 13 horas y 20 minutos. 2. Importar: 15 minutos de asignación + 15 minutos de importación de prueba con 20 clientes + 30 minutos de revisión = 1 hora. 3. Diferencia: 13 horas 20 minutos menos 1 hora = 12 horas 20 minutos. 4. Duplicados: con un 5 % de fichas duplicadas son 400 x 0,05 = 20 fichas que revisas.
Aunque tu archivo necesite limpieza adicional, importar sigue siendo mucho más rápido que reescribir. Lo que dure realmente el cambio depende del tamaño del archivo, la calidad de los datos y las correcciones manuales.
Conserva el sistema antiguo 60 días como consulta
Haz una copia completa antes de importar y guárdala aparte. Mantén después el sistema antiguo accesible al menos 60 días para localizar citas, notas de clientes o historial de tratamientos que falten. No borres nada hasta que el sistema nuevo haya demostrado su valor en el día a día.
Tener dos sistemas en paralelo exige reglas claras: fija una fecha a partir de la cual las citas nuevas solo se introducen en la agenda nueva, no actualices los datos de clientes en dos sitios y designa a una persona que registre las diferencias.
Comprobaciones tras la importación
Compara una muestra de 20 clientes (5 % de 400) con el archivo de origen. Fíjate en fechas, campos vacíos y notas, y lleva un registro de los cambios.
Los datos de salud no deben ir en un campo de notas normal. Salonnare los guarda en una caja fuerte cifrada conforme al artículo 9 del RGPD, separada de las notas habituales de los clientes. Según el RGPD, las personas tienen derecho a una copia de sus datos personales, así que da acceso al archivo solo a quienes realicen el traspaso. Más información en gestión de clientes y CRM para tu salón.
¿Probar primero con tu propia lista de clientes?
Con el plan gratuito de Salonnare importas una pequeña selección de clientes por CSV y compruebas tú mismo que todo llega al sitio correcto, antes de dejar el sistema antiguo.
Empezar gratisPreguntas frecuentes
¿Cómo decides de antemano qué datos pasan?
Haz una lista con datos de clientes, citas, notas de tratamientos, stock e ingresos y dale un destino a cada uno: trabajo diario, consulta o informes. Decide a conciencia qué se queda atrás para no copiar toda tu administración antigua.
¿Cómo es el proceso de importación?
Normalmente: archivo de origen, revisión, asignación de campos, importación de prueba y comprobación del resultado. Guarda una versión aparte del archivo en cada paso y ajusta la asignación antes de procesar todos los datos.
¿Cuánto dura el cambio?
Depende de la cantidad de datos, su calidad y las correcciones manuales. Reserva tiempo para la importación de prueba y las comprobaciones, no solo para la importación.
¿Perderé mi historial de tratamientos?
Solo puede pasar lo que esté en el archivo de origen. Comprueba que incluya fechas, notas y posibles fotos de tratamientos y revisa las fichas de clientes tras la importación.