Automatizar el inventario de tu salón: del recuento anual al valor de stock continuo
La mayoría de los salones cuenta su stock una o dos veces al año, normalmente una tarde después de cerrar, con una lista y un bolígrafo. Ese recuento es exacto durante justo un día: a la mañana siguiente se vuelve a teñir y a vender, y el papel ya va por detrás de lo que hay en la estantería. Este artículo no trata de la gestión de inventario en general, sino del recuento en sí: cómo hacerlo bien una vez, cómo conseguir que después tu valor de stock se mantenga al día solo, y cómo entregar a tu asesor una cifra sólida al cierre del ejercicio sin volver a meterte en el armario.
Lo que un recuento manual te cuesta de verdad
El coste de inventariar a mano no está anotado en ninguna parte, y justo por eso pasa desapercibido durante años. Se compone de tres partes que, por separado, parecen pequeñas.
Las horas en sí. Haz el cálculo una vez con tus propias cifras: horas por recuento, por número de recuentos al año, por lo que vale una hora de tu tiempo. Ese importe no aparece en ninguna factura, pero sale directamente de tu margen. En la mayoría de los propietarios de salón resulta más alto de lo esperado, sencillamente porque contar ocurre fuera del horario de trabajo y por eso nunca se siente como trabajo.
Los errores que detectas mucho después. Al contar a mano se salta una línea, se transcribe mal una cifra o se olvida una caja al fondo del estante. Te enteras semanas más tarde, cuando una coloración no puede realizarse porque el tono correcto resulta estar agotado. El software de gestión de inventario existe precisamente para sacar este tipo de error de medición del proceso.
El dinero parado. Los productos que llevan dos temporadas en la misma estantería ya no son stock, son capital inmovilizado. Sin histórico de recuentos no ves de qué artículos se trata, así que los vuelves a pedir en el siguiente pedido.
De sesiones sueltas de recuento a un stock que se mantiene solo
Automatizar no significa aquí que un programa cuente por ti. Significa que cada movimiento de un producto queda registrado en el momento en que ocurre, de modo que después no hay nada que reconstruir.
El descuento se produce al cobrar. Si vendes un bote de champú en el mostrador, sale del stock al instante. Si usas un tubo de color durante un servicio, registras ese consumo en ese mismo servicio. Tu nivel de stock deja de ser una foto fija y pasa a ser un saldo continuo.
Los avisos sustituyen a la ronda de control. En lugar de pasar cada semana por el armario, fijas un nivel mínimo por producto. Cuando el stock cae por debajo, recibes una señal y puedes pedir antes de quedarte sin existencias. Así solo miras los productos que requieren atención.
La experiencia del cliente depende directamente de esto. Un servicio que no puede realizarse por falta de producto no es un problema de stock para tu clienta, es una cita que se cae. Que una gestión de inventario eficaz repercuta directamente en la experiencia del cliente es exactamente el motivo por el que esta conexión rinde más que el simple tiempo de recuento ahorrado.
Cuenta backbar y reventa por separado o tu margen no cuadrará
Un salón mantiene en realidad dos inventarios en el mismo armario, y se comportan de forma completamente distinta. Quien los junta durante el inventario obtiene un total que no se puede rastrear hasta nada.
El backbar es consumo. Color, oxidante, algodón y papel de aluminio desaparecen durante los servicios. No generan una línea de venta propia, van incluidos en el precio del servicio. Estos productos los sigues para conocer tu coste por servicio.
La reventa es comercio. Champús, productos de peinado y de cuidado se revenden con un margen. Aquí lo que importa es la velocidad de rotación: qué producto se queda demasiado tiempo y cuál se agota siempre demasiado pronto.
Por qué compensa separarlos. Solo cuando ambos flujos van por separado ves dónde ganas y por dónde se escapa el dinero. Esa lectura es justo la que una buena gestión de inventario aprovecha para impulsar el crecimiento de una pequeña empresa: no trabajando más duro, sino haciendo visible qué artículos merecen ese trabajo.
Cómo montar esa división en la práctica, con pedidos a proveedores y avisos de stock bajo, está desarrollado en el artículo sobre gestión de inventario en el salón.
El recuento inicial: una tarde que te ahorra años de noches
Automatizar empieza con un último recuento manual. No hay forma de evitarlo, porque un programa no puede saber qué hay hoy en tu estantería. Así que hazlo bien de una vez.
Elige un momento tranquilo y ordena primero. Tira lo caducado y aparta lo que ya no vendes. No quieres dar de alta artículos que después no vas a tocar nunca más.
Introduce cuatro datos por producto: la cantidad que hay ahora, el precio de compra, el precio de venta para reventa y el tipo de IVA. El precio de compra es el campo que después determina tu valor de stock, así que no lo saltes por ir con prisa.
Pon el nivel mínimo en el mismo momento. Pregúntate por cada producto con qué cantidad harías normalmente un nuevo pedido. Rellenarlo cuesta tres segundos y más adelante marca la diferencia entre recibir un aviso y quedarte sin existencias.
Empieza por tus veinte artículos con más movimiento. En la práctica cubren la mayor parte de tu rotación. El resto lo añades en las semanas siguientes, cada vez que tengas un producto en la mano de todos modos. Así no tienes que esperar a que todo el armario esté dado de alta para empezar. En la gestión de inventario de Salonnare añades productos de uno en uno, de modo que un arranque por fases funciona sin problema.
Valor de stock para tu contabilidad, sin una ronda de recuento extra
El inventario que de verdad importa es el del 31 de diciembre. Tu asesor quiere saber qué figura en el balance, y esa cifra tiene que estar justificada.
El saldo es el recuento. Si cada venta y cada consumo se han descontado a lo largo del año, tu nivel de stock el último día del ejercicio es directamente tu recuento. Lo multiplicas por el precio de compra y ya tienes el valor de stock. Una tarde aparte en el armario deja de ser necesaria.
El IVA llega desde la caja. Servicios y productos de reventa pueden estar sujetos a tipos distintos. En el TPV de Salonnare se aplica el tipo correcto por línea al cobrar, de modo que al final del trimestre no hay nada que recalcular.
Exportar en lugar de teclear de nuevo. Sacas tus datos de stock y de ventas de Salonnare como exportación y los entregas para programas como Moneybird o e-Boekhouden. Es una exportación, no una conexión en vivo: tú decides cuándo entregas qué.
Haz igualmente muestreos. Un saldo continuo se desvía poco a poco por roturas, testers y productos que salen sin descontarse. Cuenta un puñado de artículos cada trimestre y corrige lo que no cuadre. Son quince minutos de trabajo en lugar de una tarde entera. Si todavía estás eligiendo TPV, la comparativa en TPV para salón de belleza te ayudará a decidir.
Automatizar el inventario en Salonnare
Salonnare es una plataforma neerlandesa joven, y eso se nota en el modelo de precios: ningún porcentaje sobre tu facturación, sino un importe fijo al mes.
Tres planes, sin comisión. Free cuesta 0 euros y cubre 1 empleado y 50 reservas al mes. Starter cuesta 29 euros al mes y Pro 59 euros al mes. No se descuenta comisión de tus reservas ni de tus ventas de producto, así que el margen de un bote de champú sigue siendo íntegramente tuyo. Lo que incluye cada plan lo encuentras en la página de planes y precios.
Los pagos llegan a tu propia cuenta. A través de Mollie o Stripe, los pagos online incluido iDEAL van directamente a tu cuenta bancaria, sin intermediario que te transfiera después tu facturación.
Permisos por empleado. Tú decides quién puede ver precios de compra y valor de stock. Una estilista que descuenta productos no necesita acceso a tus márgenes.
Datos sensibles de clientes aparte. Las fórmulas de color y las alergias no van en un campo de notas normal. Salonnare guarda los datos de categoría especial en una caja fuerte cifrada aparte conforme al artículo 9 del RGPD, con sus propios permisos de acceso. Tus datos permanecen dentro de la UE.
Utilizable en el propio salón. Trabajas desde la aplicación web instalable o la aplicación nativa en tablet o móvil, así compruebas el nivel junto al armario en lugar de detrás del ordenador. Puedes iniciar sesión con Google, Microsoft, Apple o Facebook.
Empieza con el recuento inicial de tus veinte productos con más movimiento y deja que el resto se incorpore durante un mes. Empieza gratis con Salonnare y automatiza tu inventario.
¿Se acabó contar después de cerrar?
Haz que tu stock siga a la caja, mantén backbar y reventa separados y saca tu valor de stock al cierre del ejercicio. Empezar es gratis, sin comisión por reserva.
Empieza gratis con SalonnarePreguntas frecuentes
¿Sigo teniendo que contarlo todo a mano una vez al año?
No como recuento completo. Si las ventas y los consumos se descuentan durante todo el año, tu nivel de stock el último día del ejercicio es directamente tu inventario. Lo que sí mantienes son los muestreos: cuenta un puñado de productos cada trimestre para recoger las desviaciones por roturas, testers o descuentos olvidados. Eso cuesta quince minutos en lugar de una tarde y mantiene tu cifra fiable.
¿Cómo controlo el consumo de backbar sin añadir trabajo junto al sillón?
Vinculando el consumo al servicio en lugar de a un formulario aparte. Defines una vez qué productos corresponden a un servicio y, a partir de ahí, el descuento va con el cobro. Para las excepciones, como el doble de color en cabello largo, corriges a mano. Eso sigue siendo la excepción y no la norma, de modo que tu equipo no gana una tarea administrativa diaria.
¿Qué hago si mi stock contado difiere de lo que indica el sistema?
Corriges el nivel a lo que hay físicamente y anotas el motivo. Las diferencias son normales e informativas: suelen deberse a roturas, testers, productos que han salido sin descontarse o un stock inicial mal introducido. Si el mismo artículo muestra un faltante cada trimestre, hay una causa estructural detrás que se resuelve ajustando la forma de trabajar.
¿Puedo empezar sin dar de alta primero todo el armario?
Sí, y suele ser el camino más rápido hacia un resultado. Da de alta primero los veinte productos que más se mueven; cubren la mayor parte de tus ventas y consumos. El resto lo añades en las semanas siguientes, en cuanto tengas un producto en la mano. Así el sistema ya aporta valor antes de que el inventario completo esté terminado.