Laufkundschaft und Termine im Friseursalon kombinieren: die Hausregeln, die dein Team braucht
Ein Friseursalon, der Laufkundschaft und Termine kombiniert, scheitert selten an der Planung selbst. Schief geht es in den Momenten dazwischen: die Terminkundin, die zehn Minuten zu spät kommt, während auf der Bank ein Laufkunde wartet, eine Farbbehandlung, die länger dauert, oder zwei Kolleginnen, die am Empfang jeweils etwas anderes versprechen. Dieser Artikel handelt von genau diesen Momenten. Du liest fünf Hausregeln, die du vorab mit deinem Team vereinbarst, die Sätze für den Empfang und wie du dieselbe Botschaft an deine Tür, auf deine Website und auf deine Buchungsseite bringst. Mit Ehrlichkeit darüber, was Salonsoftware hier für dich tut und was nicht.
Warum ein gemischter Friseursalon Hausregeln braucht
Über das Einrichten eines gemischten Kalenders ist schon viel geschrieben worden. Wie du mit einem Aufgabenblock Zeit für Laufkundschaft freihältst, steht in Laufkundschaft und Termine: was Software leistet, und wie viel Zeit du dafür brauchst, rechnest du mit dem Walk-in-System für Friseursalons aus. Was du tust, wenn die Schlange zu lang wird, liest du in Warteschlange zu lang? Termin statt Kunde weg.
Damit steht der Dienstplan. Aber ein Dienstplan entscheidet nicht, wer zuerst drankommt, wenn zwei Kunden gleichzeitig denselben Stuhl wollen. Ein Online-Kalender oder eine Terminplanungssoftware zeigt, welche Zeit gebucht ist; die Entscheidung im Moment trifft dein Team. Ohne vereinbarte Regeln fällt sie bei jeder Person anders aus, und das merkt die Kundschaft früher als du.
Die fünf Regeln unten sind ein Ausgangspunkt. Passe die Zahlen an deinen Salon an, aber sprich sie laut ab und schreib sie auf.
Regel 1: Der Termin hat Vorrang, und du sagst das vorher
Wer einen Termin bucht, hat ein Versprechen bekommen. Laufkundschaft hat eine Chance bekommen. Wenn beides kollidiert, gewinnt der Termin. Das klingt streng, ist aber die einzige Regel, die deinen Terminkunden das Vertrauen gibt, weiter zu buchen.
Es funktioniert nur, wenn der Laufkunde das beim Hereinkommen hört und nicht erst nach zwanzig Minuten Warten. Nutze immer denselben Satz, zum Beispiel: "Du bist willkommen. Um 14 Uhr kommt jemand mit Termin; wenn es bis dahin passt, helfe ich dir jetzt, sonst planen wir einen Zeitpunkt, der klappt."
Nenne eine Uhrzeit und kein vages "gleich". Mit einer Uhr kann man rechnen, mit einem Gefühl nicht. Passt die gewünschte Behandlung nicht in die Lücke, sag es sofort und biete einen festen Termin an, statt zu hoffen, dass es schon klappt.
Regel 2: Eine Person entscheidet pro Tageshälfte
In vielen Salons entscheidet, wer gerade am nächsten zur Tür steht. Die eine Kollegin sagt "setz dich ruhig", die andere hatte genau diese Zeit gerade einer Kundin versprochen, die zurückrufen wollte. Das ist kein Planungsproblem, sondern ein Rollenproblem.
Bestimme pro Vormittag oder Nachmittag eine Person, die über Laufkundschaft entscheidet: den Empfang, wenn es einen gibt, sonst die Stylistin, die den Plan für diese Tageshälfte kennt. Die anderen verweisen: "Meine Kollegin schaut kurz, ob es passt." Das fühlt sich wie ein Umweg an, verhindert aber doppelte Zusagen.
Diese Person prüft vor jeder Zusage immer dieselben drei Dinge: welche Termine in den nächsten Stunden anstehen, welche Stylistin die gewünschte Behandlung machen kann und wie lange diese Behandlung bei euch wirklich dauert. Nicht die Dauer aus der Preisliste, sondern die, die dein Team aus Erfahrung kennt.
Regel 3: Verspätung hat eine Grenze
Der schwierigste Moment in einem gemischten Salon: Die Terminkundin ist noch nicht da, ein Laufkunde wartet und der Stuhl ist frei. Wartest du, bleibt der Stuhl leer. Fängst du an, steht die Terminkundin gleich vor einem besetzten Stuhl.
Vereinbart eine feste Grenze, zum Beispiel zehn Minuten. Innerhalb dieser Grenze bleibt der Stuhl frei und die Terminkundin bekommt die volle Behandlung. Danach darf das Team einem Laufkunden helfen, der in die verbleibende Zeit passt, und die Terminkundin bekommt bei Ankunft einen ehrlichen Vorschlag: jetzt eine kürzere Behandlung oder ein neuer Termin.
Schreib diese Grenze auch in deine Bedingungen und deine Bestätigungsmail, damit niemand überrascht wird. Kommt die Kundin gar nicht, markierst du den Termin im Kalender als No-Show. So siehst du später, ob es ein Muster ist. Wie du No-Shows misst und was ein leerer Stuhl kostet, liest du in No-Shows reduzieren.
Regel 4: Dauert eine Behandlung länger, erfährt es die wartende Person zuerst
Überziehen lässt sich nicht vermeiden. Eine Farbe, die länger einwirken muss, oder eine Kundin, die es sich mittendrin anders überlegt, und dein ganzer Nachmittag verschiebt sich. Das Problem ist selten die Verzögerung selbst, sondern dass die wartende Person es als Letzte erfährt.
Vereinbart, dass wer überzieht es sofort an die Person aus Regel 2 weitergibt und diese dem wartenden Laufkunden eine neue Uhrzeit nennt. Passt es nicht mehr, biete einen festen Termin an, statt jemanden eine halbe Stunde sitzen zu lassen. Das verlangt ein kurzes, ehrliches Gespräch über Erwartungen; so ein Gespräch gut zu führen ist eine eigene Fähigkeit, wie auch dieser Beitrag über klare Gespräche über Erwartungen zeigt.
Überziehen kannst du teilweise schon im Kalender verhindern. In Salonnare aktivierst du in den Einstellungen eine Übergangszeit: einen festen Puffer nach jeder Behandlung, der in die Termindauer einfließt. Wähle ihn nach deiner eigenen Erfahrung, nicht nach einer allgemeinen Norm. Ein Salon, der vor allem schneidet, braucht einen anderen Puffer als ein Salon mit viel Farbe.
Regel 5: Sag es überall gleich
Hausregeln funktionieren nur, wenn die Kundschaft sie kennt, bevor sie hereinkommt. Wähle deshalb eine kurze Botschaft und nutze sie überall wörtlich: an der Tür oder im Fenster, am Telefon, auf deiner Website, in deinem Google-Unternehmensprofil und auf deiner Online-Buchungsseite.
Ein Beispiel, das auf ein Schild passt: "Laufkundschaft willkommen, Termine haben Vorrang. Sicher sein? Online buchen." Ergänze bei deinen Öffnungszeiten, wann Laufkundschaft am besten passt, zum Beispiel dienstags bis donnerstags vormittags, damit Kunden die ruhigen Zeiten selbst wählen.
Auf deiner Salonnare-Buchungsseite kannst du unter deinem Salonnamen einen kurzen Slogan setzen. Genau dort passt so ein Satz. Verweise von deiner Tür und deiner Website auf diese Buchungsseite, damit jemand, der nicht warten will, sofort einen festen Termin wählen kann. Welche Behandlungen du online anbietest und welche nur am Empfang, legst du pro Behandlung mit der Einstellung für Online-Buchbarkeit fest.
Was Salonnare hier tut und was nicht, und was es kostet
Ehrlich vorweg: Salonnare hat keine digitale Warteschlange und keine Anzeigetafel für Laufkundschaft. Die Hausregeln oben sind Absprachen zwischen dir und deinem Team, und die setzt keine Software für dich um. Was Salonnare tut: die gebuchte Zeit in einem Kalender für das ganze Team sichtbar halten, damit die entscheidende Person auf einen Blick sieht, was ansteht. Einen Laufkunden, den du annimmst, trägst du als Termin in den Kalender ein (ein Name genügt) oder kassierst ihn direkt an der Kasse ab. Mehr zum Kalender liest du unter Terminverwaltung.
Salonnare hat drei Pakete mit festem Monatspreis. Free (€0) ist für eine Mitarbeiterin und bis zu 50 Termine pro Monat; auch Laufkundschaft, die du als Termin einträgst, zählt dazu. Starter (€29) ist für bis zu drei Mitarbeitende mit unbegrenzten Terminen. Pro (€59) hat unbegrenzt viele Mitarbeitende.
Es gibt keine Marktplatz-Provision auf Neukunden. Auf jede Online- oder Kartenzahlung fällt aber eine Transaktionsgebühr von 0,5 % an, mindestens €0,30, und das Geld kommt über iDEAL/Mollie oder Stripe auf dein eigenes Konto.
Fang klein an: Schreib diese Woche die fünf Regeln auf ein Blatt, besprich sie in einer zehnminütigen Teambesprechung und häng die kurze Botschaft an die Tür. Starte kostenlos mit Salonnare und schau, ob ein gemeinsamer Kalender die Entscheidung am Empfang leichter macht.
Mach Hausregeln zur Gewohnheit
Ein Kalender für das ganze Team macht die Entscheidung am Empfang leichter. Das kostenlose Paket kostet nichts.
Pakete ansehenHäufig gestellte Fragen
Hat ein Termin immer Vorrang vor Laufkundschaft?
Das ist die praktikabelste Regel, weil ein Termin ein Versprechen ist und Laufkundschaft eine Chance. Sie funktioniert nur, wenn der Laufkunde das beim Hereinkommen mit einer konkreten Uhrzeit hört und nicht erst nach langem Warten.
Wie lange wartest du auf eine verspätete Terminkundin, wenn Laufkundschaft wartet?
Vereinbart eine feste Grenze, zum Beispiel zehn Minuten, und schreib sie in deine Bedingungen und Bestätigungsmail. Innerhalb der Grenze bleibt der Stuhl frei; danach darf das Team einem Laufkunden helfen, der in die verbleibende Zeit passt.
Wer entscheidet, ob Laufkundschaft bedient werden kann?
Bestimme pro Tageshälfte eine Person, zum Beispiel den Empfang oder die Stylistin, die den Plan kennt. Kolleginnen verweisen an diese Person, damit keine doppelten Zusagen entstehen.
Hat Salonnare eine digitale Warteschlange für Laufkundschaft?
Nein. Salonnare hält die gebuchte Zeit in einem Kalender für das ganze Team sichtbar, und angenommene Laufkundschaft trägst du als Termin ein oder kassierst sie direkt an der Kasse ab. Eine Warteschlange oder Anzeigetafel gibt es nicht.