Walk-in-System für deinen Friseursalon: rechne zuerst aus, wie viel Laufkundschaft du schaffst
Ein Walk-in-System für den Friseur wird oft als Stück Software gesehen: ein Bildschirm, eine Liste, eine App. In der Praxis beginnt es mit einer Rechnung. Wie viele Kundinnen und Kunden kommen pro Tagesabschnitt ohne Termin, wie lange dauert das, was sie möchten, und wie viel Stylistenzeit steht dem gegenüber? Geht die Rechnung nicht auf, hilft kein System: Die Wartezeit steigt, Kundschaft geht wieder oder ein gebuchter Termin beginnt zu spät. In diesem Artikel liest du, wie du zwei Wochen lang deine eigene Laufkundschaft zählst, wie du daraus die benötigte Stylistenzeit berechnest, warum du bewusst Puffer lässt, welche Behandlungen im Friseursalon zu Laufkundschaft passen und wie du das Ergebnis im Kalender festhältst.
Ein Walk-in-System ist zuerst eine Kapazitätsfrage
Ob du Laufkundschaft mit einer Kreidetafel, einer Liste am Empfang oder einem Bildschirm organisierst: Die Frage dahinter ist immer dieselbe. Kann das Team die Kundschaft ohne Termin bedienen, ohne dass gebuchte Kundinnen und Kunden warten müssen? Das ist eine Frage nach Ankünften und Kapazität, und dafür gibt es ein ganzes Fachgebiet: Die Warteschlangentheorie beschreibt, wie Ankünfte, Bedienzeit und Kapazität zusammen die Wartezeit bestimmen.
Sei auch ehrlich, was Software hier leistet. Salonnare hat einen Kalender mit Online-Buchung, Kundenkarteien und eine Kasse, aber keine digitale Warteschlange, keinen Check-in-Bildschirm und keine Wartetafel. Die Reihenfolge regelst du selbst. Wie du das praktisch einrichtest, mit einem festen Stuhl für Laufkundschaft, festen Zeiten ohne Termin oder einer Reihenfolgeliste, liest du im Artikel über Laufkundschaft und Termine im Barbershop; diese Arbeitsformen gelten genauso im Friseursalon. Dieser Artikel behandelt den Schritt davor: wie viel Zeit du überhaupt freihalten musst.
Schritt 1: zähle zwei Wochen lang deine Laufkundschaft pro Tagesabschnitt
Ohne Zahlen planst du nach Gefühl, und das Gefühl merkt sich vor allem den vollsten Samstag. Zähle deshalb zwei normale Wochen lang jede Kundin und jeden Kunden ohne Termin auf einem einfachen Formular am Empfang. Pro Person notierst du vier Dinge.
Die Ankunftszeit. Zähle pro Stundenblock oder pro Tagesabschnitt. Du suchst Muster: viel Laufkundschaft am Samstagvormittag, zur Mittagszeit oder nach Feierabend.
Die gewünschte Behandlung. Haarschnitt, Pony schneiden, Föhnen, oder etwas, das eigentlich ein Termin hätte sein sollen.
Ob du helfen konntest. Zähle auch, wen du wegschicken musstest oder wer gegangen ist, weil es zu lange dauerte. Das ist Nachfrage, die dir heute entgeht.
Wie lange gewartet wurde. Eine Schätzung in Minuten reicht.
Nach zwei Wochen hast du pro Tagesabschnitt eine durchschnittliche Zahl an Laufkundschaft und ein Bild davon, was gefragt wird. Schulferien oder Feiertage verzerren das Bild; lass diese Wochen weg oder notiere sie getrennt.
Schritt 2: berechne die benötigte Stylistenzeit und lass Puffer
Multipliziere pro Tagesabschnitt die durchschnittliche Zahl an Laufkundschaft mit der durchschnittlichen Behandlungsdauer. Ein Beispiel: Samstag zwischen 10:00 und 13:00 kommen im Schnitt sechs Personen ohne Termin für einen Haarschnitt von 30 Minuten. Das sind 180 Minuten Arbeit in einem Block von 180 Minuten. Auf dem Papier schafft eine Stylistin genau das.
In der Praxis nicht, und das ist die wichtigste Lehre aus der Warteschlangentheorie. Kundschaft kommt nicht ordentlich alle halbe Stunde: mal drei gleichzeitig, dann eine Stunde niemand. Je näher die Auslastung an 100% liegt, desto stärker steigt die Wartezeit, und zwar nicht gleichmäßig, sondern immer schneller. Bei voller Auslastung gibt es keinen Moment, um eine Gruppe abzuarbeiten, die gleichzeitig kommt.
Rechne deshalb mit Puffer. Eine praktische Faustregel ist, die Kapazität für Laufkundschaft so zu planen, dass die erwartete Auslastung bei etwa 70 bis 80% liegt. Im Beispiel heißt das 180 Minuten Arbeit geteilt durch 0,75, also rund 240 Minuten Stylistenzeit: eine Stylistin für den ganzen Block und eine zweite für eine zusätzliche Stunde, etwa von 10:30 bis 11:30, wenn die meisten kommen. Diese Stunde ist keine Verschwendung. Sie ist der Raum, durch den niemand eine Dreiviertelstunde wartet und kein gebuchter Termin überzieht.
Zeigt deine Zählung, dass du Kundschaft wegschicken musstest, rechne sie zur Nachfrage dazu. Sonst planst du genau die Kapazität, die dir heute schon fehlt.
Schritt 3: lege fest, welche Behandlungen zu Laufkundschaft passen
Die Rechnung funktioniert nur, wenn die Behandlungsdauer vorhersehbar ist. Im Friseursalon ist das je nach Behandlung sehr unterschiedlich. Haarschnitt, Pony schneiden, Maschinenschnitt und Föhnen sind kurz und gut einzuschätzen. Färben, Strähnen, Balayage und Dauerwelle sind lang, unterscheiden sich pro Person und brauchen oft erst ein Beratungsgespräch. Sie passen nicht in einen Block für Laufkundschaft: Eine einzige Farbbehandlung kann eine Stunde oder mehr deiner Kapazität verbrauchen.
Mach diese Grenze klar, für das Team und für die Kundschaft: ohne Termin nur die kurzen Behandlungen, für alles andere ein Termin. Wer für eine Farbe hereinkommt, bekommt direkt einen Termin statt eines Neins.
In Salonnare legst du pro Behandlung eine feste Dauer fest, damit der Kalender mit echten Zeiten rechnet. Pro Behandlung kannst du auch einstellen, ob sie online buchbar ist (aus heißt: intern weiterhin planbar, aber nicht auf der Buchungsseite sichtbar) und an welchen Tagen und in welchen Zeitfenstern sie online gebucht werden kann. So verhinderst du zum Beispiel, dass lange Farbbehandlungen online auf den Samstagvormittag gebucht werden, den du für Laufkundschaft freihalten willst. Mehr zum Kalender und zur Buchungsseite unter Terminverwaltung.
Schritt 4: halte das Ergebnis im Kalender fest
Eine Rechnung, die nur im Kopf existiert, verschwindet in der ersten vollen Woche. Trag die Kapazität für Laufkundschaft deshalb in den Kalender ein, damit Online-Buchungen sie nicht auffüllen. In Salonnare machst du das mit einer Aufgabe: ein Block mit einem Titel wie "Ohne Termin", einer Start- und Endzeit und der Stylistin oder den Stylisten, für die er gilt. Eine Aufgabe sperrt standardmäßig die Online-Buchung für diese Stunden; soll ein Block trotzdem online buchbar bleiben, aktivierst du "Weiterhin online buchbar".
Vereinbare außerdem zwei Regeln. Erstens: Der Kalender hat Vorrang, gebuchte Kundschaft ist dran, sobald ihre Zeit gekommen ist. Zweitens: Nenne einer Person ohne Termin erst dann eine Wartezeit, wenn du im Kalender gesehen hast, welche Stylistin frei wird.
Für die Erfassung gibt es zwei Wege. Stammkundschaft trägst du als Termin auf den Stuhl der Stylistin ein; ein Name reicht, eine E-Mail-Adresse ist nicht nötig, und die Kundenkartei speichert, was gemacht wurde. Laufkundschaft auf der Durchreise kannst du auch direkt an der Kasse abrechnen, ohne Termin und ohne Kundenkartei. Achtung: Im kostenlosen Paket zählt Laufkundschaft, die du als Termin erfasst, zum Limit von 50 Terminen pro Monat.
Schritt 5: miss nach einem Monat erneut
Ein Block für Laufkundschaft ist eine Schätzung, also prüfe ihn. Zähle nach einem Monat noch einmal eine Woche und vergleiche mit der ersten Zählung. Wartet die Kundschaft im selben Block immer noch lange, ist die Auslastung zu hoch und du brauchst dort mehr Stylistenzeit. Steht eine Stylistin in einem Block meist still, verschiebe die Zeit in einen volleren Tagesabschnitt oder gib die Stunde an den Online-Kalender zurück.
In den Berichten siehst du den Umsatz pro Mitarbeiterin und den Tagesbericht; sie sind ab dem Starter-Paket enthalten. Im kostenlosen Paket hast du Kalender und Kasse und führst die Zählung selbst.
Salonnare hat drei Pakete mit festem Monatspreis. Free (€0) ist für eine Mitarbeiterin und bis zu 50 Termine pro Monat, mit Kalender, Online-Buchungsseite, Kasse für Bargeld und Karte, Kundenkarteien und Erinnerungen per E-Mail. Starter (€29) ist für bis zu drei Mitarbeitende mit unbegrenzten Terminen, Berichten, Lager und Treueprogramm. Pro (€59) hat unbegrenzt Mitarbeitende und Anzahlungen bei der Online-Buchung. Es gibt keine Marktplatz-Provision auf Neukundschaft; auf jede Online- oder Kartenzahlung fällt aber eine Transaktionsgebühr von 0,5% an, mindestens €0,30, und das Geld geht über iDEAL/Mollie oder Stripe auf dein eigenes Konto.
Mehr über Salonnare für Friseure liest du auf der Seite Friseursalon-Software. Willst du deinen eigenen Block ausprobieren? Starte kostenlos mit Salonnare, trag eine Aufgabe "Ohne Termin" in den Kalender ein und prüfe, ob die Buchungsseite diese Stunden auslässt.
Trag deinen Block für Laufkundschaft in den Kalender ein
Rechne deine Laufkundschaft aus, trag eine Aufgabe in den Kalender ein und prüfe, ob die Buchungsseite diese Stunden auslässt. Das kostenlose Paket kostet nichts.
Pakete ansehenHäufig gestellte Fragen
Wie viel Zeit sollte ich im Friseursalon für Laufkundschaft freihalten?
Zähle zwei Wochen lang, wie viele Personen pro Tagesabschnitt ohne Termin kommen und wie lange ihre Behandlung dauert. Multipliziere beides und teile durch etwa 0,75, damit die Auslastung bei rund 70 bis 80% bleibt. Sechs Haarschnitte von 30 Minuten brauchen dann rund 240 Minuten Stylistenzeit statt 180.
Warum nicht einfach genau genug Zeit einplanen?
Weil Kundschaft nicht gleichmäßig kommt. Bei fast 100% Auslastung gibt es keinen Raum, eine Gruppe abzuarbeiten, die gleichzeitig hereinkommt, und die Wartezeit steigt schnell. Puffer hält die Wartezeit im Rahmen und schützt gebuchte Termine.
Welche Behandlungen passen zu Laufkundschaft?
Kurze, vorhersehbare Behandlungen wie Haarschnitt, Pony schneiden und Föhnen. Färben, Strähnen und Dauerwelle dauern lange und unterscheiden sich pro Person; die planst du besser als Termin.
Hat Salonnare eine digitale Warteschlange?
Nein. Salonnare hat einen Kalender mit Online-Buchung, Kundenkarteien und eine Kasse, aber keine digitale Warteschlange und keinen Check-in-Bildschirm. Zeit für Laufkundschaft hältst du mit einer Aufgabe im Kalender frei, die standardmäßig die Online-Buchung für diese Stunden sperrt. Die Reihenfolge vereinbart ihr im Team.