Laufkundschaft und Termine im Barbershop: was die Software übernimmt und was ihr selbst absprecht
Ein Kunde kommt herein, während der Kalender schon voll ist. Ein Barber ist gleich fertig, ein anderer steckt mitten in einem Fade, und am Empfang fragt jemand, wer als Nächstes dran ist. Laufkundschaft und Termine nebeneinander funktionieren gut, solange klar ist, was die Software macht und was das Team selbst regelt. In diesem Artikel liest du, wo die Grenze zwischen Kalender und Warteschlange liegt, welche drei Arbeitsweisen für Laufkundschaft sich in der Praxis bewähren, wie du Zeit freihältst, damit Online-Bucher deine Walk-in-Zeit nicht füllen, und wann du einen Kunden ohne Termin als Termin erfasst oder nur abkassierst.
Ein Kalender ist keine Warteschlange
Ein Kalender beantwortet die Frage, wann welcher Barber belegt ist. Eine Warteschlange beantwortet eine andere: in welcher Reihenfolge die Leute bedient werden, die jetzt im Laden sitzen. Das sind zwei verschiedene Aufgaben, und appointment scheduling software ist im Kern für die erste gebaut.
Sei bei der Auswahl ehrlich damit. Salonnare hat einen Kalender mit Online-Buchung, Kundenkarten und eine Kasse, aber keine digitale Warteschlange, keinen Check-in-Bildschirm und keine Wartelistenanzeige im Laden. Die Reihenfolge der Laufkundschaft regelst du also selbst, und das ist weniger schlimm, als es klingt: In einem Shop mit zwei oder drei Stühlen ist eine feste Absprache im Team meist schneller als ein zusätzlicher Bildschirm.
Wenn du zuerst den breiteren Überblick willst, über Walk-ins, Erinnerungen und Kasse in einer Planung, lies den Leitfaden zur Barbershop-Terminsoftware. Dieser Artikel geht um die praktische Einrichtung der Laufkundschaft selbst.
Wähle eine Arbeitsweise für die Reihenfolge
Ein Team, das jeden Tag neu überlegt, wer den nächsten Kunden ohne Termin nimmt, verliert Zeit und manchmal einen Kunden. Wähle eine dieser drei Formen und halte sie einen Monat durch.
Ein fester Walk-in-Stuhl. Ein Barber übernimmt an festen Tagen alle Laufkundschaft, die anderen arbeiten nur mit Termin. Einfach zu erklären, für Kunden und für das Team. Nachteil: An einem ruhigen Tag sitzt dieser Barber still, während der Rest ausgebucht ist.
Feste Walk-in-Zeiten. Zum Beispiel werktags von 16:00 bis 18:00 und samstagvormittags nur ohne Termin. Kunden lernen, wann sie ohne Termin kommen können, und außerhalb dieser Zeit ist dein Kalender planbar. Das klappt gut, wenn du die Zeit im Kalender auch wirklich freihältst, siehe den nächsten Abschnitt.
Eine Liste am Empfang. Wer hereinkommt, bekommt einen Platz auf einer Liste, und jeder Barber, der frei wird, nimmt den obersten Namen. Eine Kreidetafel oder eine Nummernkarte reicht. Wichtig ist eine Regel für die Grenze zu Terminen: Ein gebuchter Kunde geht vor, sobald seine Zeit da ist, und du nennst einem Kunden ohne Termin nur dann eine Wartezeit, wenn du vorher in den Kalender geschaut hast.
Halte Zeit mit einem Aufgabenblock im Kalender frei
Das größte Risiko bei Walk-in-Zeiten ist, dass Online-Bucher sie füllen. Ist der Kalender von 16:00 bis 18:00 offen, sieht ein Kunde auf der Buchungsseite einfach freie Zeitfenster, und dein Walk-in-Block ist weg, bevor die Tür aufgeht.
In Salonnare legst du dafür eine Aufgabe im Kalender an: einen Block mit einem Titel (zum Beispiel "Ohne Termin"), einer Start- und Endzeit und dem Barber oder den Barbern, für die er gilt. Du kannst denselben Block in einem Schritt für mehrere Barber anlegen. Eine Aufgabe blockiert standardmäßig die Online-Buchung, sodass diese Stunden nicht auf der Buchungsseite erscheinen. Soll ein Block trotzdem online buchbar bleiben, setzt du das entsprechende Häkchen.
So bleibt der Kalender für alle die Wahrheit: Online-Bucher sehen nur Zeit, die wirklich für Termine gedacht ist, und das Team sieht auf einen Blick, wann Laufkundschaft Vorrang hat. Mehr zu Kalender und Buchungsseite liest du unter Terminverwaltung.
Termin oder nur ein Beleg: der Moment der Erfassung
Einen Kunden ohne Termin kannst du auf zwei Arten erfassen, und diese Wahl bestimmt, was du später wiederfindest.
Als Termin im Kalender. Du legst den Kunden an (ein Name reicht, eine E-Mail-Adresse ist nicht nötig) und setzt die Behandlung auf den Stuhl des Barbers. Der Stuhl ist dann im Kalender belegt, also kann ihn niemand online buchen, während der Schnitt läuft. Der Kunde bekommt eine Kundenkarte mit seinen Besuchen und Belegen, und beim nächsten Mal siehst du, was beim letzten Mal gemacht wurde. Treuepunkte lassen sich nur einem Kunden gutschreiben, ohne Kundenkarte sammelt er also nichts.
Nur an der Kasse abrechnen. Du kassierst die Behandlung direkt, ohne Termin und ohne Kundenkarte. Das geht am schnellsten und passt gut für einen Touristen oder einen einmaligen Passanten. Dein Umsatz steht ganz normal in der Kasse, aber es gibt keine Historie pro Kunde, und der Stuhl war im Kalender nicht belegt.
Eine praktikable Regel: Stammkunden und alle, die wiederkommen könnten, als Termin, Passanten nur als Beleg. Das Kassensystem rechnet in beiden Fällen mit der richtigen Mehrwertsteuer ab, und die Kundenkarten wachsen mit deiner festen Laufkundschaft mit.
Nach einem Monat: lies ab, was Laufkundschaft bringt
Leg nach einem Monat deine eigene Zählung der Laufkundschaft neben die Zahlen aus der Software. Achte auf drei Dinge.
Umsatz pro Barber. Macht der Barber am Walk-in-Stuhl genauso viel Umsatz wie der Rest, oder sitzt er zu oft still? Dann sind feste Walk-in-Zeiten für das ganze Team vielleicht besser als ein fester Stuhl.
Welche Tageszeiten voll sind. Läuft der Walk-in-Block am Samstagvormittag ständig über, während der Dienstagnachmittag leer bleibt, verschieb den Block, statt zusätzliche Stunden zu machen.
Wie viel Laufkundschaft wiederkommt. Tauchen dieselben Namen über Walk-ins immer wieder in deinen Kundenkarten auf, biete ihnen die Buchungsseite an. Ein Stammkunde, der selbst bucht, macht deinen Tag planbarer.
Die Berichte mit Umsatz pro Mitarbeiter und der Tagesabschluss sind ab dem Starter-Paket enthalten. Im kostenlosen Paket hast du Kasse und Kalender und zählst selbst.
Was es kostet und wie du es ausprobierst
Salonnare hat drei Pakete mit festem Monatspreis. Free (€0) ist für einen Barber und bis zu 50 Termine im Monat, mit Kalender, Online-Buchungsseite, Kasse für Bar- und Kartenzahlung, Kundenkarten und Erinnerungen per E-Mail. Beachte: Ein Kunde ohne Termin, den du als Termin erfasst, zählt zu diesen 50, ein gut laufender Walk-in-Shop erreicht die Grenze also schnell. Starter (€29) ist für bis zu drei Mitarbeiter mit unbegrenzten Terminen, Berichten, Lager und Treueprogramm. Pro (€59) hat unbegrenzt Mitarbeiter und Anzahlungen bei der Online-Buchung.
Es gibt keine Marktplatz-Provision auf Neukunden. Auf jede Online- oder Kartenzahlung fällt aber eine Transaktionsgebühr von 0,5% an, mindestens €0,30, und das Geld geht über iDEAL/Mollie oder Stripe auf dein eigenes Konto.
Probier es mit einem echten Arbeitstag: Leg einen Aufgabenblock "Ohne Termin" in den Kalender, erfasse einen Stammkunden als Termin, kassiere einen Passanten nur an der Kasse ab und prüfe, ob die Buchungsseite deine Walk-in-Stunden auslässt. Mehr über Salonnare für Barber liest du auf der Seite Barbershop-Software. Starte kostenlos mit Salonnare und teste es mit deinem eigenen Shop.
Richte deine Laufkundschaft mit einem echten Arbeitstag ein
Leg einen Walk-in-Block in den Kalender, erfasse einen Stammkunden und kassiere einen Passanten ab. Das kostenlose Paket kostet nichts, und du brauchst keine Kreditkarte.
Pakete ansehenHäufig gestellte Fragen
Hat Salonnare eine digitale Warteschlange für Laufkundschaft?
Nein. Salonnare hat einen Kalender mit Online-Buchung, Kundenkarten und eine Kasse, aber keine digitale Warteschlange, keinen Check-in-Bildschirm und keine Wartelistenanzeige. Die Reihenfolge der Laufkundschaft regelst du mit einer festen Arbeitsweise im Team, etwa einer Liste am Empfang oder festen Walk-in-Zeiten.
Wie verhindere ich, dass Online-Bucher meine Walk-in-Zeit füllen?
Leg für die Walk-in-Zeit eine Aufgabe im Kalender an, zum Beispiel "Ohne Termin" von 16:00 bis 18:00, für die Barber, die dann Laufkundschaft übernehmen. Eine Aufgabe blockiert standardmäßig die Online-Buchung, diese Stunden erscheinen also nicht auf der Buchungsseite.
Muss ein Kunde ohne Termin eine E-Mail-Adresse angeben?
Nein. Für eine Kundenkarte reicht ein Name. Willst du den Kunden nicht erfassen, kannst du die Behandlung auch direkt an der Kasse abrechnen, ohne Termin und ohne Kundenkarte.
Zählt ein Kunde ohne Termin zur Grenze des kostenlosen Pakets?
Ja, wenn du ihn als Termin in den Kalender setzt. Das kostenlose Paket umfasst 50 Termine im Monat. Kassierst du einen Passanten nur an der Kasse ab, ist das kein Termin. Das Starter-Paket für €29 im Monat hat unbegrenzte Termine.