Kostenlose Salon-Software einrichten: so digitalisierst du deinen Salon in fünf Schritten

Was dir ein Nachmittag Digitalisieren bringt

Ein großer Teil der Friseur- und Kosmetikbetriebe wird von Selbstständigen ohne Personal geführt. Genau diese Gruppe verliert die meiste Zeit an der Terminplanung, weil niemand sonst ans Telefon geht. Digitalisieren löst das nicht, indem du härter arbeitest, sondern indem die Planung dir aus der Hand genommen wird.

Der Kern dessen, was du brauchst, ist Software für die Terminplanung: ein System, das weiß, wie lange eine Behandlung dauert und welche Zeitfenster in deiner Woche noch frei sind. Dazu kommt, was ein Salon speziell braucht: Kundenakten, eine Kasse, die den richtigen Steuersatz setzt, und Zahlungen, die auf deinem eigenen Konto landen.

Den Unterschied merkst du in der ersten Woche. Doppelbuchungen verschwinden, weil ein Zeitfenster nur einmal vergeben werden kann. Dein Kalender liegt auf deinem Handy, also rufst du abends niemanden mehr zurück. Und du baust ab Tag eins eine strukturierte Kundenliste auf, die du später wirklich nutzen kannst, statt eines Stapels Zettel, den niemand durchsucht.

Schritt 1: Leistungen und Arbeitszeiten übertragen

Fang nicht bei deinen Kundinnen an, sondern bei deiner Leistungsliste. Trage pro Behandlung drei Dinge ein: Name, Dauer und Preis. Die Dauer ist dabei das wichtigste Feld, denn sie bestimmt, wie groß die Zeitfenster in deinem Kalender sind und wie viele Kundinnen an einem Tag hineinpassen.

Sei bei dieser Dauer ehrlich. Rechnest du einen Haarschnitt mit dreißig Minuten, brauchst in der Praxis aber fünfundvierzig, läuft dein Tag ab der zweiten Kundin hinterher. Rechne Aufräum- und Vorbereitungszeit mit ein oder setze einen Puffer zwischen die Termine. Trage danach deine Arbeitszeiten ein, inklusive Pausen und Schließtagen.

Fang klein an: Trage deine fünf meistgebuchten Behandlungen ein und ergänze den Rest später. Ein halbfertiges System, mit dem du heute arbeitest, ist mehr wert als ein vollständiges, das nächsten Monat fertig wird. Wie die Terminverwaltung in der Praxis aussieht, zeigt die Funktionsseite.

Schritt 2: Kundendaten übernehmen, ohne sie abzutippen

Kommst du aus einem anderen System, exportiere deine Kundinnen als CSV-Datei und importiere sie in einem Durchgang. Arbeitest du mit Papier, tippe nicht deine gesamte Kartei ab. Trage nur die Kundinnen ein, die im letzten Jahr da waren, und lass den Rest beim nächsten Termin von selbst dazukommen.

Achte beim Übertragen darauf, was du genau speicherst. Nach der DSGVO darfst du erfassen, was du für die Behandlung und die Buchhaltung brauchst, nicht alles, was du zufällig weißt. Name, Kontaktdaten und Behandlungshistorie sind nachvollziehbar. Eine Notiz über die private Situation einer Kundin gehört nicht dazu.

Eine Kategorie braucht besondere Sorgfalt. Notierst du Allergien, Medikamente, Hauterkrankungen oder eine Schwangerschaft, verarbeitest du besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO. Ein normales Bemerkungsfeld reicht dafür nicht: Diese Angaben gehören in einen separat verschlüsselten Tresor mit eigenen Zugriffsrechten, damit nicht jede Mitarbeiterin sie einfach lesen kann. Bei Salonnare ist dieser Tresor in die Kundenverwaltung eingebaut, auch im kostenlosen Plan.

Schritt 3: Online-Buchung auf der eigenen Website aktivieren

Hier liegt die größte Zeitersparnis. Solange Kundinnen nur telefonisch buchen können, bist du erreichbar, wenn du Zeit hast. Mit einem Buchungswidget auf deiner eigenen Seite oder in den sozialen Medien buchen sie abends vom Sofa aus, und du siehst am nächsten Morgen einen vollen Tag.

Ein erheblicher Teil der Buchungen kommt außerhalb der Öffnungszeiten herein, genau dann, wenn du ohnehin nicht hättest abnehmen können. Achte aber darauf, wo diese Buchungen landen. Manche Anbieter setzen dich in ihren eigenen Marktplatz, wo deine Kundin erst an Mitbewerbern vorbeiscrollt. Eine Buchung auf deiner eigenen Domain hält die Kundenbeziehung bei dir.

Setze in den Buchungseinstellungen gleich zwei Grenzen: wie weit im Voraus gebucht werden darf und wie kurzfristig noch. Ohne diese Grenzen steht samstags um acht Uhr morgens ein Termin für Viertel nach acht in deinem Kalender. Wenn du sehen willst, ob das zu dir passt, kannst du den kostenlosen Plan direkt aktivieren und das Widget noch am selben Tag einbinden.

Schritt 4: Kasse und Buchhaltung verbinden

Ein Termin, der stattgefunden hat, muss noch abgerechnet werden. Mach das im selben System, sonst führst du zwei Aufzeichnungen, die nie ganz zusammenpassen. Ein Kassensystem, das am Kalender hängt, weiß bereits, welche Behandlung erbracht wurde, und stellt den Beleg in einem Schritt bereit.

Die Umsatzsteuer ist dabei der Punkt, auf den du achten solltest. In vielen Ländern fallen Friseurdienstleistungen und die Produkte, die du weiterverkaufst, unter unterschiedliche Sätze - in den Niederlanden etwa liegen Dienstleistungen beim ermäßigten Satz von 9 Prozent, Verkaufsprodukte nicht. Eine Kasse, die diesen Unterschied selbst macht, spart dir am Quartalsende einen Abend Sortierarbeit.

Deine Buchhaltung muss danach nicht von Hand laufen. Salonnare bietet eine Exportfunktion, mit der du deine Umsatzdaten als Datei an Buchhaltungspakete wie Moneybird oder e-Boekhouden übergibst. Achte auf das Wort Export: Du überträgst die Daten selbst, wann es dir passt, es ist keine durchgehende Live-Anbindung, die alles automatisch synchronisiert.

Schritt 5: automatische Erinnerungen aktivieren

Der letzte Schritt dauert fünf Minuten und rechnet sich sofort. Eine Kundin, die nicht erscheint, kostet dich ein ganzes Zeitfenster im Kalender, und dieses Fenster verkaufst du nicht mehr. Eine Erinnerung per E-Mail oder WhatsApp, einen Tag vorher, holt einen großen Teil dieser vergessenen Termine zurück.

Schicke die Erinnerung zu einem Zeitpunkt, an dem sich noch etwas machen lässt. Vierundzwanzig Stunden vorher ist meist der beste Kompromiss: früh genug zum Absagen, damit du das Fenster noch füllen kannst, spät genug, um nicht erneut vergessen zu werden. Nimm Adresse und Dauer in den Text auf, das spart weitere Anrufe.

Nutze denselben Weg für Bestätigungen. Eine Kundin, die nach der Online-Buchung sofort eine Bestätigung sieht, ruft nicht sicherheitshalber noch einmal an. Wie du diese Nachrichten einstellst und anpasst, steht auf der Seite zu den automatischen Erinnerungen.

Was es kostet - und was von einer Zahlung wirklich abgeht

Der Free-Plan von Salonnare kostet 0 Euro pro Monat und ist für eine Mitarbeiterin mit bis zu 50 Buchungen pro Monat gedacht. Es ist keine Testphase, die nach zwei Wochen endet. Wächst du darüber hinaus, kostet Starter 29 Euro pro Monat und Pro 59 Euro pro Monat, wobei Kalender, Kundenakten und Einstellungen erhalten bleiben.

Sei beim Wort Provision genau, denn damit wird in diesem Markt viel verwischt. Bei Salonnare fällt keine Marktplatz-Provision auf neue Kundinnen an, die über die Plattform zu dir kommen: Dieser Prozentsatz ist 0. Was anfällt, ist eine Plattformgebühr von 0,5 Prozent mit einem Mindestbetrag von 30 Cent auf jede Online- oder Kartenzahlung. Bei einer Behandlung von 60 Euro sind das 30 Cent. Bar an der Kasse kassiert fällt nicht darunter.

Die Zahlung selbst läuft über Mollie oder Stripe direkt auf dein eigenes Bankkonto, dein Umsatz bleibt also nicht bei einem Zwischenhändler hängen. Willst du diese Beträge neben andere Anbieter legen, nutze den Ablauf aus unserem Leitfaden zum Salon-Software vergleichen. Schwankst du noch zwischen verschiedenen kostenlosen Paketen, hilft dir unsere Übersicht der besten kostenlosen Optionen für deinen Salon weiter. Und wenn du einfach anfangen willst, stellst du deine erste Behandlung heute über den kostenlosen Plan online.

Häufige Fragen zur Digitalisierung deines Salons