Kassensystem im Kosmetiksalon: So schließt du jeden Arbeitstag ab, vom Kassenzählen bis zur Buchhaltung
Nach der letzten Behandlung willst du nach Hause, aber vorher muss die Kasse stimmen. Ein Kassensystem für deinen Kosmetiksalon rechnet Belege, Mehrwertsteuer und Zahlungsarten für dich aus. Was es nicht für dich erledigt, ist die Prüfung, ob Kassenschublade, Kartenterminal und Terminkalender dasselbe erzählen. Genau das ist der Tagesabschluss. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du ihn kurz und zuverlässig hältst: welche Schritte du jeden Abend machst, was du wöchentlich und pro Quartal erledigst, und wie du verhinderst, dass eine Behandlung ohne Beleg oder eine vorher bezahlte Anzahlung deine Zahlen verzerrt.
Warum der Tagesabschluss der wichtigste Moment deiner Kasse ist
Ein Kassensystem erfasst jeden Verkauf in dem Moment, in dem er passiert. Fehler entstehen selten beim Kassieren selbst, sondern in allem drumherum: eine Kundin zahlt bar, während der Beleg auf Karte steht, eine Behandlung wird nie abgerechnet, ein Produkt verlässt das Regal, ohne dass es gebucht wurde. Je länger so eine Differenz liegen bleibt, desto schwieriger wird es herauszufinden, was passiert ist.
Ein fester Tagesabschluss fängt diese Fehler noch am selben Tag ab, solange du noch weißt, wer auf dem Stuhl saß. Deine Buchhaltung bekommt Zahlen, die bereits stimmen, und du musst bei der Umsatzsteuererklärung nicht wochenlang Belege durchsuchen. Arbeitest du mit mehreren Steuersätzen, wie in den Niederlanden mit 21 % auf die meisten Behandlungen und Produkte und 9 % auf Friseurleistungen, hilft es, wenn jede Belegzeile schon den richtigen Satz trägt.
Wie du den Kassiervorgang selbst einrichtest, mit steuerkorrekten Belegen und Aufbewahrungspflicht, liest du in unserem Leitfaden zum Abrechnungssystem für deinen Kosmetiksalon. Dieser Artikel behandelt, was danach kommt: den Abschluss des Tages.
Schritt 1: Schließe zuerst die Termine von heute ab
Fang nicht bei der Schublade an, sondern bei deinem Kalender. Jeder Termin von heute sollte am Ende des Tages einen eindeutigen Status haben: bezahlt, nicht erschienen oder storniert. Ein Termin, der noch als geplant dasteht, obwohl die Kundin längst weg ist, ist oft Umsatz, der nirgends erfasst ist.
In Salonnare kassierst du einen Termin direkt aus dem Kalender. Der Beleg wird dann mit diesem Termin verknüpft, sodass du später siehst, welche Behandlung zu welcher Zahlung gehört. Ist die Endzeit eines Termins vorbei und steht er noch offen, erscheint er als Aufgabe 'Termin abwickeln' in deinen Benachrichtigungen. So weißt du schon vor dem Zählen, welche Termine noch Aufmerksamkeit brauchen.
Tipp: Bearbeite ein Nichterscheinen noch am selben Tag. Wer das erst am nächsten Tag macht, weiß oft nicht mehr, ob die Kundin wirklich weggeblieben ist oder später doch kam und bar bezahlt hat.
Schritt 2: Zähle die Kasse und vergleiche je Zahlungsart
Stimmt der Kalender, vergleichst du, was dein System sagt, mit dem, was tatsächlich eingegangen ist. Mach das je Zahlungsart, denn jeder Kanal hat seinen eigenen Prüfpunkt.
Bar. Zähle die Schublade und zieh dein festes Wechselgeld ab. Was übrig bleibt, sollte dem Bargeldtotal des Tages entsprechen. Die Kasse von Salonnare rundet Barbeträge auf 5 Cent, damit dieses Total zu dem passt, was du tatsächlich zählen kannst.
Karte. Leg das Kartentotal aus deinem Kassensystem neben den Tagesabschluss deines Kartenterminals.
Online und iDEAL. Online-Zahlungen prüfst du in der Übersicht deines Zahlungsanbieters, etwa Mollie oder Stripe. Das Geld geht auf dein eigenes Konto.
In Salonnare stehen diese Zahlen zusammen im Tagesbericht: der Umsatz des gewählten Tages, aufgeschlüsselt nach Mitarbeiter und Zahlungsart, mit der Belegliste darunter. Trinkgeld wird separat ausgewiesen, damit es deinen Umsatz nicht verwässert. Der Tagesbericht gehört zu den Berichten, die in Starter und Pro enthalten sind. Mit dem kostenlosen Plan kassierst du bereits bar und mit Karte im Kassensystem.
Eine Kassendifferenz? Notiere sie noch am selben Abend, mit dem Betrag und deiner besten Erklärung. Eine kleine Differenz, die du sofort aufschreibst, ist eine Kleinigkeit. Dieselbe Differenz, die du erst bei den Quartalszahlen entdeckst, kostet dich einen Nachmittag Suche. Liegt dein Salon in den Niederlanden, erklärt das staatliche Ondernemersplein, welche Unterlagen du aufbewahren musst und wie lange.
Schritt 3: Achte auf Anzahlungen und Produktverkäufe
Zwei Dinge verzerren eine Tagessumme leicht: Geld, das schon vorher eingegangen ist, und Produkte, die über die Theke gegangen sind.
Anzahlungen. Verlangst du bei der Buchung eine Anzahlung, ist ein Teil der Behandlung schon bezahlt, bevor die Kundin kommt. Diese Anzahlung wird auf dem Beleg verrechnet. Der Tagesbericht von Salonnare zeigt separat, welcher Teil des Tagesumsatzes schon vorher als Anzahlung eingegangen ist, damit du diesen Betrag nicht in der Schublade oder am Terminal suchst. Anzahlungen sind im Pro-Paket enthalten. Warum und wie du sie einsetzt, liest du in unserem Leitfaden zum Thema Anzahlung im Salon verlangen.
Produkte. Verkaufst du eine Tagescreme oder ein Serum am Empfang, bucht die Kasse das Produkt sofort aus deinem Bestand aus. Ein Verkauf wird nie blockiert, weil der Bestand bei null steht, aber du bekommst eine Warnung, wenn ein Produkt unter dein Minimum fällt. So siehst du beim Abschluss direkt, was du nachbestellen musst. Die Lagerverwaltung ist ab Starter enthalten. Willst du auch die jährliche Zählung vereinfachen, lies, wie du die Inventur im Salon automatisierst.
Wöchentlich und pro Quartal: vom Tagesbericht zur Buchhaltung
Der Tagesabschluss ist die Grundlage. Einmal pro Woche schaust du etwas weiter. Geh den Umsatz pro Mitarbeiter durch und prüfe, ob es Tage gibt, an denen eine Kassendifferenz immer wieder auftaucht oder auffällig viele Termine ohne Beleg stehen geblieben sind. Das sind Hinweise, dass ein Ablauf am Empfang nicht stimmt. Wie du vom Tagesumsatz zu einem Bild deines echten Gewinns kommst, liest du in unserem Leitfaden zum Umsatzbericht im Salon.
Pro Quartal lieferst du deine Zahlen für die Umsatzsteuererklärung. Salonnare erstellt dafür Exportdateien, die du in Moneybird, e-Boekhouden oder Exact Online einliest. Es ist ein Export und keine Live-Verbindung: Du entscheidest, wann die Daten in deine Buchhaltung gehen. Der Buchhaltungsexport ist ab Starter enthalten.
Berücksichtige beim Abgleich auch die Zahlungskosten. Auf jede Online- oder Kartenzahlung über Salonnare fällt eine Transaktionsgebühr von 0,5 % an, mit einem Minimum von €0,30 pro Zahlung. Dein Zahlungsanbieter berechnet außerdem eigene Kosten. Buche diese Beträge als Kosten, dann passt das, was auf deinem Konto eingeht, zu deinem Umsatz.
Wer darf was an der Kasse, und wohin gehören Gesundheitsdaten?
Arbeiten mehrere Personen am Empfang, willst du nicht, dass alle alles können. In Salonnare legst du pro Mitarbeiter Rechte fest, zum Beispiel wer kassieren darf und wer nur den Kalender sehen darf. Das hält deinen Tagesabschluss übersichtlich, denn du weißt, wer einen Beleg erstellen oder ändern kann.
Ein weiterer häufiger Fehler: Gesundheitsinformationen in einem Notizfeld der Kasse oder der Kundenkarte. Allergien, Medikamente und Hauterkrankungen sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 der DSGVO. Salonnare speichert sie in einem separaten, verschlüsselten Tresor, mit gesonderter Einwilligung der Kundin und nur für Mitarbeiter sichtbar, die du dafür bestimmst. Mehr dazu liest du in unserem Leitfaden zur Kundenkartei-Software für deinen Salon.
So startest du deinen Tagesabschluss in Salonnare
Salonnare ist eine junge Plattform, die Kalender, Online-Buchung, Kasse und Kundenverwaltung in einem System vereint, in fünf Sprachen und mit deinen Daten in der EU. Du arbeitest im Browser, auf einem Tablet am Empfang, auf deinem Handy oder Laptop. Du zahlst einen festen Monatsbetrag und nichts pro Termin.
Free, €0 pro Monat: ein Mitarbeiter, 50 Termine pro Monat, eine Online-Buchungsseite, die Kasse für Bar- und Kartenzahlung, Kundenverwaltung und Erinnerungen per E-Mail.
Starter, €29 pro Monat: bis zu drei Mitarbeiter, unbegrenzte Termine, Online-Zahlungen, Berichte mit dem Tagesbericht, Lagerverwaltung und der Buchhaltungsexport.
Pro, €59 pro Monat: unbegrenzte Mitarbeiter und zusätzlich unter anderem Anzahlungen und E-Mail-Kampagnen.
Die aktuellen Pakete vergleichst du auf der Preisseite. Stehst du noch am Anfang deiner Auswahl, lies zuerst, wie du das beste Kassensystem für deinen Kosmetiksalon wählst oder wie du Salon-Software vergleichst.
Willst du sehen, wie dein eigener Tagesabschluss aussieht? Starte kostenlos mit Salonnare und kassiere noch heute deinen ersten Termin.
Schließ deinen Tag mit Zahlen ab, die stimmen
Starte mit dem kostenlosen Plan: €0 pro Monat für einen Mitarbeiter und 50 Termine, mit der Kasse für Bar- und Kartenzahlung. Wächst dein Salon, wechselst du zu Starter (€29) oder Pro (€59).
Kostenlos mit Salonnare startenHäufig gestellte Fragen
Was prüfe ich beim Tagesabschluss in meinem Kosmetiksalon?
Drei Dinge: ob alle Termine von heute bezahlt oder anderweitig abgewickelt sind, ob das gezählte Bargeld und das Kartentotal zu deiner Kasse passen, und ob Anzahlungen und Produktverkäufe richtig verarbeitet wurden. Eine Kassendifferenz notierst du noch am selben Abend, mit Betrag und Erklärung.
Ist der Tagesbericht im kostenlosen Plan von Salonnare enthalten?
Im kostenlosen Plan kassierst du bar und mit Karte und verwaltest deine Kunden. Der Tagesbericht mit Umsatz pro Mitarbeiter und Zahlungsart gehört zu den Berichten, die in Starter (€29 pro Monat) und Pro (€59 pro Monat) enthalten sind.
Was mache ich, wenn die Kasse nicht stimmt?
Zähle zuerst noch einmal und prüfe, ob eine Zahlung unter der falschen Zahlungsart steht, zum Beispiel Bargeld zu einem Beleg, der als Kartenzahlung kassiert wurde. Stimmt es danach immer noch nicht, notiere die Differenz mit Datum und Erklärung, damit deine Buchhaltung sie später zuordnen kann.
Schickt Salonnare meine Kassendaten automatisch an meine Buchhaltungssoftware?
Nein. Salonnare erstellt Exportdateien, die du selbst in Moneybird, e-Boekhouden oder Exact Online einliest. Es ist keine Live-Verbindung. Der Buchhaltungsexport ist in Starter und Pro enthalten.
Was kostet das Kassieren über Salonnare?
Du zahlst ein festes Paket von €0, €29 oder €59 pro Monat, ohne Kosten pro Termin und ohne Marktplatz-Provision auf Neukunden. Auf jede Online- oder Kartenzahlung fällt aber eine Transaktionsgebühr von 0,5 % an, mit einem Minimum von €0,30 pro Zahlung. Dein Zahlungsanbieter berechnet außerdem eigene Kosten.