Friseursoftware und Online-Terminbuchung: der komplette Ratgeber für Friseure

Was ist Friseursoftware?

Friseursoftware - auch Salonsoftware oder Terminbuchungssystem für Friseure genannt - ist eine Anwendung, welche die Kernprozesse eines Friseursalons digitalisiert. Wo Sie früher drei oder vier einzelne Hilfsmittel brauchten, führt gute Software sie in einer Übersicht zusammen, die auf Computer, Tablet oder Smartphone läuft.

Typische Funktionen. Die meisten Pakete decken dieselben Bausteine ab:

1 - Ein Online-Kalender mit Terminen pro Mitarbeiter und Behandlungsraum. 2 - Eine Online-Buchungsseite, auf der Kunden selbst eine Zeit wählen. 3 - Eine Kundendatenbank mit Kontaktdaten und Behandlungshistorie. 4 - Eine Kasse (POS) für Abrechnung, Rabatte und Zahlungsarten. 5 - Automatische E-Mails und Nachrichten: Bestätigungen, Erinnerungen und Wiederbuchungs-Aufforderungen. 6 - Auswertungen zu Umsatz, Auslastung und beliebten Behandlungen.

Manche Systeme ergänzen das um Warenwirtschaft, Gutscheine, Treuekarten und Marketing. Salonnare bündelt all diese Bausteine in einem Paket, sodass Sie nicht zwischen einzelnen Tools wechseln müssen.

Die Vorteile für Ihren Friseursalon

Der Nutzen von Friseursoftware liegt in drei Dingen: Zeit, Geld und Übersicht. Jedes davon betrifft den Alltag eines gut besuchten Salons.

Weniger Verwaltung. Termine, die Kunden selbst online buchen, müssen Sie nicht mehr telefonisch bearbeiten. Bestätigungen und Erinnerungen gehen automatisch hinaus. Die Stunden, die Sie sonst am Telefon und im Kalender verbracht haben, werden für Ihre Kunden frei.

Weniger No-Shows. Automatische Erinnerungen per E-Mail sorgen dafür, dass Kunden ihren Termin nicht vergessen. Salons, die von gar keiner Erinnerung auf automatische umsteigen, sehen ihre No-Show-Quote oft deutlich sinken. Jeder vermiedene No-Show ist ein besetzter Stuhl, der sonst leer geblieben wäre.

Mehr Kontrolle. Weil alles an einem Ort liegt, wissen Sie genau, wie Ihre Woche aussieht, wie ausgelastet jeder Mitarbeiter ist und welche Behandlungen am meisten einbringen. Entscheidungen zu Öffnungszeiten, Personal und Preisen treffen Sie auf Basis von Zahlen statt aus dem Bauch heraus.

Online-Termine: rund um die Uhr auf eigener Website und Google buchen

Die größte Veränderung durch Friseursoftware ist, dass Kunden außerhalb der Öffnungszeiten buchen können. Ein großer Teil aller Online-Buchungen geht ein, wenn der Salon geschlossen ist: abends auf dem Sofa, am Wochenende. Ohne Online-Buchung verpassen Sie diese Anfragen schlicht.

Auf Ihrer eigenen Website. Sie erhalten eine Buchungsseite, die Sie auf Ihrer Website oder in den sozialen Medien einbinden. Kunden wählen eine Behandlung, einen Mitarbeiter und eine Zeit, und der Termin erscheint direkt in Ihrem Kalender. Keine Doppelbuchungen, denn das System zeigt nur freie Zeiten an.

Auf Google. Mit Salonnare verbinden Sie Ihre Online-Buchung mit Ihrem Google-Profil, sodass Kunden, die Ihren Salon in Google Maps finden, sofort auf Termin buchen klicken können. So nutzen Sie den Verkehr, der ohnehin nach Ihrem Betrieb sucht.

Eigene Regeln festlegen. Sie legen fest, wie viele Stunden im Voraus gebucht werden darf, wie weit im Voraus und ob nur bestehende Kunden buchen dürfen. Buchungen bleiben also immer in Ihrem Rahmen. Sehen Sie sich alle Buchungsfunktionen an, um zu erfahren, was möglich ist.

Automatisierung: Erinnerungen, Wiederbuchungs-Impulse und Zeitgewinn

Automatisierung ist der Bereich, in dem sich die Software wirklich rechnet. Aufgaben, die Sie sonst von Hand erledigen - oder schlicht vergessen - laufen im Hintergrund weiter.

Terminerinnerungen. Einen Tag vor dem Termin erhält der Kunde automatisch eine Nachricht. Das reduziert vergessene Termine, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Wiederbuchungs-Impulse. Die Software kann Kunden, die länger nicht da waren, eine freundliche Nachricht schicken, um erneut zu buchen. So halten Sie Ihren Kalender mit bestehenden Kunden gefüllt, statt ständig neue gewinnen zu müssen.

Geburtstags- und Bewertungsnachrichten. Eine Geburtstagsmail mit einer kleinen Aufmerksamkeit oder eine Bitte um eine Bewertung nach dem Besuch - alles automatisiert. Diese kleinen Kontaktpunkte stärken die Kundenbindung, ohne Zeit zu kosten.

Zusammen sparen diese Automatisierungen einem Friseur schnell mehrere Stunden pro Woche - Stunden, die Sie am Stuhl mit Geldverdienen verbringen statt mit Verwaltung.

Kundenverwaltung und persönlicher Service

Eine der am meisten unterschätzten Funktionen von Friseursoftware ist die Kundenakte. Für einen Friseursalon ist die Behandlungshistorie Gold wert: welche Farbformel, welche Länge, welche Vorlieben.

Alles auf einer Kundenkarte. Zu jedem Kunden erfassen Sie Kontaktdaten, Terminverlauf und Notizen. Sie sehen auf einen Blick, wann jemand zuletzt da war und was gemacht wurde. Neue Mitarbeiter können einen Stammkunden nahtlos übernehmen.

Farbformeln und Vorlieben. Notieren Sie die genaue Formel der letzten Farbbehandlung, damit Sie sie beim nächsten Mal perfekt reproduzieren. Solche Details machen den Unterschied zwischen einem Salon, in dem sich der Kunde wie eine Nummer fühlt, und einem, in dem er sich gekannt fühlt.

Sensibler Umgang mit heiklen Informationen. Manche Kundendaten - Allergien gegen Farbmittel, Hauterkrankungen - sind sensibel. Salonnare bewahrt solche Gesundheitsnotizen in einem separaten, verschlüsselten Tresor auf, getrennt von den normalen Notizen, damit Sie die Datenschutzregeln einhalten. Mehr dazu weiter unten.

Warenwirtschaft und Retail/Backbar

Neben Terminen und Kunden verwaltet Friseursoftware oft auch Ihre Produkte. Ein Friseursalon arbeitet mit zwei Arten von Bestand: Retail-Produkte, die Kunden kaufen, und Backbar-Produkte, die Sie während der Behandlung verbrauchen - Farbpaste, Entwickler, Waschprodukte.

Automatisch erfasst. Ist Ihre Kasse mit dem Bestand verknüpft, sinkt der Bestand automatisch bei jedem Verkauf. Sie legen pro Produkt einen Mindestbestand fest und erhalten eine Meldung, wenn etwas zur Neige geht, sodass Ihnen mitten in der Behandlung nie wieder etwas ausgeht.

Warenwirtschaft ist ein Thema für sich. Wir gehen in unserem Artikel zur Salon-Warenwirtschaft tiefer darauf ein, inklusive des Unterschieds zwischen Retail und Backbar und wie Sie den Selbstkostenpreis einer Behandlung berechnen.

Marketing, Aktionen und Treue

Friseursoftware hilft Ihnen nicht nur, Ihren Salon zu führen, sondern auch, ihn wachsen zu lassen. Die Kundendaten, die Sie ohnehin pflegen, bilden die Basis für gezieltes Marketing.

Aktionen und Rabatte. Richten Sie zeitlich begrenzte Angebote ein - einen Rabatt an einem ruhigen Tag, einen Einführungspreis für eine neue Behandlung - und rechnen Sie sie direkt an der Kasse ab.

Treue. Mit einer digitalen Stempelkarte oder einem Punktesystem belohnen Sie wiederkehrende Kunden. Studien zeigen immer wieder, dass es günstiger ist, einen bestehenden Kunden zu halten, als einen neuen zu gewinnen, und ein Treueprogramm macht diesen Unterschied greifbar.

Gutscheine. Verkaufen Sie digitale Gutscheine, die Kunden online oder im Salon einlösen - eine zusätzliche Einnahmequelle, gerade rund um die Feiertage.

Weil alles am selben Kundenstamm hängt, wissen Sie genau, wen Sie mit welcher Aktion erreichen.

Auswertungen und Salonverwaltung

Was Sie nicht messen, können Sie nicht verbessern. Friseursoftware sammelt automatisch die Zahlen, die Sie für fundierte Entscheidungen brauchen.

Umsatz und Auslastung. Sehen Sie pro Tag, Woche oder Monat, wie viel Sie umsetzen, wie voll Ihr Kalender ist und wie viel jeder Mitarbeiter beiträgt. So erkennen Sie ruhige Zeiten und können dort Aktionen ansetzen.

Beliebte Behandlungen. Finden Sie heraus, welche Behandlungen am häufigsten gebucht werden und welche am meisten einbringen. Das hilft bei der Gestaltung Ihres Angebots und Ihrer Preise.

Rechte pro Mitarbeiter. In einem Salon mit mehreren Friseuren wollen Sie nicht, dass jeder alle Zahlen sieht. Mit Salonnare legen Sie pro Mitarbeiter fest, was er sehen und tun darf (RBAC): Ein Junior sieht seinen eigenen Kalender, der Inhaber sieht alles.

Sicherheit, Datenschutz und DSGVO

Als Friseur verarbeiten Sie personenbezogene Daten: Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und manchmal sensible Informationen wie Allergien. Die DSGVO verpflichtet Sie, damit sorgfältig umzugehen, und Ihre Software sollte Sie dabei unterstützen statt behindern.

Verschlüsselte Gesundheitsnotizen. Salonnare bewahrt besondere Gesundheitsdaten - Allergien gegen Farbmittel, Hauterkrankungen - in einem separaten, verschlüsselten Tresor auf, getrennt von den normalen Kundennotizen. So behandeln Sie diese sensible Kategorie so, wie es die DSGVO verlangt.

Daten in der EU. Die Daten Ihrer Kunden werden innerhalb der Europäischen Union gespeichert, nicht auf Server außerhalb Europas geleitet. Für einen europäischen Friseursalon ist das ein wichtiger Ausgangspunkt.

Sicheres Anmelden. Sie melden sich mit einem Passwort oder über Ihr bestehendes Konto bei Google, Microsoft, Apple oder Facebook an (SSO), sodass Sie sich kein zusätzliches Passwort merken müssen und sich dennoch sicher anmelden.

Worauf sollten Sie bei der Wahl von Friseursoftware achten?

Nicht jedes Paket passt zu jedem Salon. Diese Punkte helfen Ihnen bei einer durchdachten Wahl.

1 - Preismodell. Achten Sie darauf, wie abgerechnet wird. Manche Anbieter nehmen einen Prozentsatz pro Online-Buchung, was mit dem Wachstum stark steigt. Salonnare arbeitet mit einem festen Monatspreis ohne Provision pro Buchung, sodass Sie im Voraus wissen, was Sie zahlen.

2 - Kostenlos starten können. Ein kostenloser Tarif lässt Sie die Software risikofrei testen. Salonnare Free ist dauerhaft kostenlos: 0 Euro für 1 Mitarbeiter und 50 Buchungen pro Monat. Wachsen können Sie später zu Starter (29 Euro) oder Pro (59 Euro) pro Monat.

3 - Eigenes Auszahlungskonto. Prüfen Sie, ob Zahlungen direkt auf Ihr eigenes Konto gehen. Salonnare unterstützt iDEAL/Mollie und Stripe, wobei das Geld auf Ihrem Konto eingeht statt zuerst beim Softwareanbieter.

4 - Mehrsprachigkeit. Arbeiten Sie mit einem vielfältigen Kundenstamm oder Team? Salonnare ist in fünf Sprachen verfügbar (Niederländisch, Englisch, Deutsch, Französisch und Spanisch).

5 - Online-Buchung inklusive. Prüfen Sie, ob die Online-Buchung auf Ihrer Website und bei Google standardmäßig dabei ist, ohne Aufpreis.

6 - Bedienkomfort. Die beste Software ist die, die Ihr Team tatsächlich nutzt. Eine kostenlose Testphase zeigt Ihnen, ob sie in der Praxis angenehm läuft.

Fazit

Friseursoftware ist kein Luxus mehr, sondern das Rückgrat eines modernen, effizienten Friseursalons. Sie nimmt Ihnen Verwaltung ab, lässt Kunden rund um die Uhr online buchen, senkt No-Shows durch automatische Erinnerungen und gibt Ihnen über Auswertungen den Überblick über Ihren Betrieb. Für den Friseur bedeutet das weniger Aufwand und mehr Zeit - und Aufmerksamkeit - für den Kunden im Stuhl.

Salonnare bündelt Online-Buchung, Kasse, Kundenverwaltung, Automatisierung, Warenwirtschaft und Marketing in einem Paket, mit festem Monatspreis ohne Provision, Zahlungen auf Ihr eigenes Konto, Datenspeicherung in der EU und einem verschlüsselten Tresor für sensible Daten. Sie starten risikofrei im dauerhaft kostenlosen Tarif.

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Häufig gestellte Fragen