Salon-Warenwirtschaft: Retail, Backbar und Bestellungen ohne Tabelle im Griff

Ein Salon hat in der Regel zwei Arten von Produkten im Regal: Produkte, die Kunden kaufen und mitnehmen (Retail), und Produkte, die hinter den Kulissen während der Behandlungen verbraucht werden - Farbpaste, Entwickler, Waschemulsionen, Wachs (Backbar oder Verbrauchsmaterial). Diese beiden Ströme erfordern eine unterschiedliche Art der Erfassung, landen in den meisten Salons aber im selben Heft oder derselben Tabelle - oder gar nirgendwo. Die Folge ist absehbar: Du bestellst erst, wenn etwas aufgebraucht ist, nicht wenn der Bestand niedrig wird. Einkaufsentscheidungen fallen aus dem Bauch heraus statt anhand des tatsächlichen Stands. Die Marge auf Retail-Produkte ist unklar, weil Einkaufs- und Verkaufspreise nicht erfasst werden. Und der echte Selbstkostenpreis einer Farbbehandlung ist unbekannt, denn wie viel Farbpaste pro Kunde verbraucht wird, schreibt niemand auf. Dieser Artikel beschreibt, wie du Salon-Warenwirtschaft Schritt für Schritt aufsetzt, welche Anzeichen darauf hindeuten, dass das aktuelle System klemmt, und wie Software diesen Aufwand auf eine Routine reduziert.

Zwei Arten von Produkten, zwei Arten der Erfassung

Das größte Missverständnis in der Salon-Warenwirtschaft ist, dass alle Produkte gleich erfasst werden. Retail-Produkte und Backbar-Produkte stellen unterschiedliche Anforderungen an deine Erfassung, und diese Verwechslung kostet Geld. **Retail-Produkte** sind Produkte, die du an Kunden weiterverkaufst: Shampoo, Conditioner, Stylingprodukte, Nagellack, Aftershave. Bei Retail geht es um Marge: Wofür kaufst du ein, wofür verkaufst du weiter, und wie viel Gewinn macht jeder Verkauf? Ohne diese beiden Preise - Einkaufspreis und Verkaufspreis - pro Produkt erfasst, weißt du nicht, welche Produkte tatsächlich Ertrag bringen und welche nur Platz im Regal beanspruchen. Bei Retail zählt jeder Verkauf als Bestandsbewegung. Wenn du die Kasse mit deinem Bestand verknüpfst, wird der Stand automatisch aktualisiert, sobald ein Kunde eine Flasche Shampoo mitnimmt. So siehst du immer, was noch im Regal steht, ohne zählen zu müssen. Retail-Produkte an der Kasse abrechnen **Backbar-Produkte** funktionieren anders. Diese verkaufst du nicht, sondern verbrauchst sie während der Behandlungen: Farbprodukte, Entwickler, Haarmasken, Waschprodukte. Hier geht es nicht um den Verkaufspreis, sondern um den Selbstkostenpreis pro Behandlung. Wie viel Gramm Farbpaste verbraucht eine durchschnittliche Farbbehandlung? Was kostet das pro Behandlung, und wie verhält sich das zu dem, was du für die Behandlung berechnest? Diese Selbstkostenberechnung ist unmöglich, wenn du den Backbar-Verbrauch nicht erfasst. Salons, die Farbpaste pro Tube verrechnen und keine Ahnung haben, wie viele Tuben pro Monat durchgehen, können nicht beurteilen, ob ihre Farbbehandlungen rentabel sind. Genau deshalb ist die Unterscheidung zwischen Retail und Backbar nicht nur administrativ, sondern wirkt sich direkt auf die Entscheidung aus, ob du deine Preise anpassen musst.

Sieben Anzeichen, dass deine Warenwirtschaft Verbesserung braucht

Schlechte Bestandserfassung fällt nicht immer sofort auf - der Schaden ist diffus und baut sich langsam auf. Das sind die sieben häufigsten Anzeichen. **1 - Du entdeckst zu spät, dass ein Produkt aufgebraucht ist.** Das Erkennbarste: Ein Kunde steht bereit und das Produkt, das du brauchst, ist leer. Ohne eine Niedrigbestand-Warnung erfährst du das erst, wenn die Flasche leer ist, nicht wenn sie fast leer ist. **2 - Du bestellst zu viel, weil du nicht weißt, was noch da ist.** Du siehst ein leeres Regal und bestellst fünf Flaschen, aber drei lagen noch hinter anderen Kartons versteckt. Überbestellung ist die teuerste Variante schlechter Erfassung: gebundenes Kapital, das monatelang im Regal altert. **3 - Du weißt nicht, welche Retail-Produkte Gewinn bringen.** Wenn du nur einen Verkaufspreis erfasst, aber nicht den Einkaufspreis, kannst du nicht berechnen, was jeder Produktverkauf beiträgt. Produkte mit niedriger Marge kosten dich Verkaufskapazität, die du besser für höhere Margen einsetzen könntest. **4 - Lieferantenrechnungen kommen als Überraschung.** Wenn Bestellungen nicht in einem System erfasst, sondern mündlich oder per loser Nachrichten weitergegeben werden, weißt du nicht, was unterwegs ist. Rechnungen bei Lieferung stimmen nicht mit dem überein, was du bestellt zu haben glaubtest. **5 - Du hast keinen Einblick in den Verbrauch pro Behandlung.** Ohne Backbar-Erfassung weißt du nur, was du eingekauft hast und was im Regal steht - nicht, was dazwischen verbraucht wurde und wofür. Das macht eine faire Selbstkostenberechnung unmöglich. **6 - Alt und neu vermischen sich.** Ohne klare Kategorisierung und Standortverwaltung stehen Produkte aus verschiedenen Chargen durcheinander. Bei Farbprodukten mit Haltbarkeitsdatum führt das zu Verschwendung. **7 - Du zählst jede Woche manuell.** Wenn eine wöchentliche Zählung nötig ist, um ein einigermaßen aktuelles Bild zu haben, ist das ein Zeichen, dass die Erfassung zwischendurch nicht stimmt. Ein guter digitaler Bestand ist immer aktuell, weil jede Bewegung sofort eingetragen wird.

Warenwirtschaft aufsetzen: sechs konkrete Schritte

**Schritt 1 - Erstelle eine vollständige Produktliste.** Beginne mit einer Nullmessung: Zähle alle Produkte, die du im Salon hast, gib jedem Produkt einen Namen und notiere die aktuelle Menge. Das ist der Anfangsbestand deines digitalen Lagers. Das kostet einmalig Zeit - ein bis zwei Stunden für einen durchschnittlichen Salon - ist aber die Basis für alles Weitere. **Schritt 2 - Lege pro Produkt den Typ fest: Retail, Backbar oder beides.** Retail-Produkte erhalten einen Verkaufspreis und einen Einkaufspreis. Backbar-Produkte erhalten nur einen Einkaufspreis und werden pro verbrauchte Menge erfasst. Manche Produkte fallen in beide Kategorien: ein Shampoo, das du verkaufst, aber auch beim Waschen verwendest. **Schritt 3 - Gruppiere Produkte in Kategorien.** Kategorisieren schafft Überblick: Färbung, Retail-Haarpflege, Nägel, Waschprodukte, Hilfsmaterial. Ohne Kategorisierung wird eine Liste mit Dutzenden Produkten schnell unübersichtlich. Wähle Kategorien, die dazu passen, wie du selbst über die Regale denkst. **Schritt 4 - Stelle eine Mindestschwelle pro Produkt ein.** Lege pro Produkt fest, unter welchen Stand du nicht fallen willst, bevor du nachbestellst. Diese Schwelle ist je Produkt unterschiedlich: Für ein schnell verbrauchtes Backbar-Produkt stellst du eine höhere Schwelle ein, damit du rechtzeitig bestellen kannst; für einen langsam laufenden Retail-Artikel reicht eine Flasche in Reserve. Die Schwelle löst eine Warnung aus, sobald der Bestand darunter fällt. **Schritt 5 - Erfasse jede Bewegung sofort.** Warenwirtschaft funktioniert nur, wenn jede Veränderung - ein Verkauf, eine erhaltene Lieferung, ein Behandlungsverbrauch, eine Korrektur nach dem Zählen - sofort eingetragen wird. Die Versuchung ist, das fürs Tagesende aufzuheben, aber genau da entsteht der Rückstand. Eine schnelle Eingabe im Moment selbst kostet weniger Mühe, als sich zurückzuerinnern, was an dem Tag alles verbraucht wurde. **Schritt 6 - Bewerte monatlich die Abweichungen.** Vergleiche monatlich den theoretischen Bestand (Anfangsbestand + Erhalten - Verkäufe - Verbrauch) mit dem tatsächlich gezählten Stand. Abweichungen deuten auf nicht erfassten Verbrauch, Bruch oder Diebstahl hin. Diese Auswertung kostet eine halbe Stunde, gibt dir aber Einblick, wo die Erfassung noch leckt.

Wie Salonnare die Warenwirtschaft in den Arbeitstag integriert

Warenwirtschaft funktioniert nur, wenn sie niederschwellig ist: ein zusätzlicher Klick, kein separates System, das du nebenbei pflegen musst. In Salonnare ist das Warenwirtschafts-Modul Teil des täglichen Arbeitsablaufs statt ein separates Verwaltungspaket. Bestandsübersicht in Salonnare **Retail und Backbar in einer Übersicht.** Pro Produkt stellst du ein, ob es Retail, Backbar oder beides ist. Retail-Produkte erscheinen automatisch als verkäufliche Artikel in der Kasse, wenn du eine Abrechnung erstellst. Backbar-Produkte werden als Verbrauchsartikel erfasst und erscheinen nicht in der Verkaufsliste. So hast du eine Produktdatenbank, aber die beiden Ströme werden unterschiedlich verarbeitet. **Niedrigbestand-Warnungen.** Pro Produkt stellst du eine Mindestschwelle ein. Sobald der aktuelle Bestand unter diese Schwelle fällt - durch einen Verkauf, eine Verbrauchserfassung oder eine manuelle Korrektur - erscheint eine Warnung im Benachrichtigungscenter deines Salons. So musst du nie mehr manuell die Regale abgehen, um zu prüfen, ob etwas leer ist; das System meldet das für dich. **Transaktionshistorie pro Produkt.** Jede Bestandsbewegung wird protokolliert: wer die Bewegung vorgenommen hat, zu welchem Zeitpunkt, mit welchem Grund und mit welchem Delta (plus oder minus). Diese Historie ist pro Produkt einsehbar, sodass du nachvollziehen kannst, wann ein bestimmtes Produkt angepasst wurde und warum. Bei Abweichungen zwischen Zählung und System kannst du die Bewegungen nachschlagen, statt erneut raten zu müssen. **Lieferantenverwaltung und Bestellungen.** Lieferanten erfasst du einmalig mit Kontaktdaten und Website. Wenn du etwas bestellen willst, erstellst du eine Bestellung pro Lieferant - mit Produkten, Mengen und einem erwarteten Liefertermin. Sobald die Lieferung eintrifft und du die Bestellung als erhalten markierst, werden die Mengen automatisch zum Bestand addiert. So hast du immer eine Verknüpfung zwischen dem, was du bestellt hast, was unterwegs ist und was im Regal steht. **Verbrauchsbuchungen für Backbar.** Für Backbar-Produkte kannst du Verbrauchsbuchungen anlegen: eine Erfassung, welche Produkte in welchen Mengen bei einer Behandlung oder an einem bestimmten Tag verbraucht wurden. So baust du über die Zeit ein Bild des tatsächlichen Verbrauchs pro Behandlungstyp auf, was die Basis für eine faire Selbstkostenberechnung ist. Das Ergebnis ist ein Bestand, der ohne wöchentliches Zählen aktuell bleibt, ein Einkaufsprozess, der auf Daten statt Bauchgefühl läuft, und Einblick in den Selbstkostenpreis deiner Behandlungen.

Veelgestelde vragen

Welchen Unterschied macht es, ob ich Retail und Backbar getrennt erfasse?

Retail bestimmt deine Marge pro Produktverkauf: Wenn du nicht weißt, was du für ein Produkt bezahlt hast, kannst du nicht beurteilen, ob der Verkaufspreis stimmt und ob das Produkt den Regalplatz wert ist. Backbar bestimmt deinen Selbstkostenpreis pro Behandlung: Ohne zu wissen, wie viel Farbprodukt pro Behandlung draufgeht, kannst du nicht prüfen, ob deine Preise den Einkauf decken. Zusammen geben sie dir Einblick, welche Produkte und Behandlungen rentabel sind - Informationen, die du nicht hast, wenn beide Ströme durcheinanderlaufen.

Brauche ich spezielle Hardware für die Salon-Warenwirtschaft?

Nein. Die Warenwirtschaft in Salonnare läuft vollständig über das browserbasierte Dashboard, ohne Barcodescanner oder spezielle Hardware. Du gibst Bewegungen manuell über das System auf deinem Tablet oder Computer hinter der Theke ein. Produkte haben ein optionales EAN-Barcodefeld, das du zur Referenz ausfüllen kannst, aber Scannen ist keine Voraussetzung für den Basisablauf. Das hält die Schwelle niedrig: Du startest sofort, ohne zusätzliche Geräte anzuschaffen.

Wie verarbeite ich Produktverbrauch während einer Behandlung?

Für Backbar-Produkte verwendest du Verbrauchsbuchungen: Du erstellst eine Verbrauchserfassung mit den Produkten und Mengen, die bei einer oder mehreren Behandlungen verbraucht wurden. Diese Erfassung zieht die Mengen vom Bestand ab und hält fest, wann der Verbrauch stattgefunden hat. Über die Zeit ergibt das einen durchschnittlichen Verbrauch pro Behandlungstyp, mit dem du berechnen kannst, was eine Behandlung an Materialkosten zusätzlich zu den Arbeitskosten kostet.

Wie starte ich mit Salonnare, wenn ich jetzt alles manuell erfasse?

Du beginnst mit einer Nullmessung: Zähle alle Produkte, gib sie als Produktdefinition mit Name, Kategorie, Typ (Retail oder Backbar), Einkaufs- und Verkaufspreis sowie dem aktuellen Bestand ein. Das ist der Anfangsbestand. Danach gibst du jede Bewegung sofort über das Dashboard ein. Für bestehende Kundendaten steht ein CSV-Import bereit. Erstelle ein kostenloses Konto über [/free](/free) und richte den Produktkatalog in der ersten Woche ein - danach hält sich das System selbst aktuell.