Vorteile eines digitalen Kassensystems: was sich pro Handgriff in deinem Salon ändert

Zähl Handgriffe, nicht Funktionen

Ein Point of Sale ist wörtlich der Punkt, an dem ein Verkauf abgeschlossen wird. In einem Salon ist das mehr als einen Betrag einzutippen: Du schaust nach, was die Kundin hatte, rechnest eventuell ein Produkt mit ab, wählst die Zahlungsart und sorgst dafür, dass der Verkauf später auffindbar ist. Mit einer einfachen Kasse oder nur einem Kartenterminal erledigst du einen Teil davon von Hand.

Die ehrlichste Art, die Vorteile eines digitalen Kassensystems zu beurteilen, ist deshalb Zählen. Nimm einen gewöhnlichen Dienstag und mach jedes Mal einen Strich, wenn du etwas abtippst, in einem Heft nachschlägst oder später noch klären musst. Diese Striche sind das, was eine digitale Kasse wegnehmen kann. Was übrig bleibt, bleibt einfach Arbeit.

Unten gehen wir sechs Momente durch. Bei jedem steht, was von Hand passiert und was eine Kasse, die mit deinem Kalender verbunden ist, anders macht. Willst du zuerst wissen, wie du ein System auswählst, lies den Ratgeber zur Wahl eines Kassensystems.

1. Der Beleg beginnt beim Termin

Mit einer einfachen Kasse beginnt jeder Beleg leer. Du schaust im Kalender, was die Kundin hatte, suchst den Preis heraus und tippst den Betrag ein. Bei einer kombinierten Behandlung oder einem zusätzlichen Produkt ist genau das der Moment, in dem etwas vergessen oder doppelt eingetippt wird.

In Salonnare öffnest du die Kasse direkt aus dem Termin. Die Behandlungen dieses Termins stehen dann schon auf dem Beleg, mit dem Preis aus deiner Leistungsliste, und der Beleg hängt an dieser Kundin und diesem Besuch. Du fügst nur noch hinzu, was dazukam, etwa ein Shampoo für zu Hause.

Doppeltes Abrechnen fällt auf. Setzt du eine Behandlung einzeln auf den Beleg, die schon im Termin enthalten ist, fragt die Kasse, ob du sie wirklich zweimal abrechnen willst. Das klingt klein, aber mit einer einfachen Kasse merkst du diesen Fehler erst, wenn die Kundin zu Hause ihren Kontoauszug liest.

2. MwSt. und Wechselgeld rechnet die Kasse aus

Behandlungen und Produkte können unterschiedliche Mehrwertsteuersätze haben. Von Hand heißt das eine Rechnung oder eine Schätzung am Quartalsende. Eine digitale Kasse setzt den Satz pro Zeile auf den Beleg und summiert ihn pro Satz, sodass Beleg und Buchhaltung dasselbe sagen. Wie ein MwSt.-sicherer Beleg aussieht und wie lange du ihn aufbewahrst, liest du im Artikel über ein MwSt.-sicheres Abrechnungssystem.

Bargeld wird auf 5 Cent gerundet. Die Kasse rechnet den gerundeten Betrag selbst aus, du musst also nicht bei jeder Barzahlung über die Differenz nachdenken.

Der Beleg kann per E-Mail an die Kundin gehen. Keine Bonrolle, die ausgeht, und die Kundin findet ihn wieder, wenn sie ein Produkt umtauschen möchte.

3. Einen Fehler korrigierst du mit einer Gutschrift, nicht mit dem Radiergummi

Einen falsch eingetippten Betrag in einem Heft streichst du durch. Das klappt, bis das Steuerbüro fragt, warum der Tagesumsatz nicht zu den Kartenzahlungen passt. In einer digitalen Kasse bleibt ein bezahlter Beleg stehen. Muss Geld zurück, erstellst du daneben eine Gutschrift mit negativen Zeilen. So siehst du beides: was zuerst verkauft und was später zurückgegeben wurde, und der Umsatz eines bereits abgeschlossenen Zeitraums verschiebt sich nicht nachträglich.

Eine Zahlung ohne Beleg fällt auf. Kommt über Mollie oder Stripe eine Zahlung herein, die zu keinem Beleg gehört, meldet Salonnare das, damit du sie dem richtigen Beleg zuordnen kannst. Mit nur einem Kartenterminal entdeckst du so eine Lücke erst beim Zählen.

In der Belegübersicht filterst du nach Datum, Zahlungsart und Status (bezahlt, offen, erstattet oder Gutschrift). Die Frage "Hat Frau Jansen das Serum letzten Monat eigentlich bezahlt?" beantwortest du mit ein paar Klicks.

4. Der Lagerbestand läuft mit

Verkaufst du Produkte, ist der Bestand das zweite Heft neben der Kasse. Jeder Verkauf muss dort zusätzlich abgehakt werden, und an einem vollen Samstag passiert das einfach nicht.

Mit der Lagerverwaltung (ab dem Starter-Paket) bucht ein Verkauf an der Kasse das Produkt sofort aus. Würde ein Verkauf den Bestand unter null bringen, warnt die Kasse, und bei niedrigem Bestand bekommst du eine Meldung in der App. Das Regal zu zählen bleibt nötig, aber du zählst zur Kontrolle und nicht zum Nachtragen. Wie du das einrichtest, steht im Artikel über eine Kasse mit Lagerverwaltung.

5. Wer an der Kasse was darf

Arbeitest du mit mehreren Leuten, willst du nicht, dass jede Person Belege erstatten kann. Mit einer einfachen Kasse löst du das mit Vertrauen oder einem Schlüssel. In Salonnare legst du pro Mitarbeiterin fest, ob jemand die Kasse nur ansehen oder auch bearbeiten darf. So kann eine Kollegin abkassieren, während Erstattungen und Korrekturen bei dir bleiben.

Weil ein Beleg aus dem Kalender an der Kundin und dem Besuch hängt, findest du ihn später auch über diese Kundin wieder. Das ist kein Misstrauen, es macht eine Frage zu einem Beleg einfach schnell beantwortbar.

6. Den Tag abschließen und das Steuerbüro versorgen

Am Ende des Tages zählst du bei einer einfachen Kasse die Schublade, addierst die Kartenbelege und schreibst die Summe auf. Beim Steuerbüro beginnt das Abtippen dann von vorn.

Mit den Berichten (ab Starter) siehst du den Tagesbericht mit dem Umsatz pro Mitarbeiterin und pro Zahlungsart, Trinkgeld separat. Der Buchhaltungsexport erstellt Dateien für Moneybird, e-Boekhouden und Exact Online. Das ist ein Export und keine Live-Verbindung: Du überträgst die Daten und verarbeitest sie in deinem Buchhaltungsprogramm weiter. Wie du den Tag Schritt für Schritt abschließt, liest du im Artikel über den Tagesabschluss an der Kasse.

Was eine digitale Kasse nicht für dich erledigt

Ein ehrliches Bild gehört dazu. Eine digitale Kasse zählt deine Bargeldschublade nicht: Das Geld zu zählen und mit dem Barumsatz zu vergleichen, bleibt ein Handgriff, den du selbst machst. In Salonnare gibt es auch keine eigene Funktion für einen Anfangsbestand oder eine Kassensitzung, also notierst du dein Wechselgeld zu Tagesbeginn einfach selbst.

Die Kasse ersetzt auch deine Buchhaltung nicht. Sie liefert saubere, vollständige Daten, aber Steuererklärung und Jahresabschluss erstellst du oder dein Steuerbüro in einem Buchhaltungsprogramm.

Und Software löst keine unklaren Absprachen. Vereinbare mit deinem Team, wann ein Beleg abgeschlossen wird und wer erstattet. Die Kasse macht diese Absprachen danach leicht nachvollziehbar.

Was es kostet und wie du es eine Woche testest

Bar- und Kartenzahlungen abrechnen ist schon im kostenlosen Plan von Salonnare enthalten: Free kostet €0 pro Monat, für 1 Mitarbeiterin und 50 Termine pro Monat. Starter kostet €29 pro Monat und bringt unter anderem Lagerverwaltung, Berichte, den Buchhaltungsexport und Online-Zahlungen. Pro kostet €59 pro Monat. Auf jede Online- oder Kartenzahlung fällt eine Transaktionsgebühr von 0,5% an, mindestens €0,30. Die Marktplatz-Provision auf Neukundinnen beträgt €0. Zahlungen über Mollie oder Stripe landen auf deinem eigenen Konto. Alle Pakete findest du auf der Preisseite.

So testest du es. Trag in Woche eins deine Leistungsliste mit Preisen und MwSt.-Satz ein und rechne einen ganzen Tag lang jeden Termin aus dem Kalender ab. Leg deine Strichliste vom Anfang daneben. Zähl am Ende der Woche, wie viele Striche übrig sind und wo sie stehen. Das sagt mehr als jede Funktionsliste. Mehr zur Kasse liest du auf der Seite zum Kassensystem von Salonnare.

Bereit zum Zählen? Starte kostenlos mit Salonnare und rechne deinen ersten Termin aus deinem Kalender ab.

Häufige Fragen