Salon-Software für selbstständige Friseure: Verwaltung ohne Abendarbeit
Deine letzte Kundin ist raus, die Pinsel sind sauber, und dann beginnt der zweite Teil deines Tages: Belege zählen, Nachrichten beantworten und die Lücke von heute Mittag verarbeiten, als jemand nicht aufgetaucht ist. Als selbstständiger Friseur bist du Kalender, Kasse und Buchhaltung in einer Person. In diesem Artikel geht es nicht um mehr Disziplin, sondern um Timing: Welche Verwaltung entsteht in welchem Moment, und welchen Teil davon deine Salon-Software genau dort schon abfangen kann.
Warum die Verwaltung erst am Abend an die Reihe kommt
Für die meisten selbstständigen Friseure ist Verwaltung keine Frage des Wollens. Es ist eine Frage des Könnens, genau in dem Moment, in dem sie entsteht. Eine Kundin will verschieben, während du föhnst. Jemand zahlt bar, während der Nächste schon hereinkommt. Eine Farbformel ändert sich mitten in der Behandlung. Jeder dieser Momente erzeugt ein Stück betriebliche Verwaltung, und jeder fällt in eine Zeit, in der du keine Hand frei hast.
Also schiebst du es weiter. Auf das Ende des Tages, auf den Sonntagabend, auf die Woche vor der Voranmeldung. Ärgerlich daran ist nicht, dass es gar nicht passiert, sondern dass es dann doppelt so lange dauert: Du musst dich erst erinnern, was passiert ist, bevor du es erfassen kannst.
Genau diese Lücke schließt Salon-Software für selbstständige Friseure. Nicht, indem sie deine Verwaltung schneller macht, sondern indem sie sie im Moment selbst entstehen lässt, während du einfach weiterarbeitest.
Die Verwaltung eines selbstständigen Friseurs läuft in drei Geschwindigkeiten
Es hilft, die Verwaltung nicht als einen Stapel zu sehen, sondern als drei Rhythmen, die getrennt laufen. Wer sich mit der Führung kleiner Unternehmen beschäftigt, landet immer bei derselben Aufteilung: was täglich erfasst werden muss, was wöchentlich vorausgeplant wird und was pro Quartal abgerechnet wird.
- Jeden Tag: der Termin, der gebucht oder verschoben wird, die Zahlung, die hereinkommt, die Farbformel und die verwendeten Produkte. - Jede Woche: dein Kalender für die kommenden Wochen, die Erinnerungen, die rausgehen müssen, dein Lagerbestand und die Kundinnen, die länger nicht da waren. - Jedes Quartal: dein Umsatz nach Steuersatz getrennt, deine Kosten und die Übergabe an deinen Steuerberater.
Nur die erste Zeile ist wirklich zeitkritisch. Erfasst du sie im Moment selbst, wird die wöchentliche Runde zum Draufschauen und die Quartalsrunde zum Exportieren. Lässt du die erste Zeile aus, musst du sie später rekonstruieren. Genau dort gehen die Abende hin.
Mach deinen Kalender zum Startpunkt der Verwaltung
Der größte Teil der Friseurverwaltung beginnt mit einem Termin. Solange der nur im Kopf, in einer Nachricht oder auf einem Zettel steht, musst du ihn danach noch irgendwohin übertragen. Steht er direkt in deiner Terminverwaltung, entfällt dieser Schritt.
Stell deine Buchungen online und die Kundin erledigt die Eingabe selbst. Sie wählt eine Leistung, sieht, welche Zeiten frei sind, und bucht am Sonntagabend, während du gar nichts tust. Damit bist du auch erreichbar, wenn du gerade die Hände im Haar hast, und das ist für ein Einzelunternehmen der Unterschied zwischen einem verpassten und einem gebuchten Termin. Gebucht wird über deine eigene Website und über deinen Google-Eintrag.
Ab diesem Punkt läuft der Rest mit:
- Die Bestätigung geht sofort raus, mit Datum, Uhrzeit, Leistung und Preis. Das spart eine Nachricht hin und eine zurück. - Eine [automatische Erinnerung](https://salonnare.com/de/features/automatische-erinnerungen) per E-Mail oder WhatsApp, einen Tag vorher, fängt die Kundinnen ab, die es schlicht vergessen hatten. Bei No-Shows ist das mit Abstand die größte Gruppe. - Eine Anzahlung bei der Buchung hält den Rest auf. Sie läuft über iDEAL oder Karte, über Mollie oder Stripe, direkt auf dein eigenes Konto. Es geht keine Provision pro Buchung an deinen Softwareanbieter.
Setz diese Anzahlung nicht standardmäßig auf alles. Für einen selbstständigen Friseur funktioniert es besser, sie nur bei langen Behandlungen und bei neuen Kundinnen zu verlangen und die Stornofrist deutlich in die Bestätigung zu schreiben. Wer vorher weiß, woran er ist, sagt früher ab, und eine rechtzeitige Absage ist keine Lücke, sondern ein Platz, den du noch füllen kannst.
Mit dem richtigen Steuersatz abrechnen, direkt am Beleg
Der zweite Moment, in dem Verwaltung entsteht, ist das Abrechnen. Machst du das mit einer losen Kassenschublade oder per Zahlungslink, hast du am Quartalsende einen Stapel Beträge, der noch aufgeteilt werden muss.
Rechnest du in einem Kassensystem ab, das an deinem Kalender hängt, ist diese Aufteilung schon passiert. Die Sätze unterscheiden sich pro Land: In den Niederlanden fallen Friseurleistungen wie Schneiden, Färben und Föhnen unter den ermäßigten Satz von 9 Prozent, verkaufte Produkte unter 21 Prozent. Du stellst den für dich geltenden Satz einmal pro Leistung und pro Produkt ein, danach stimmt jeder Beleg.
Verkaufst du ein Shampoo oder ein Stylingprodukt, geht es sofort von deinem Lagerbestand ab. Du siehst, dass du nachbestellen musst, bevor das Regal leer ist, und weißt am Quartalsende, was tatsächlich verkauft wurde, ohne von Hand zu zählen.
Worauf du bei der Wahl einer solchen Kasse achten solltest, steht ausführlicher im Leitfaden über die Wahl eines Kassensystems für deinen Salon.
Von der Kasse zum Steuerberater: exportieren statt abtippen
Am Monats- oder Quartalsende willst du nur eines: alles auf einmal an deinen Steuerberater übergeben. Das geht mit einem Export aus deiner Kasse, einer Datei, die du in Moneybird oder e-Boekhouden einliest oder weiterleitest.
Achte auf den Unterschied, denn der wird oft größer dargestellt, als er ist: Das ist ein Export und keine Live-Anbindung, die selbst in deine Buchhaltung schreibt. Für einen selbstständigen Friseur mit einem einzigen Umsatzstrom reicht das in der Praxis genau aus, und es erspart dir den Abend, an dem du Belege abtippst.
Was du genau aufbewahren musst und wie lange, hängt nicht an deiner Software. Darauf geht der Artikel über was ein selbstständiger Friseur festhalten muss ausführlicher ein.
Kundendaten im Einzelunternehmen: worauf es wirklich ankommt
Als selbstständiger Friseur hältst du mehr fest als Namen und Termine. Eine Reaktion auf ein Färbemittel, eine Allergie, eine Schwangerschaft oder eine Kopfhauterkrankung sind Gesundheitsdaten und fallen unter Artikel 9 der DSGVO. Die gehören nicht in ein loses Notizfeld, nicht in einen Chatverlauf und nicht in ein Heft in der Schublade.
In Salonnare liegen diese Angaben in einem separat verschlüsselten Tresor, getrennt von den normalen Kundennotizen, mit eigener Zugriffsregelung und Protokoll. Deine Daten liegen auf Servern innerhalb der Europäischen Union.
Praktisch spart das auch Arbeit. Die letzte Farbformel, die verwendeten Produkte und die Notizen vom letzten Mal liegen vor dir, sobald die Kundin im Kalender steht, statt dass du alles erneut abfragen musst. Du meldest dich mit Google, Microsoft, Apple oder Facebook an und installierst die App auf dem Handy, damit du zwischen zwei Kundinnen etwas nachtragen kannst.
Was Salon-Software für selbstständige Friseure kostet
Für ein Einzelunternehmen zählt der Preis anders als für einen Salon mit fünf Stühlen. Einen festen Monatsbetrag kannst du einplanen; ein Prozentsatz pro Buchung bestraft genau die Wochen, die gut laufen.
Salonnare arbeitet mit drei festen Paketen. Free kostet 0 Euro pro Monat und ist für einen Mitarbeiter und 50 Buchungen pro Monat gedacht, inklusive Kalender, Kundenprofilen, Online-Buchung und Kasse. Starter kostet 29 Euro pro Monat und Pro 59 Euro pro Monat. Es gibt keine Provision pro Buchung, ein vollerer Kalender macht deine Software also nicht teurer.
Für viele selbstständige Friseure reicht dieser kostenlose Plan, um eine ganze Weile damit zu arbeiten. Wächst du über die 50 Buchungen pro Monat hinaus, wechselst du, ohne deine Kundendaten neu einzugeben.
Willst du Salonnare erst neben andere Pakete legen, nutze den Leitfaden zum Vergleichen von Salon-Software. Willst du einfach anfangen: leg ein kostenloses Konto an und schalte diese Woche als Erstes die Online-Buchung frei.
Schalte diese Woche eine Sache frei
Fang mit dem dauerhaft kostenlosen Plan für 0 Euro pro Monat an: lass Kundinnen selbst online buchen, lass Bestätigungen und Erinnerungen von allein rausgehen und schau, wie viel abends noch übrig bleibt. Keine Provision pro Buchung, kein Jahresvertrag.
Kostenlos startenHäufige Fragen zu Salon-Software für selbstständige Friseure
Welche Salon-Software passt zu einem selbstständigen Friseur, der gerade anfängt?
Fang mit dem an, was du täglich brauchst: Kalender, Online-Buchung und Kasse. Alles darüber ist etwas für später. Der kostenlose Plan von Salonnare kostet 0 Euro pro Monat und ist für einen Mitarbeiter und 50 Buchungen pro Monat gemacht, inklusive Kalender, Kundenprofilen, Online-Buchung und Kasse. So arbeitest du ohne Fixkosten und wechselst erst zu Starter für 29 Euro pro Monat, wenn dein Kalender darüber hinauswächst.
Wie richte ich die Mehrwertsteuer in meiner Kasse ein?
Du stellst den Satz einmal pro Leistung und pro Produkt ein, danach wird jeder Beleg korrekt aufgeteilt. Die Sätze unterscheiden sich pro Land. In den Niederlanden fallen Friseurleistungen zum Beispiel unter den ermäßigten Satz von 9 Prozent, über den Tresen verkaufte Produkte unter 21 Prozent. Welche Sätze für dein Land gelten, klärst du einmal mit deinem Steuerberater oder deinem Finanzamt und trägst sie danach ein.
Wie vermeide ich No-Shows, wenn ich allein arbeite?
Schalte zuerst die automatische Erinnerung ein, einen Tag vor dem Termin, per E-Mail oder WhatsApp. Die fängt die größte Gruppe ab: Kundinnen, die es schlicht vergessen hatten. Bleibt danach noch Ausfall übrig, verlange eine Anzahlung bei langen Behandlungen und bei neuen Kundinnen. Sie läuft über iDEAL oder Karte, über Mollie oder Stripe, und landet auf deinem eigenen Konto. Schreib die Stornofrist in die Bestätigung, dann wird früher abgesagt und du kannst die Stunde noch füllen.
Kann ich meine Salonverwaltung ohne Abtippen an den Steuerberater geben?
Ja. Du exportierst deine Verkaufsdaten aus der Kasse als Datei, die du in Moneybird oder e-Boekhouden einliest oder an deinen Steuerberater weiterleitest. Der Umsatz darin ist bereits nach Steuersatz getrennt, du musst die Belege also nicht erneut durchgehen. Es handelt sich um einen Export und nicht um eine Live-Anbindung, die selbst in deine Buchhaltung schreibt; für ein Einzelunternehmen reicht das in der Praxis.
Wo bewahre ich sensible Kundendaten wie Allergien auf?
Nicht in einem normalen Notizfeld und schon gar nicht in einem Chatverlauf. Angaben zu Allergien, Medikamenten, Schwangerschaft oder Kopfhauterkrankungen gelten als Gesundheitsdaten nach Artikel 9 der DSGVO und brauchen zusätzlichen Schutz. Salonnare bewahrt sie in einem separat verschlüsselten Tresor auf, getrennt von den normalen Kundennotizen und mit eigener Zugriffsregelung, auf Servern innerhalb der Europäischen Union.