Online-Buchungstool für Friseure: die Grenzen, die Ruhe bringen, ohne Umsatz zu kosten

Rund um die Uhr buchbar ist eine Einstellung, kein Versprechen

Ein erheblicher Teil der Termine entsteht außerhalb der Öffnungszeiten. Kundinnen und Kunden greifen zum Handy, wenn es ihnen passt, und das ist selten zwischen neun und sechs. Wer nur telefonisch erreichbar ist, verpasst diese Momente oder ruft später zurück, mit allem Hin und Her, das dazugehört. Mit diesem Argument wird nahezu jede Terminplanungssoftware verkauft, und dagegen lässt sich wenig sagen.

Es ist allerdings nur die halbe Geschichte. Den Kalender zu öffnen ist ein Knopf. Den Kalender so zu öffnen, dass er nicht deine Arbeitswoche übernimmt, ist eine Reihe von Einstellungen. Ohne sie bekommst du genau das, wonach du gefragt hast: Jede Lücke ist buchbar, auch die Lücke, die du zum Aufräumen, für die Mittagspause oder zum Ausspülen der vorherigen Kundin gebraucht hättest.

Dazu kommt: Ein zu offener Kalender stört nicht nur deinen Tag, sondern auch das Kundenerlebnis. Wenn du ab zehn Uhr hinterherhinkst, merkt das jede Kundin danach. Die Ruhe, die du gesucht hast, verschwindet dann auf beiden Seiten des Stuhls. Der Rest dieses Artikels handelt deshalb nicht vom Einschalten, sondern vom Begrenzen.

Die vier Grenzen, die deinen Kalender ruhig halten

Fast jedes Buchungstool hat dieselben vier Stellschrauben. Selten werden alle vier bewusst gesetzt, und genau dort liegt der Unterschied zwischen einem Kalender, der stimmt, und einem Kalender, den du jede Woche reparierst.

Behandlungsdauer und Einwirkzeit. Die Dauer, die im System steht, ist die Dauer, die gebucht werden kann. Steht eine Färbung auf sechzig Minuten, dauert aber in der Praxis neunzig, läuft dein ganzer Nachmittag ab der ersten Kundin hinterher. Geh deine Leistungsliste einmal durch und hinterlege eine ehrliche Dauer, inklusive Ausspülen und Aufräumen. Bei Behandlungen mit Einwirkzeit kannst du diese Wartezeit separat hinterlegen, damit das System eine kurze Behandlung dazwischenschieben kann, statt dass der Stuhl leer steht, während du wartest. Wie sich das im Kalender auswirkt, zeigt die Seite zur Terminverwaltung.

Wie weit im Voraus gebucht werden darf. Setzt du den Horizont auf ein Jahr, stehen im Januar schon Termine im September, von denen du nicht weißt, ob du dann geöffnet hast oder mit wie vielen Leuten. Setzt du ihn auf zwei Wochen, kann die Stammkundin, die alle sechs Wochen kommt, nicht mehr vorausplanen, und du verlierst den berechenbarsten Teil deines Umsatzes. Für die meisten Salons liegt die brauchbare Grenze zwischen zwei und vier Monaten, je nachdem, wie oft deine Kundschaft wiederkommt.

Wie viel Zeit mindestens zwischen Buchung und Termin liegt. Ohne diese Grenze kann jemand um 09:50 einen Termin um 10:00 buchen, während du längst mit einer anderen Kundin arbeitest und dein Handy in der Schublade liegt. Mit einer Untergrenze von ein paar Stunden bleibt kurzfristiges Buchen möglich, du siehst es aber kommen. Setzt du sie auf vierundzwanzig Stunden, wirfst du alle spontanen Buchungen weg, und genau die füllen deine leeren Plätze.

Wann dein Tag auf- und zugeht. Deine Öffnungszeiten sind nicht automatisch deine buchbaren Zeiten. Die letzte Färbung des Tages braucht zwei Stunden, muss also früher enden als der letzte Haarschnitt. Lege pro Leistung oder pro Tagesabschnitt fest, bis wann sie gebucht werden darf, dann musst du nie wieder anrufen, um einen Termin abzusagen.

Welche Leistungen du nicht einfach online stellst

Nicht jede Leistung gehört in ein Online-Formular. Bei drei Kategorien kostet automatisches Buchen mehr, als es einbringt, und für alle drei gibt es eine Lösung, die deinen Umsatz nicht antastet.

Leistungen, deren Dauer von der Kundin abhängt. Eine Färbung auf schulterlangem Haar ist etwas anderes als dieselbe Färbung auf Haar bis zur Taille. Hinterlegst du eine feste Dauer, wählst du zwischen strukturellem Überziehen und strukturellem Verschenken von Zeit. Die praktische Lösung: die Leistung nach Haarlänge oder Intensität aufteilen, damit die Kundin bei der Buchung selbst die passende Variante wählt und du die richtige Zeit im Kalender bekommst.

Leistungen, die zuerst ein Gespräch brauchen. Eine Farbkorrektur, eine große Veränderung oder eine erste Balayage planst du nicht blind ein. Nimm sie nicht aus dem Angebot, sondern setze eine kurze Beratungstermin-Leistung davor, die online buchbar ist. So kann die Kundin sofort etwas festmachen, du siehst die Ausgangslage, bevor du zwei Stunden reservierst, und den Folgetermin plant ihr gemeinsam.

Leistungen, die du nur bei bekannten Kundinnen machst. Manche Behandlungen eignen sich nicht als erstes Kennenlernen. Du kannst die Leistung sichtbar lassen, aber nicht online buchbar, mit einem klaren Hinweis, dass neue Kundinnen mit einer Beratung starten. Das ist keine Hürde, sondern ein Filter, und es erspart dir die Termine, die du ohnehin hättest verschieben müssen.

Der Gewinn liegt nicht darin, weniger Buchungen zu bekommen, sondern darin, dass die eingehenden Buchungen stimmen. Ein Kalender voller Termine, die du nachjustieren musst, bringt weniger Ruhe als eine etwas leerere Woche, die hält.

Wo eine Grenze in entgangenen Umsatz umschlägt

Jede Grenze in diesem Artikel lässt sich zu eng setzen. Das passiert meist nach einer vollen Phase: Du bist eine Woche lang gerannt, setzt überall Luft herum, und drei Monate später fragst du dich, warum der Kalender nicht mehr voll wird.

Drei Einstellungen kosten in der Praxis am schnellsten Umsatz, wenn du übertreibst. Zu viel Pufferzeit zwischen Behandlungen ist wörtlich ein leerer Stuhl, den du selbst eingeplant hast: fünfzehn Minuten nach jeder Kundin ergeben bei sechs Kundinnen am Tag anderthalb Stunden. Ein zu kurzer Buchungshorizont stellt deine Stammkundschaft kalt, und das sind die Menschen, die ohne Marketing wiederkommen. Und eine Mindestvorlaufzeit von einem Tag lässt genau die Absage von heute Nachmittag unbesetzt, während jemand sie gern übernommen hätte.

Der Unterschied zwischen Ruhe und Verlust ist nicht zu spüren, nur zu messen. Schau dafür nicht auf den Umsatz, sondern auf die Auslastung: Wie viele deiner buchbaren Stunden sind tatsächlich gefüllt, und wo in der Woche fallen die Lücken? Diese Auswertungen sind bei Salonnare ab dem Starter-Paket enthalten, sodass du Woche für Woche siehst, was eine angepasste Grenze bewirkt. Ändere eine Einstellung nach der anderen und gib ihr zwei bis vier Wochen, sonst weißt du hinterher nicht, welche Stellschraube gewirkt hat.

Dieses Messen funktioniert nur mit ordentlichen Kundendaten. Wer wie oft wiederkommt, welche Behandlung dazugehört und wann jemand zuletzt da war: Das sind die Zahlen, mit denen du beurteilst, ob eine Grenze stimmt. Die niederländische Handelskammer erklärt, wie einfache Kundendaten Service und Kundenbindung verbessern, und genau diese Grundlage brauchst du hier.

No-Shows: die Grenze, die du vorher setzt

Ein leerer Stuhl durch einen No-Show kostet dich die ganze Behandlung, nicht nur die Marge. Die meisten verpassten Termine sind kein böser Wille, sondern Vergesslichkeit, und damit lassen sie sich mit Einstellungen lösen statt mit unangenehmen Gesprächen hinterher.

Die erste Grenze ist die automatische Erinnerung per E-Mail. Dein System verschickt sie zu dem Zeitpunkt, den du festlegst, ohne dass jemand eine Liste abarbeitet. Die zweite ist deine Stornofrist: Bis wann darf selbst verschoben werden? Setze diese Frist auf die Zeit, die du brauchst, um den Platz noch zu füllen, meist vierundzwanzig bis achtundvierzig Stunden, und lass das System darüber wachen statt dich.

Bei zeitintensiven Behandlungen kannst du einen Schritt weiter gehen. Im Pro-Paket kannst du bei der Buchung eine Anzahlung verlangen; ab Starter kannst du No-Show-Gebühren festlegen und online bezahlen lassen. Diese Zahlungen laufen über dein eigenes Mollie- oder Stripe-Konto, iDEAL und Kartenzahlungen landen also direkt auf deinem eigenen Bankkonto und die Konditionen vereinbarst du selbst mit deinem Zahlungsanbieter. Salonnare berechnet keine Marktplatz-Provision für neue Kundinnen, die über die Plattform buchen: Die liegt bei null. Auf Online- und Kartenzahlungen fällt allerdings eine Transaktionsgebühr von 0,5 Prozent mit einem Mindestbetrag von 0,30 Euro an, zusätzlich zu dem, was dein Zahlungsanbieter berechnet. Das ist deutlich berechenbarer als ein Prozentsatz pro Buchung, aber es ist nicht null, und das solltest du wissen, bevor du rechnest.

Du möchtest diesen Ablauf auf deiner eigenen Website haben, damit Kundinnen nicht auf eine andere Plattform geschickt werden? Der komplette Leitfaden zum Buchungswidget zeigt Schritt für Schritt, wie du das technisch einrichtest.

Was es kostet und wo du anfängst

Du musst nicht alle Grenzen gleichzeitig setzen. Hinterlege zuerst ehrliche Behandlungsdauern, dann deinen Buchungshorizont, dann die Buchungsschlusszeiten pro Leistung. Anzahlungen und No-Show-Gebühren kommen danach, denn sie ergeben erst Sinn, wenn der Rest stimmt.

Salonnare hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif für 0 Euro pro Monat: eine Mitarbeiterin, bis zu fünfzig Buchungen pro Monat, mit Online-Kalender, Kasse, Kundenkartei und deinem Eintrag bei Google. Alle vier Grenzen aus diesem Artikel lassen sich darin setzen. Online-Zahlungen, Auswertungen, Warteliste und Buchhaltungsexport stecken in Starter für 29 Euro pro Monat, das bis zu drei Mitarbeiterinnen abdeckt und keine Buchungsgrenze hat. Anzahlungen, Kampagnen und Mitgliedschaften stecken in Pro für 59 Euro pro Monat, ohne Begrenzung der Teamgröße. Die Buchhaltung läuft über eine Exportdatei, die du in dein Buchhaltungsprogramm einliest, sodass du keine Beträge mehr abtippst.

Dass sich dieser Schritt lohnt, ist keine neue Erkenntnis. Eine Forbes-Analyse zur Online-Terminbuchung beschreibt, wie terminbasierte Betriebe mit Online-Planung ihren Personaleinsatz besser nutzen und Kundinnen häufiger zurückkommen. Wenn du dich vor der Entscheidung breiter umsehen möchtest, kannst du in unserem Blog Salon-Software vergleichen und sehen, welcher Ansatz zu deinem Salon passt.

Fang klein an: starte kostenlos mit Salonnare, lege deine Leistungen mit der richtigen Dauer an und schau dir nach zwei Wochen deine Auslastung an. Dann weißt du aus deinen eigenen Zahlen, welche Grenze du noch nachjustieren musst, statt aus einer Annahme.

Häufig gestellte Fragen