Massagepraxis-Software: Online-Termine, sicherer Intake und Kasse für deine Massagepraxis

Was Massagepraxis-Software genau leistet

Der Begriff Massagepraxis-Software umfasst ein breites Paket, aber im Kern geht es um sechs Bausteine, die die meisten Praxen brauchen.

1 - Online-Kalender. Ein zentraler Kalender mit allen Terminen pro Therapeut und pro Behandlungsraum, damit du nie doppelt buchst.

2 - Online-Buchungsseite. Kunden wählen selbst eine Behandlung, einen Therapeuten und ein Zeitfenster - auch außerhalb der Öffnungszeiten.

3 - Digitaler Intake. Ein Gesundheitsformular, das der Kunde vorab ausfüllt, mit Beschwerden, Medikamenten und Kontraindikationen.

4 - Kundenakte. Kontaktdaten, Sitzungsnotizen und Behandlungshistorie an einem Ort.

5 - Kasse und Zahlungen. Abrechnen mit iDEAL oder Karte, mit korrektem Beleg und Mehrwertsteuer pro Leistung.

6 - Automatische Kommunikation. Bestätigungen, Erinnerungen und Wiederbuchungs-Anfragen, die von selbst rausgehen.

Wo sich eine Massagepraxis etwa von einem Friseursalon unterscheidet, ist der Fokus auf Gesundheitsdaten und wiederkehrende Besuche. Gute Massagepraxis-Software berücksichtigt das mit einem separaten, verschlüsselten Ort für besondere Kategorien personenbezogener Daten und mit Mehrfachkarten oder Abonnements für Stammkunden.

Online-Termine pro Therapeut und Behandlungsraum

Der Kern jeder Massagepraxis-Software ist der Online-Kalender. Kunden buchen selbst über eine Seite, die du mit deiner Website, deinem Google-Unternehmensprofil und deiner Instagram-Bio verknüpfst. Ein großer Teil der Buchungen kommt außerhalb der Öffnungszeiten herein - abends auf dem Sofa, am Wochenende - genau dann, wenn du selbst nicht ans Telefon gehst.

Verfügbarkeit pro Therapeut. Arbeitest du mit mehreren Therapeuten, hat jeder einen eigenen Dienstplan, eigene Leistungen und eigene Preise. Der Kunde wählt einen bestimmten Therapeuten oder "erster freier Termin". So verhinderst du, dass zwei Therapeuten denselben Behandlungsraum beanspruchen.

Behandlungsräume als eigene Ressource. Eine Massagepraxis hat oft mehr Therapeuten als Räume. Software, die Behandlungsräume als eigene Ressource behandelt, lässt einen Termin nur zu, wenn sowohl ein Therapeut als auch ein Raum frei ist. Ohne diese Logik füllst du einen Kalender, der in Wirklichkeit keinen Platz hat.

Eigene Regeln. Du legst fest, wie viele Stunden im Voraus jemand buchen darf, wie weit im Voraus und ob nur bestehende Kunden buchen dürfen. Salonnare berechnet die freien Zeitfenster anhand der Behandlungsdauer plus einem einstellbaren Puffer zwischen den Sitzungen, damit du Zeit für Notizen und Aufräumen behältst.

Intake, Gesundheitsformulare und der DSGVO-sichere Tresor

Hier unterscheidet sich Massagepraxis-Software wirklich von gewöhnlicher Salonsoftware. Bevor du jemanden massierst, willst du wissen, ob es Kontraindikationen gibt: kürzliche Operationen, Herz-Kreislauf-Beschwerden, Schwangerschaft, Hauterkrankungen, Medikamenteneinnahme oder Allergien gegen Massageöl. Diese Informationen sind eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach der DSGVO (Artikel 9) und brauchen zusätzlichen Schutz.

Digitaler Intake vorab. Bei der Buchung erhält der Kunde ein Intake-Formular und füllt es zu Hause aus. Beim Termin siehst du sofort eine Zusammenfassung - keine losen Zettel mehr, die du archivieren oder verlieren kannst.

Verschlüsselter Gesundheitstresor. Salonnare speichert Gesundheitsnotizen, Allergien und Hautzustände in einem separaten, verschlüsselten Tresor (AES-256-GCM), getrennt von den gewöhnlichen Kundennotizen. Nur Mitarbeiter mit ausdrücklicher Berechtigung können sie einsehen - geregelt über Rechte pro Mitarbeiter (RBAC). Die Daten liegen auf EU-Servern.

Einwilligung und Protokollierung. Du hältst die Einwilligung des Kunden fest, und jedes Mal, wenn eine Gesundheitsnotiz geöffnet wird, wird das protokolliert. Bei einer Auskunftsanfrage kannst du genau zeigen, was gespeichert wurde. Das ist nicht nur korrekt gegenüber dem Kunden, sondern auch das, was die DSGVO von dir erwartet.

Für eine Massagepraxis, die Gesundheitsdaten ernst nimmt, ist dieser Tresor oft der entscheidende Unterschied bei der Wahl eines Systems.

No-Shows mit Anzahlungen vermeiden

Ein leerer Platz im Kalender kostet einen Massagetherapeuten sofort Umsatz: eine Stunde, die du nicht mehr verkaufst, kommt nie zurück. Anzahlungen und No-Show-Gebühren sind der wirksamste Weg, das zu begrenzen.

Anzahlung bei der Buchung. Du stellst ein, dass der Kunde beim Online-Buchen einen Teil des Betrags im Voraus zahlt oder die Karte autorisiert. Das senkt die Versuchung, ohne Bescheid fernzubleiben, deutlich, weil etwas auf dem Spiel steht.

No-Show-Gebühr. Erscheint jemand trotzdem nicht oder sagt zu spät ab, wird die vereinbarte Gebühr automatisch berechnet. Du legst die Höhe pro Behandlungsart fest - eine lange Deep-Tissue-Sitzung wiegt schwerer als eine kurze Stuhlmassage.

Automatische Erinnerungen. Die meisten No-Shows sind schlicht vergessene Termine. Eine Erinnerung per E-Mail am Vortag verhindert einen großen Teil davon, ohne dass du selbst anrufen musst. Salonnare kombiniert Anzahlung, Gebühr und Erinnerungen, sodass dein Kalender zuverlässig gefüllt bleibt und du nicht auf Lücken sitzen bleibst.

Kasse und Zahlungen: iDEAL und Karte

Nach der Behandlung willst du schnell und korrekt abrechnen. Eine Kasse (POS), die in derselben Software wie dein Kalender steckt, spart doppelte Arbeit: der Termin ist bereits da, du musst nur noch abrechnen.

Lokale Zahlungsmethoden. Niederländische Kunden zahlen am liebsten mit iDEAL oder Karte. Salonnare unterstützt iDEAL über Mollie und Kartenzahlungen über Stripe, wobei das Geld direkt auf dein eigenes Konto geht - nicht über einen Vermittler, der zuerst einbehält.

Keine Provision pro Buchung. Anders als marktplatzähnliche Plattformen berechnet Salonnare eine feste Monatsgebühr statt eines Prozentsatzes pro Termin. Bei vollem Kalender macht das aufs Jahr gerechnet einen erheblichen Unterschied.

Mehrwertsteuer pro Leistung und ein sauberer Beleg. Massagetherapie fällt meist unter den regulären Steuersatz, aber bei einer medizinischen Befreiung (etwa über einen Berufsverband) kann ein Satz von 0% gelten. Du legst den Satz pro Leistung fest; der Beleg trennt ihn korrekt und der Tagesbericht summiert pro Satz.

Retail inklusive. Verkaufst du Massageöl, Wärmekissen oder Gutscheine, rechnest du diese in derselben Transaktion ab, und das System führt den Bestand mit.

Kundenverwaltung und wiederkehrende Besuche

Eine Massagepraxis lebt weitgehend von wiederkehrenden Kunden. Die Kundenakte und die Wiederhol-Funktionen bestimmen daher, wie viel Umsatz du aus deinen bestehenden Kunden holst.

Sitzungsnotizen pro Kunde. Nach jeder Sitzung hältst du fest, was du behandelt hast - Trigger-Punkte, Reaktion auf Deep Tissue, Aufmerksamkeitspunkte für das nächste Mal. Beim nächsten Besuch knüpfst du sofort wieder daran an, auch wenn ein Kollege den Kunden übernimmt.

Mehrfachkarten und Abonnements. Einzelsitzungen zu verkaufen bringt weniger planbaren Umsatz als eine 10er-Karte oder ein Monatsabonnement. Salonnare zieht bei jeder Sitzung automatisch eine Einheit ab und kann ein Abonnement per SEPA-Lastschrift mit dem Kalender verknüpfen, sodass Kunden nicht jedes Mal neu zahlen müssen.

Wiederbuchungs-Erinnerungen. Für Kunden mit chronischen Beschwerden sendet das System zum richtigen Zeitpunkt eine freundliche Nachricht zur erneuten Buchung. So hältst du deinen Kalender mit bestehenden Kunden gefüllt, statt ständig neue werben zu müssen.

Gutscheine. Rund um die Feiertage sind digitale Gutscheine für eine Massage beliebt. Sie stehen auf deiner Buchungsseite, und das Guthaben wird beim Einlösen automatisch geführt.

Worauf du bei der Auswahl achtest

Nicht jede Massagepraxis-Software passt zu einer Massagepraxis. Geh diese Punkte durch, bevor du dich entscheidest.

1 - Umgang mit Gesundheitsdaten. Hat das System einen separaten, verschlüsselten Ort für besondere Kategorien personenbezogener Daten, oder wirft es alles auf einen Haufen zu den gewöhnlichen Notizen? Für eine Massagepraxis ist das das wichtigste Kriterium.

2 - Preismodell. Zahlst du einen festen Betrag oder einen Prozentsatz pro Buchung? Bei vielen Terminen ist eine feste Monatsgebühr fast immer günstiger.

3 - Lokale Zahlungsmethoden. Funktioniert iDEAL, und geht das Geld auf dein eigenes Konto? Ausländische Systeme unterstützen iDEAL oft nicht oder nur gegen Aufpreis.

4 - Behandlungsräume und mehrere Therapeuten. Kannst du Räume als eigene Ressource planen und pro Therapeut einteilen?

5 - Rechte pro Mitarbeiter. Kannst du festlegen, wer welche Kundendaten sehen darf? Wichtig, sobald du mit mehreren Therapeuten arbeitest.

6 - Kostenlos starten können. Kannst du ohne Risiko beginnen? Salonnare hat einen dauerhaft kostenlosen Free-Plan (€0, 1 Mitarbeiter, 50 Buchungen pro Monat), danach Starter (€29) und Pro (€59). So testest du zuerst den vollen Ablauf, bevor du zahlst.

Eine native App und eine Web-Version sowie die Anmeldung mit Google, Microsoft, Apple oder Facebook (SSO) sind praktische Extras, die die tägliche Hürde weiter senken.

Fazit

Gute Massagepraxis-Software nimmt dir die Verwaltung ab, damit du dich auf die Behandlung konzentrieren kannst: Online-Termine pro Therapeut und Behandlungsraum, ein digitaler Intake mit einem DSGVO-sicheren Gesundheitstresor, Anzahlungen gegen No-Shows, eine Kasse mit iDEAL und Wiederhol-Funktionen, die deinen Kalender gefüllt halten.

Salonnare bündelt das für Massagepraxen zu einer festen Monatsgebühr ohne Provision, mit deinem Umsatz direkt auf deinem eigenen Konto und deinen Daten auf EU-Servern. Lies mehr auf der Seite über Massagepraxis-Software, oder erstelle noch heute ein kostenloses Konto auf salonnare.com/de/free und richte deine Praxis diese Woche ein - ohne Kreditkarte.

Häufig gestellte Fragen