Kundenprofile aufbauen und im Team teilen: so gehst du im Salon vor
Einzelne Kundendaten sagen wenig, zusammen zeigen sie aber, wer deine Kunden sind und was sie brauchen. Hier baust du ein brauchbares Kundenprofil auf, rechnest eine einfache Scorekarte nach und lernst, wie du Profile mit allen teilst, die mit Kunden arbeiten, ohne mehr zu speichern als nötig.
Was ein Kundenprofil im Salon ist
Ein Kundenprofil ist eine praktische Übersicht darüber, was du über eine Kundin oder eine Kundengruppe weißt: Vorlieben, Verhalten und Bedürfnisse. Es gibt zwei Formen. Das Profil einer Bestandskundin bereitet den nächsten Kontakt vor. Ein ideales Kundenprofil beschreibt die Gruppe, die du erreichen willst, und bestimmt, was du auf der Buchungsseite oder in einer Kampagne hervorhebst.
Baue es auf echten Informationen aus Gesprächen, Terminen und Käufen auf, nicht auf Annahmen wie 'alle jungen Kundinnen wollen dasselbe'.
Welche Daten du erfasst und was die DSGVO verlangt
Beginne mit Daten, die erklären, warum jemand bucht: Anlass, gewünschtes Ergebnis, frühere Behandlungen, Fragen und Kontaktpräferenz. Lass alles weg, was keinen klaren Zweck hat.
Sag deinen Kunden, was du erfasst und wofür. Laut der niederländischen Autoriteit Persoonsgegevens muss eine Einwilligung freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig sein. Die EU erklärt, dass die Einwilligung durch eine aktive Handlung erfolgen muss und nicht über ein vorangekreuztes Kästchen. Wie du das im Salon regelst, steht in Einwilligungserklärung für Kunden im Salon.
Rechenbeispiel: eine Scorekarte mit drei Zahlen
Eine Scorekarte nach dem RFM-Modell (Aktualität, Häufigkeit, Umsatz) macht ein Profil messbar. Dieses Beispiel kannst du selbst nachrechnen. Vergib je Punkt 1 bis 3 Punkte:
- Aktualität: letzter Besuch höchstens 4 Wochen her = 3, 5 bis 8 Wochen = 2, länger = 1. - Häufigkeit: 4 oder mehr Besuche pro Jahr = 3, 2 oder 3 = 2, 1 = 1. - Umsatz pro Besuch: 60 € oder mehr = 3, 35 bis 59 € = 2, unter 35 € = 1.
Noor (fiktiv): letzter Besuch vor 6 Wochen (2), 3 Besuche in diesem Jahr (2), durchschnittlich 45 € pro Besuch (2). Summe 2 + 2 + 2 = 6 von 9.
Eine zweite Kundin (fiktiv): letzter Besuch vor 10 Wochen (1), 1 Besuch (1), 30 € (1). Summe 3 von 9.
Regel: 8 bis 9 Punkte = Stammkundin, 5 bis 7 = pflegen, 3 bis 4 = reaktivieren. Noor landet bei 'pflegen', eine Erinnerung um Woche 8 passt. Schickst du eine Reaktivierungsmail an 40 Kundinnen mit 3 oder 4 Punkten und 10 % buchen erneut, sind das 40 x 0,10 = 4 Buchungen. Bei 45 € pro Besuch sind das 4 x 45 = 180 € Umsatz. Der Free-Tarif von Salonnare kostet 0 € im Monat, du kannst das also ohne Abo ausprobieren.
So teilst du Profile im Team
Lege fest, welche Felder du erfasst, wie sie heißen und wer sie sehen darf. Feste Feldnamen sorgen dafür, dass alle Daten gleich eintragen. Eine einfache Excel-Datei reicht für einen kleinen Überblick, aber eine Kundenkartei in der Salonsoftware hält Notizen, Termine und Verkäufe zusammen.
In Salonnare findest du das unter Kundenverwaltung. Sensible Gesundheitsdaten legst du getrennt im DSGVO-Tresor ab, sodass nur Mitarbeitende mit passenden Rechten sie sehen. Mehr zum Aufbau deiner Kartei steht in Kundendatei im Salon aufbauen.
Aktualisieren, messen und nachsteuern
Aktualisiere ein Profil, sobald sich etwas ändert: eine neue Vorliebe, eine neue Buchung, eine wiederkehrende Frage. Vergleiche Reaktionen auf Kampagnen und Folgebesuche vor und nach einer Änderung und teste Betreffzeilen per A/B-Test. Bringt eine Botschaft wenig Resonanz, hinterfrage die Annahme hinter dem Profil.
Auch deine Kasse liefert Profildaten: Mit dem Kassensystem erfasst du Verkäufe und Mehrwertsteuer, sodass der Umsatz pro Kundin nicht getrennt geführt werden muss.
Starte mit deinen ersten Kundenprofilen
Halte Kundenkarteien in einer Übersicht fest und teile sie im Team. Der Free-Tarif kostet 0 € im Monat.
Kostenlos startenHäufige Fragen zu Kundenprofilen
Was ist ein Kundenprofil?
Eine praktische Übersicht darüber, was du über eine Kundin oder Kundengruppe weißt. Nutze sie, um Anliegen besser zu verstehen, nicht um jemanden auf eine Erwartung festzulegen.
Welche Fehler passieren bei Kundenprofilen?
Profile auf Vermutungen bauen, sie so umfangreich machen, dass niemand sie nutzt, veraltete Infos stehen lassen und eine fiktive Persona als Beschreibung jeder echten Kundin sehen.
Welche Daten brauchst du?
Anlass, gewünschtes Ergebnis, frühere Behandlungen und Käufe, Fragen und Kontaktpräferenz. Lass Daten ohne klaren Zweck weg.
Was ist der Unterschied zwischen Kundenprofil und idealem Kundenprofil?
Das Kundenprofil fasst eine bestehende Kundin zusammen, das ideale Profil beschreibt die Zielgruppe. Das erste nutzt du zur Vorbereitung eines Kontakts, das zweite, um in Kampagnen die richtigen Schwerpunkte zu setzen.