Einwilligungserklärung für Kunden im Salon: die drei Einwilligungen trennen
Fast jeder Salon arbeitet mit einem Anamnesebogen, und fast jeder Bogen versucht drei verschiedene Dinge gleichzeitig zu regeln, ohne das zu benennen. Du willst nachweisen, dass du die Risiken einer Behandlung besprochen hast. Du willst die Erlaubnis, festhalten zu dürfen, dass jemand Blutverdünner nimmt. Und ein Häkchen für das Vorher-Nachher-Foto auf Instagram wäre auch schön. Das sind drei Einwilligungen mit drei verschiedenen Rechtsgrundlagen, drei verschiedenen Folgen bei einem Nein und drei verschiedenen Arten der Dokumentation. Auf einem Bogen, der sie vermischt, hält am Ende meist nur eine davon stand. Dieser Artikel trennt sie, geht Block für Block durch, was hineingehört, und zeigt, wo die ausgefüllte Anamnese danach landet.
Ein Bogen, drei Arten von Einwilligung
Stell drei Spalten nebeneinander und es wird sofort übersichtlich. Die erste Einwilligung ist die Aufklärung und Zustimmung zur Behandlung: Die Kundin stimmt der Behandlung und ihren Risiken zu. Das gehört zu deiner Sorgfaltspflicht und schützt in erster Linie dich, denn es ist dein Nachweis, dass du erklärt hast, was passieren kann. International ist dieses Prinzip als informed consent bekannt und stammt aus dem Haftungsrecht, nicht aus dem Datenschutzrecht.
Die zweite ist die DSGVO-Einwilligung zur Verarbeitung von Gesundheitsdaten. Sobald du notierst, dass jemand schwanger ist oder Isotretinoin nimmt, erfasst du ein besonderes personenbezogenes Datum. Diese Einwilligung schützt die Kundin und betrifft das Speichern, nicht das Behandeln.
Die dritte ist das kommerzielle Opt-in: Newsletter, Vorher-Nachher-Fotos, eine Bewertungsanfrage. Es ist vollständig freiwillig und darf niemals Bedingung für eine Behandlung sein.
Der Unterschied, der in der Praxis am meisten zählt: Bei den ersten beiden darfst du die Behandlung ablehnen, wenn die Kundin nicht zustimmt, denn ohne sie kannst du weder sicher noch rechtmäßig arbeiten. Bei der dritten darfst du das nicht. Ein Bogen mit einer einzigen Unterschrift unter allen drei Blöcken macht diese Unterscheidung unsichtbar und damit auch die ersten beiden angreifbar.
Die Aufklärung betrifft die Haftung, nicht den Datenschutz
Chemische Peelings, Lasergeräte, Permanent Make-up und Injektionen bringen Risiken mit sich, die du nicht vollständig ausschließen kannst: eine allergische Reaktion, anhaltende Rötungen, Pigmentverschiebungen, ein enttäuschendes Ergebnis. Als Behandelnde hast du die Pflicht, diese Risiken vorab klar zu besprechen. Geht danach etwas schief, lautet die Frage nicht, ob du sorgfältig gearbeitet hast, sondern ob du nachweisen kannst, dass die Kundin wusste, wozu sie Ja gesagt hat.
Genau dieser Nachweis ist der Kern. Eine mündliche Aufklärung ist rechtlich gültig, aber praktisch wertlos, sobald sich zwei Menschen unterschiedlich an das Gespräch erinnern. Was du dokumentierst, sollte deshalb konkret statt allgemein sein. Nicht 'die Risiken wurden besprochen', sondern welche Risiken, welche Abheilzeit du genannt hast und welche Nachsorge du mitgegeben hast.
Drei Dinge machen diesen Block belastbar. Eine Beschreibung der Behandlung, so wie sie heute durchgeführt wird, inklusive Konzentration oder Gerät, wo das relevant ist. Die spezifischen Komplikationen dieser Behandlung, in verständlicher Sprache. Und die Nachsorgeregeln mit der Bestätigung, dass die Kundin sie verstanden hat. Letzteres ist keine Formalie: Ein großer Teil der Beschwerden nach einem Peeling betrifft nicht die Behandlung, sondern das, was die Kundin danach getan oder gelassen hat.
Schließe mit Datum und einer nachweisbaren Zustimmung ab. Eine Unterschrift auf Papier genügt, eine digital erfasste Zustimmung mit Zeitstempel ebenso. Wichtiger als die Form ist, dass die Fassung erhalten bleibt, die die Kundin gesehen hat. Änderst du deinen Bogen später, willst du weiterhin zeigen können, was damals darauf stand.
Die DSGVO-Einwilligung für deine Gesundheitsfragen
Fragst du nach Allergien, Medikamenten, Schwangerschaft oder Hauterkrankungen, verarbeitest du Gesundheitsdaten. Artikel 9 der DSGVO verbietet das grundsätzlich und macht eine Ausnahme, wenn die Kundin ausdrücklich einwilligt. Ausdrücklich heißt hier: eine aktive Handlung, gerichtet auf genau diesen Zweck.
Aufsichtsbehörden stellen vier Anforderungen an diese Einwilligung. Nach der Darstellung zur Rechtsgrundlage Einwilligung der niederländischen Datenschutzbehörde muss sie freiwillig, spezifisch, informiert und unmissverständlich sein. Freiwillig heißt ohne Druck und ohne Kopplung an etwas anderes. Spezifisch heißt getrennt nach Zweck. Informiert heißt, die Kundin weiß, was du speicherst, warum und wie lange. Unmissverständlich schließt vorangekreuzte Kästchen aus: Die Kundin setzt das Häkchen selbst.
An dieser Spezifität scheitern die meisten Bögen. Eine Kundin, die einem Peeling zustimmt, hat damit nicht der jahrelangen Speicherung ihrer Medikamentendaten zugestimmt. Der Block mit den Gesundheitsfragen braucht deshalb eine eigene Zustimmungszeile, mit eigener Erläuterung zur Aufbewahrungsfrist und eigenem Häkchen.
Frage außerdem nur, was die Behandlung berührt. Das ist nicht bloß höflicher, es ist eine rechtliche Anforderung: Je weniger besondere Daten du erfasst, desto weniger musst du absichern und desto kleiner ist der Schaden bei einem Vorfall. Welche Notizen genau unter Artikel 9 fallen und wie du sie danach sicherst, steht ausführlich in dem Artikel über Gesundheitsdaten im Salon.
Der Aufbau: welche Blöcke auf den Bogen gehören
Eine brauchbare Einwilligungserklärung besteht aus vier Blöcken in dieser Reihenfolge. Jeder hat eine eigene Funktion, und drei davon schließen mit einer eigenen Zustimmung ab.
Block 1, Identifikation. Vollständiger Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten der Kundin, dazu Datum, Behandlung und Name der behandelnden Person. Dieser Block braucht keine eigene Zustimmung, aber ohne ihn lässt sich der Rest keiner Person und keinem Zeitpunkt zuordnen.
Block 2, Gesundheitsfragen. Gezielt und kurz. Nimmst du Medikamente, und wenn ja welche, mit Blick auf Blutverdünner und Isotretinoin. Sind Allergien oder Überempfindlichkeiten bekannt. Bist du schwanger oder stillst du. Besteht eine aktive Hauterkrankung im Behandlungsbereich. Gab es in den letzten Wochen einen anderen kosmetischen oder medizinischen Eingriff. Darunter eine eigene Zustimmungszeile mit der Aufbewahrungsfrist.
Block 3, Aufklärung und Zustimmung. Behandlung, Risiken, Abheilzeit und Nachsorge, gefolgt von der Erklärung, dass die Kundin dies gelesen hat, fragen konnte und verstanden hat. Eigene Zustimmung, Datum und Unterschrift oder digitales Äquivalent.
Block 4, freiwillige Opt-ins. Newsletter, Bildmaterial, Bewertungsanfrage. Voneinander getrennt, jedes mit eigenem Häkchen, und mit dem Hinweis, dass eine Ablehnung keine Folgen für die Behandlung hat.
Nenne unten, wie lange du aufbewahrst und wie jemand seine Daten einsehen, korrigieren oder löschen lassen kann. Die Aufbewahrungsfrist unterscheidet sich je nach Land und Datenart: In den Niederlanden halten sich viele Kosmetikinstitute an die Branchenlinie von zwei Jahren nach dem letzten Besuch für die kosmetische Akte, während paramedizinische Leistungen einer weit längeren gesetzlichen Frist unterliegen und die Finanzbuchhaltung eine eigene steuerliche Aufbewahrungspflicht hat. Prüfe, was in deinem Land gilt, wähle deine Frist bewusst und halte sie schriftlich fest.
Marketing und Bildmaterial strikt heraushalten
Eine Kundin, die für ein intensives Peeling unterschreibt, hat damit keinem Newsletter zugestimmt und erst recht keiner Nahaufnahme ihrer Haut auf Instagram. Genau das passiert aber, wenn alle Zustimmungen unter einer Unterschrift stehen.
Das Problem ist nicht nur Ordnungsliebe. Eine Einwilligung muss freiwillig sein, und freiwillig heißt unter anderem, dass ein Nein keine Nachteile mit sich bringt. Koppelst du die Behandlung an das Foto-Häkchen, ist die Einwilligung für dieses Foto unwirksam. Schlimmer noch: Die Vermischung macht auch deine Aufklärung angreifbar, weil nicht mehr erkennbar ist, wozu die Kundin eigentlich Ja gesagt hat.
Bildmaterial verdient eine eigene Zeile, denn es reicht weiter, als die meisten Salons annehmen. Halte fest, wo das Foto verwendet werden darf, ob das Gesicht erkennbar ist und ob die Kundin es später zurückziehen kann. Letzteres ist kein Entgegenkommen, sondern ein Recht, und es lässt sich leichter umsetzen, wenn du pro Foto weißt, auf welcher Einwilligung es beruht.
Praktisch bedeutet das: Die Häkchen stehen unten, sie sind leer, sie stehen getrennt voneinander, und über der Reihe steht ein Satz, der sagt, dass dieser Block optional ist. Eine Kundin, die alles ablehnt, bekommt genau dieselbe Behandlung wie eine, die alles ankreuzt.
Vom Papier zu einer Akte, die die Anamnese hält
Ein Bogen auf Papier erfüllt seinen Zweck im Moment der Unterschrift und wird danach zum Aufbewahrungsproblem. Er muss auffindbar sein, wenn eine Kundin in zwei Jahren etwas geltend macht, abgeschirmt vor Mitarbeitenden, die dort nichts zu suchen haben, und er muss vernichtet werden können, sobald deine Frist abläuft. Ein Ordner leistet keines dieser drei Dinge von allein. Der DSGVO-Leitfaden der niederländischen Handelskammer betont nicht ohne Grund, dass du den Schutz vor Verlust und unbefugter Einsicht nachweisen können musst; am Nachweisen scheitert Papier.
Digital verschiebt sich das Ausfüllen auf die Zeit vor dem Termin. Die Kundin bekommt den Fragebogen mit der Terminbestätigung, füllt ihn zu Hause in Ruhe aus, und du siehst bei Ankunft sofort, ob es etwas zu berücksichtigen gibt. Das spart Behandlungszeit, wichtiger aber: Du startest nicht mehr mit einem unvollständigen Bild, weil jemand am Empfang schnell etwas eingetragen hat.
In Salonnare verknüpfst du einen solchen Fragebogen mit den Behandlungen, für die er gilt. Felder, die du als besondere Kategorie markierst, landen nicht im gewöhnlichen Notizfeld, sondern in einem separat verschlüsselten Tresor, mit einer Berechtigung pro Mitarbeitenden und einer Aufzeichnung darüber, wer die Daten eingesehen hat. Pro Bogen legst du zudem eine Aufbewahrungsfrist fest, nach der die Antworten automatisch entfernt werden, sodass das Aufräumen nicht von einer manuellen Aufgabe abhängt, die niemand in den Kalender schreibt. Wie das aussieht, steht auf der Seite zu den Anamnese-Formularen; das Kundenprofil, an dem alles hängt, findest du unter Kundenverwaltung.
Eine ehrliche Anmerkung zu den Paketen: Digitale Anamnese-Formulare gehören zu Starter und Pro, nicht zum kostenlosen Plan. Der verschlüsselte Tresor für Gesundheitsnotizen und die Rechte pro Mitarbeitenden sind in jedem Plan enthalten, auch im kostenlosen. Arbeitest du noch auf Papier, kannst du diesen Tresor also sofort für das nutzen, was du aus deinen Bögen überträgst.
Widerruf, Aufbewahrung und erneutes Nachfragen
Eine Einwilligung ist keine einmalige Handlung. Eine Kundin darf sie jederzeit widerrufen, und das muss genauso einfach sein wie das Erteilen. Was das konkret bedeutet, unterscheidet sich je Block, und genau deshalb ist die Trennung von Anfang an so nützlich.
Widerruft jemand das Marketing-Opt-in, nimmst du sie von der Liste und sonst ändert sich nichts. Widerruft sie die Einwilligung für ihre Gesundheitsdaten, löschst du diese Daten, aber die Aufklärung zur bereits durchgeführten Behandlung bleibt bestehen. Das ist kein Trick: Dieses Dokument ist keine Einwilligung mehr, sondern eine Aufzeichnung dessen, was geschehen ist, und du hast ein berechtigtes Interesse daran, dich gegen eine spätere Forderung verteidigen zu können. Erkläre diesen Unterschied, dann wird selten daraus eine Diskussion.
Aktualisiere die Anamnese außerdem regelmäßig. Medikamente ändern sich, Allergien kommen hinzu, jemand wird schwanger. Ein Bogen von vor drei Jahren gibt dir eine falsche Sicherheit, die gefährlicher ist als gar kein Bogen. Üblich ist, den Fragebogen vor jeder risikoreicheren Behandlung erneut zu verschicken und ansonsten jährlich bestätigen zu lassen, dass sich nichts geändert hat.
Fang klein an. Teile deinen aktuellen Bogen in die vier Blöcke aus diesem Artikel, gib Block 2, 3 und 4 je eine eigene Zustimmung und setze eine Aufbewahrungsfrist darunter. Willst du das anschließend digital erfassen, mit den Gesundheitsfeldern in einem verschlüsselten Tresor, kannst du kostenlos mit Salonnare starten und deine Kundenprofile schon einmal einrichten; die digitalen Fragebögen selbst gehören zu Starter ab 29 Euro pro Monat. Der kostenlose Plan kostet 0 Euro pro Monat für eine Person und fünfzig Buchungen, Pro kostet 59 Euro pro Monat ohne Teamlimit.
Bring deine Anamnese dorthin, wo sie hingehört
Starte mit dem dauerhaft kostenlosen Plan: eine Person, fünfzig Buchungen pro Monat, Kundenprofile mit verschlüsseltem Tresor für Gesundheitsnotizen und Rechten pro Mitarbeitenden. Digitale Anamnese-Formulare gehören zu Starter und Pro. Keine Kreditkarte nötig.
Kostenlos startenHäufige Fragen zur Einwilligungserklärung im Salon
Ist eine Einwilligungserklärung für jede Behandlung in meinem Salon Pflicht?
Nicht für einen Haarschnitt ohne Gesundheitsfragen. Wohl aber, sobald du eine risikoreichere Behandlung durchführst, etwa ein chemisches Peeling, eine Laserbehandlung oder Permanent Make-up, und ebenso, sobald du Gesundheitsdaten erfasst. Diese beiden Momente fallen oft zusammen, aber nicht immer: Eine einfache Behandlung, bei der du nach einer Allergie fragst, braucht nur den DSGVO-Teil, keine ausführliche Aufklärung.
Was ist der Unterschied zwischen Aufklärung und DSGVO-Einwilligung?
Die Aufklärung betrifft die Behandlung: Die Kundin kennt die Risiken und stimmt ihnen zu. Sie stammt aus dem Haftungsrecht und schützt vor allem dich. Die DSGVO-Einwilligung betrifft das Erfassen von Daten: Du darfst notieren, dass sie Blutverdünner nimmt. Sie stammt aus dem Datenschutzrecht und schützt vor allem sie. Beide sind nötig, aber sie sind voneinander unabhängig und brauchen je eine eigene Zustimmung.
Wie lange muss ich eine unterschriebene Einwilligungserklärung aufbewahren?
Das hängt von der Datenart und vom Land ab. In den Niederlanden folgen viele Kosmetikinstitute einer Branchenlinie von zwei Jahren nach dem letzten Besuch für die kosmetische Akte. Erbringst du paramedizinische Leistungen, gilt eine weit längere gesetzliche Frist. Die Finanzbuchhaltung hat eine eigene steuerliche Aufbewahrungspflicht, unabhängig von der Kundenakte. Prüfe die Regeln an deinem Standort, lege je Kategorie eine Frist fest und halte dich daran.
Darf ich Gesundheitsdaten von Kundinnen in einem Papierordner aufbewahren?
Das darfst du, sofern du sie angemessen schützt: ein abschließbarer Schrank, Zugang nur für diejenigen, die die Daten brauchen, und eine Möglichkeit nachzuweisen, dass du es tatsächlich so geregelt hast. Letzteres ist in der Praxis das Schwierigste, denn ein Ordner protokolliert nicht, wer hineingesehen hat, und räumt sich nicht selbst auf, wenn deine Frist abläuft.
Was tue ich, wenn eine Kundin die Unterschrift verweigert?
Erkläre zuerst, wozu der Bogen dient; der Widerstand richtet sich häufig gegen den Marketingteil und nicht gegen die Behandlung. Verweigert sie weiterhin die Aufklärung oder die Gesundheitsfragen bei einer risikoreicheren Behandlung, führe diese Behandlung nicht durch. Ohne diesen Nachweis trägst du bei einer Komplikation das volle Risiko. Lehnt sie nur die Marketing-Opt-ins ab, behandelst du sie ganz normal: Diese Häkchen sind optional und dürfen keine Bedingung sein.