Kassensystem für den Friseursalon: teste es mit sechs Kassiermomenten aus deinem eigenen Arbeitstag

Wähle nach deiner Arbeitsweise, nicht nach der Funktionsliste

Fast jedes Kassensystem kann einen Betrag erfassen und einen Beleg erstellen. Der Unterschied liegt darin, was kurz davor und kurz danach passiert: wie der Termin auf den Beleg kommt, was mit einem Produkt geschieht, wie du einen Fehler korrigierst und wer was sehen darf. Deshalb taugt eine Funktionsliste schlecht als Entscheidungshilfe. Zwei Systeme können beide "Lagerverwaltung" oder "Berichte" abhaken und sich in der Praxis völlig anders anfühlen.

Fang deshalb bei deiner eigenen Arbeitsweise an. Sie bestimmt auch, welches Paket du brauchst:

- Du arbeitest allein an einem Stuhl. Du brauchst vor allem einen schnellen Beleg, der an deinen Kalender anschließt. Das Free-Paket von Salonnare kostet 0 € und ist für 1 Mitarbeitende und 50 Termine pro Monat gedacht, mit der Kasse für Bar- und Kartenzahlung. - Du arbeitest mit einem kleinen Team. Dann willst du Rechte pro Mitarbeitenden vergeben, den Bestand verfolgen und einen Tagesbericht sehen. Starter kostet 29 € pro Monat, für bis zu 3 Mitarbeitende und unbegrenzt Termine. - Du hast ein größeres Team oder arbeitest mit Anzahlungen. Pro kostet 59 € pro Monat, mit unbegrenzt Mitarbeitenden und Anzahlungen bei Online-Buchungen.

Der Monatspreis ist nicht alles. Bei jeder Online- oder Kartenzahlung werden 0,5 % (mind. 0,30 €) abgezogen; eine Marktplatz-Provision auf Neukunden berechnet Salonnare nicht, die Transaktionsgebühr von 0,5 % (mind. 0,30 €) aber schon. Rechne diese Beträge mit ein, wenn du Systeme vergleichst, genau wie die Kosten deines eigenen Kartenterminals.

Willst du zuerst das Gesamtbild für Friseure sehen? Auf der Seite über Software für Friseursalons liest du, wie Kalender, Kundenkarte und Kasse zusammenhängen. Danach nutzt du die sechs Momente unten als Test.

Moment 1: Schneiden und Färben plus ein Shampoo, direkt aus dem Termin

Das ist der Moment, der am häufigsten vorkommt, und deshalb der wichtigste. Eine Kundin hat einen Termin für Schneiden und Färben und nimmt am Empfang noch eine Flasche Shampoo mit.

Prüfe bei jedem System:

- Landet der Termin von selbst auf dem Beleg? Oder tippst du die Behandlung noch einmal ein? Jedes Abtippen ist eine Chance auf einen falschen Betrag. - Welcher Preis kommt auf den Beleg? Hast du deine Preise zwischendurch geändert, willst du wissen, ob die Kundin den Preis vom Buchungszeitpunkt zahlt oder den neuen. - Bekommt jede Zeile den richtigen Mehrwertsteuersatz? Eine Behandlung und ein Produkt können unterschiedliche Sätze haben. Auf dem Beleg gehört pro Satz der richtige Betrag. - Wird das Shampoo vom Bestand abgebucht? Verkaufst du viele Produkte, entscheidet sich hier, ob dein Bestand stimmt oder abdriftet.

In Salonnare stehen die heutigen Termine als Kacheln in der Kasse. Du tippst den Termin an, die Behandlungen kommen mit dem Preis vom Buchungszeitpunkt auf den Beleg, und du fügst das Produkt hinzu. Willst du denselben Termin ein zweites Mal abrechnen, warnt dich die Kasse. Die Lagerverwaltung ist ab Starter enthalten. Mehr über einen Beleg, der für die Mehrwertsteuer stimmt, liest du im Artikel über ein Abrechnungssystem mit MwSt-sicheren Belegen, und über Produkte und Bestand in Salonkasse mit Lagerverwaltung.

Moment 2: zwei Termine, eine Person zahlt

Eine Mutter hat für sich und ihre zwei Kinder Termine gebucht und will alles auf einmal bezahlen. Oder ein Paar kommt zusammen und einer von beiden zahlt.

Hier fallen viele Systeme durch. Kannst du nur einen Termin pro Beleg wählen, machst du drei Belege und drei Zahlungen, oder du tippst die Behandlungen der Kinder einzeln dazu. Im ersten Fall zahlt die Kundin dreimal mit Karte, im zweiten bleiben zwei Termine in deinem Kalender offen, als hätte niemand sie bezahlt.

Prüfe deshalb: Kannst du mehrere Termine auf einen Beleg setzen, und werden sie danach alle als abgeschlossen markiert? In Salonnare legst du beide Termin-Kacheln in denselben Warenkorb. Beim Abrechnen werden alle Termine auf dem Beleg gleichzeitig abgeschlossen, sodass dein Kalender am Ende des Tages keine losen Enden hat.

Moment 3: der Laufkunde, der bar zahlt

Ein Kunde kommt spontan für einen schnellen Haarschnitt herein, hat keinen Termin und möchte lieber keine Kundenkarte. Er zahlt bar und lässt das Wechselgeld als Trinkgeld liegen.

Was du hier testest:

- Kannst du ohne Termin und ohne Kunden abrechnen? Ein System, das dich zwingt, erst eine Kundenkarte anzulegen, bremst deinen Empfang und sammelt Daten, die du nicht brauchst. - Rundet die Kasse Barbeträge auf 5 Cent? In den Niederlanden ist das bei Barzahlung üblich. Die Differenz gehört sichtbar auf den Beleg, damit deine Kasse am Ende des Tages stimmt. - Kannst du das Trinkgeld getrennt erfassen? Trinkgeld ist kein Umsatz der Behandlung. Steht es in einer eigenen Zeile, siehst du später pro Mitarbeitenden, wie viel Trinkgeld hereinkam.

Salonnare kann alle drei: ein Beleg ohne Kunden, Rundung auf 5 Cent bei Barzahlung und ein eigenes Trinkgeldfeld. Im Tagesbericht (ab Starter) steht das Trinkgeld getrennt vom Umsatz, pro Mitarbeitenden und pro Zahlungsart.

Moment 4: Karte, ein Gutschein oder eine Anzahlung

Am Empfang wird auf mehr Arten bezahlt, als du denkst. Geh diese drei Situationen durch:

Kartenzahlung. Nutzt du ein eigenständiges Terminal deiner Bank, erfasst du die Zahlung in der Kasse als Karte. Arbeitest du mit einem verbundenen Terminal von Mollie oder SumUp, frag nach, wann der Beleg als bezahlt gilt. In Salonnare passiert das erst, wenn der Anbieter die Zahlung bestätigt. Bricht die Zahlung mittendrin ab, steht der Beleg nicht fälschlich als bezahlt in deiner Übersicht.

Ein Gutschein. Eine Kundin hat zum Geburtstag einen Gutschein bekommen. Kannst du den Code eingeben, wird der Betrag vom Guthaben abgezogen und bleibt der Rest erhalten? Gutscheine sind in Salonnare ab Starter enthalten.

Eine Anzahlung. Lässt du bei Online-Buchungen vorab zahlen, muss diese Anzahlung am Empfang vom Gesamtbetrag abgehen. Sonst zahlt die Kundin doppelt oder du musst es von Hand verrechnen. Anzahlungen gehören zu Pro; die Kasse zieht eine bezahlte Anzahlung automatisch vom Beleg ab.

Frag bei jedem System auch, was eine Kartenzahlung kostet. Bei Salonnare sind es 0,5 % (mind. 0,30 €) pro Online- oder Kartenzahlung, und das Geld geht auf dein eigenes Konto bei Mollie oder Stripe.

Moment 5: die Kundin, die zurückkommt, weil die Farbe nicht gelungen ist

Diesen Moment hättest du lieber nicht, aber er kommt vor. Eine Kundin kommt zwei Tage später zurück und du entscheidest dich, einen Teil des Betrags zu erstatten.

Prüfe, wie das System mit Korrekturen umgeht:

- Kannst du einen bezahlten Beleg noch löschen oder ändern? Das klingt praktisch, ist aber ein Risiko. Dein Umsatz und deine Mehrwertsteuer für einen bereits abgeschlossenen Zeitraum ändern sich dann nachträglich, und deine Unterlagen passen nicht mehr zu dem, was deine Steuerberatung gesehen hat. - Gibt es eine Gutschrift? Der saubere Weg ist ein zweiter Beleg mit negativen Zeilen neben dem ursprünglichen. So bleibt sichtbar, was verkauft und was erstattet wurde. - Geht es auch teilweise? Eine Kundin muss nicht immer alles zurückbekommen.

In Salonnare lässt sich ein bezahlter Beleg nicht löschen. Eine Erstattung erzeugt eine Gutschrift, für den ganzen Beleg oder für einen Teil der Zeilen. Lief die Zahlung über Mollie oder Stripe, kann das Geld auf demselben Weg zurück. So bleibt deine Belegübersicht ein ehrlicher Bericht des Tages.

Moment 6: Ende des Tages, und wer was darf

Der letzte Moment spielt sich nach Ladenschluss ab, und hier merkst du, ob ein System für ein Team gemacht ist.

Wer darf was? Eine Auszubildende muss nicht alle Belege von allen sehen, eine feste Kraft soll aber abrechnen können. In Salonnare stellst du pro Mitarbeitenden ein, ob jemand die Kasse ansehen oder auch abrechnen darf. Arbeitest du mit mehr als einer Person, brauchst du Starter oder Pro.

Was siehst du am Ende des Tages? Ab Starter bekommst du einen Tagesbericht mit Umsatz pro Mitarbeitenden und pro Zahlungsart, mit Trinkgeld getrennt. Daneben legst du deine Kassenzählung. Wie das Schritt für Schritt geht, steht im Artikel über den Tagesabschluss deiner Kasse.

Wie kommt es zur Buchhaltung? Salonnare erstellt ab Starter einen Export, den du in Moneybird oder e-Boekhouden einlesen kannst. Das ist ein Export, keine Live-Verbindung: Du erstellst die Datei selbst und verarbeitest sie in deinem Buchhaltungsprogramm.

So führst du den Test selbst durch

Du musst nicht raten. Nimm dir eine Stunde und spiel die sechs Momente in jedem System durch, das du in Betracht ziehst.

1. Lege zwei Testkunden an und trage für beide einen Termin in den Kalender ein, mit mindestens einer Kombination aus zwei Behandlungen. 2. Füge zwei Produkte hinzu, mit einem anderen Mehrwertsteuersatz als deine Behandlungen, wenn das bei dir so ist. 3. Rechne die sechs Momente ab: Termin plus Produkt, zwei Termine auf einem Beleg, Laufkunde bar mit Trinkgeld, Karte, eine Korrektur und ein Blick auf das Tagesende. 4. Notiere pro Moment, wie viele Handgriffe es gebraucht hat und wo du gezögert hast. Diese Liste ist dein echter Vergleich.

Bei Salonnare kannst du das im Free-Paket machen. Paketfunktionen wie Bestand, Gutscheine und den Tagesbericht testest du ab Starter. Auf der Seite über das Kassensystem für Salons siehst du, wie die Kasse aussieht, und starte kostenlos mit Salonnare, um die sechs Momente mit deinen eigenen Behandlungen durchzuspielen.

Häufig gestellte Fragen