Kassenabschluss im Salon: eine Checkliste, mit der sich jede Kassendifferenz nachvollziehen lässt
Was tust du, wenn der Kassenbestand nicht stimmt und du nicht weißt, bei welcher Zahlung du anfangen sollst? Ein Kassenabschluss wird unübersichtlich, sobald jede Mitarbeiterin ihre eigene Routine hat oder Zahlungen nicht Schritt für Schritt mit den Kassenbuchungen verglichen werden. Dann bleibt eine Differenz von ein paar Euro wochenlang ungeklärt. In diesem Artikel bekommst du eine feste Checkliste pro Zahlungsart, eine Suchreihenfolge für den Fall, dass es nicht passt, und ein einfaches Protokoll. So macht dein ganzes Team die Kasse auf dieselbe Weise, und eine Differenz lässt sich auch später noch zurückverfolgen.
Kassenabschluss ist nicht dasselbe wie Tagesabschluss
Beim Kassenabschluss vergleichst du die Kassenbuchungen eines Arbeitstages mit dem, was tatsächlich eingegangen ist: bar, per Karte und gegebenenfalls online. Du hältst das Ergebnis fest und notierst jede Differenz. Mehr ist es nicht, und genau das macht ihn zu einer kurzen, wiederholbaren Aufgabe.
Der umfassendere Tagesabschluss geht weiter: Termine abschließen, den Tagesbericht ansehen und die Zahlen für die Steuerberatung vorbereiten. Diese Schritte beschreiben wir in unserem Leitfaden zum Tagesabschluss mit dem Kassensystem. Halte beides getrennt. So weißt du genau, welche Kontrolle zur Kasse gehört, und eine Kassendifferenz geht nicht zwischen Berichten unter.
Ein fester Kassenabschluss ist eine praktische Form der internen Kontrolle: eine vereinbarte Arbeitsweise, die Fehler sichtbar macht, bevor sie sich häufen. Es geht nicht darum, jemandem zu misstrauen, sondern darum, eine Differenz noch am selben Tag zu erklären, solange alle wissen, wer auf dem Stuhl saß.
Bevor du anfängst: festes Wechselgeld, fester Zeitpunkt, feste Person
Die meisten Kassendifferenzen entstehen nicht beim Zählen, sondern weil der Ausgangspunkt nicht feststeht. Lege deshalb drei Dinge einmal fest.
Ein festes Wechselgeld. Beginne jeden Tag mit demselben Betrag in der Lade, zum Beispiel €150. Dann weißt du beim Zählen genau, was du abziehen musst. Ändert sich der Anfangsbestand, notiere ihn jeden Morgen.
Ein fester Zeitpunkt. Mach die Kasse nach dem letzten Kassiervorgang und nicht zwischendurch. Sonst gehört eine Zahlung, die kurz nach dem Zählen eingeht, zu keiner Zählung.
Eine Person pro Zählung. Lass eine Mitarbeiterin die Kasse machen und notiere, wer es war. Bei einer größeren Differenz zählt ihr gemeinsam nach.
Trinkgeld getrennt. Bewahre Trinkgeld nicht lose in der Kassenlade auf. Eine Trinkgeldkasse neben der Kasse erspart dir, jeden Abend einen 'Überschuss' zu erklären, der eigentlich dem Team gehört.
Die Checkliste: vier Schritte bei jedem Kassenabschluss
Arbeite jeden Tag in derselben Reihenfolge. Passe die Liste an die Zahlungsarten deines Salons an, aber lass nie eine aus.
1. Kassenbuchungen prüfen. Geh die Belege des Tages durch. Achte auf offene Belege, Rückerstattungen und Korrekturen, und prüfe, ob jeder Beleg am richtigen Tag steht.
2. Pro Zahlungsart vergleichen. Bar: Lade zählen, Wechselgeld abziehen und mit der Bar-Summe in der Kasse vergleichen. Karte: die Kartensumme der Kasse neben die Tagessumme des Kartenterminals legen. Online: die Zahlungen in der Übersicht deines Zahlungsanbieters prüfen. Achtung: Eine Auszahlung auf dein Bankkonto entspricht oft nicht dem Umsatz dieses Tages. Vergleiche deshalb auf Ebene der einzelnen Transaktionen.
3. Abweichungen notieren. Schreib auf, welcher Betrag oder welche Transaktion nicht passt. Zieh noch keine Schlüsse: Eine Differenz ist ein Signal, genauer hinzusehen, kein Beweis für einen Fehler.
4. Nachverfolgung festhalten. Notiere, wer die Differenz klärt und was noch zu tun ist. Dann muss die nächste Person nicht dieselben Kontrollen wiederholen.
Erst vergleichen, dann festhalten, dann gezielt nachgehen. Diese Reihenfolge hält die Kontrolle klar.
Kassendifferenz gefunden? Arbeite diese Suchreihenfolge ab
Stimmt die Kasse nicht, fang nicht bei null an. Geh diese Ursachen in fester Reihenfolge durch, von häufig nach selten.
Falsche Zahlungsart. Die Kundin hat bar bezahlt, der Beleg steht aber auf Karte, oder umgekehrt. Bar und Karte weichen dann um genau denselben Betrag in entgegengesetzte Richtungen ab. Das ist die schnellste Kontrolle.
Ein nicht abgeschlossener Beleg. Die Behandlung wurde bezahlt, aber der Beleg ist noch offen oder wurde nie angelegt. Vergleiche die Termine des Tages mit den Belegen.
Bare Rückerstattung oder Barausgabe. Geld aus der Lade für eine Erstattung, Kaffee oder einen Paketboten, ohne dass es erfasst wurde.
Doppelt gebucht. Dieselbe Behandlung zweimal auf einem Beleg oder zwei Belege für eine Kundin.
Wechselgeld. Falsch herausgegeben oder ein anderer Anfangsbestand als gedacht.
Rundung. Kleine Differenzen von ein paar Cent bei Barzahlung können aus Rundung stammen. Die Kasse von Salonnare rundet Barbeträge auf 5 Cent, damit die Kassensumme zu dem passt, was du tatsächlich zählen kannst.
Findest du die Ursache nicht, notiere die Differenz zusammen mit den Kontrollen, die du schon gemacht hast. Eine kleine Differenz, die du am selben Tag aufschreibst, ist ein Detail. Dieselbe Differenz beim Quartalsabschluss kostet dich einen Nachmittag Suche.
Führe ein Protokoll, das jede im Team übernehmen kann
Ein Kassenabschluss ist erst übertragbar, wenn du ihn immer gleich festhältst. Ein einfaches Protokoll auf Papier oder in einem gemeinsamen Dokument reicht. Notiere pro Tag:
Datum und wer die Kasse gemacht hat.
Soll und gezählt, pro Zahlungsart.
Die Differenz, mit Plus oder Minus.
Was du schon geprüft hast, zum Beispiel 'Zahlungsarten geprüft, Belege mit Terminkalender verglichen'.
Offene Aufgabe und wer sie übernimmt.
Schau einmal pro Woche zurück. Taucht eine Differenz immer am selben Tag oder in derselben Schicht auf, liegt die Ursache meist in einer Arbeitsweise am Empfang und nicht in einem einzelnen Versehen. Passe dann die Checkliste an, etwa mit einem festen Platz für Barausgaben.
Was ein Kassensystem für dich tut und was nicht
Software zählt deine Kassenlade nicht. Was ein gutes Kassensystem aber tut: Es sorgt dafür, dass du jede Transaktion wiederfindest. Im Kassensystem von Salonnare filterst du die Belegliste nach Datum, Zahlungsart und Status, etwa bezahlt, offen oder erstattet. So siehst du mit wenigen Klicks, welche Belege heute per Karte oder bar abgerechnet wurden.
Ein bezahlter Beleg verschwindet nicht. Einen bezahlten Beleg kannst du nicht löschen. Erstattest du etwas, entsteht eine Gutschrift neben dem ursprünglichen Beleg. Umsatz und Mehrwertsteuer des Tages bleiben dadurch korrekt, und bei einer Kassendifferenz siehst du sofort, ob an diesem Tag etwas erstattet wurde.
Lose Zahlungen werden gemeldet. Arbeitest du mit einem verbundenen Kartenterminal oder Zahlungslinks über Mollie oder Stripe, meldet Salonnare eine Zahlung, die beim Anbieter eingegangen ist, aber zu keinem Beleg gehört. Du ordnest sie selbst dem richtigen Beleg zu.
Rechte pro Mitarbeiterin. Du legst fest, wer die Kasse nur einsehen und wer kassieren oder erstatten darf. Bei einer Differenz weißt du dann, wer einen Beleg anlegen konnte.
Der Tagesbericht mit Umsatz pro Mitarbeiterin und pro Zahlungsart, Trinkgeld separat, gehört zu den Berichten in Starter und Pro. Wie du den Kassiervorgang selbst mit steuerkonformen Belegen einrichtest, liest du in unserem Leitfaden zum Abrechnungssystem für deinen Kosmetiksalon.
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Free, €0 pro Monat: eine Mitarbeiterin, 50 Termine pro Monat, Online-Buchungsseite, Kasse für bar und Karte, Kundenverwaltung und Erinnerungen per E-Mail.
Starter, €29 pro Monat: bis zu drei Mitarbeitende, unbegrenzt Termine, Online-Zahlungen, Berichte mit Tagesbericht, Lagerverwaltung und ein Buchhaltungsexport (ein Export, keine Live-Anbindung).
Pro, €59 pro Monat: unbegrenzt Mitarbeitende, dazu unter anderem Anzahlungen und E-Mail-Kampagnen.
Es gibt keine Gebühr pro Termin, aber auf jede Online- oder Kartenzahlung über Salonnare fällt eine Transaktionsgebühr von 0,5 % an, mindestens €0,30. Berücksichtige sie, wenn du Karten- und Online-Einnahmen mit deinem Bankkonto abgleichst.
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Kostenlos mit Salonnare startenHäufig gestellte Fragen
Was ist ein Kassenabschluss im Salon?
Beim Kassenabschluss vergleichst du die Kassenbuchungen eines Arbeitstages pro Zahlungsart mit dem, was tatsächlich eingegangen ist. Du hältst das Ergebnis fest und notierst jede Differenz. Er ist Teil des Tagesabschlusses, aber eine eigene, kurze Aufgabe.
Wie macht man einen Kassenabschluss?
Beginne mit einem festen Wechselgeld, prüfe die Belege des Tages, vergleiche bar, Karte und online getrennt mit der Kasse, notiere Abweichungen und halte fest, wer sie klärt. Mach es jeden Tag zur selben Zeit und in derselben Reihenfolge.
Was tun bei einer Kassendifferenz?
Arbeite eine feste Suchreihenfolge ab: falsche Zahlungsart, nicht abgeschlossener Beleg, bare Rückerstattung oder Barausgabe, Doppelbuchung und Wechselgeld. Findest du die Ursache nicht, notiere die Differenz mit den Kontrollen, die du schon gemacht hast.
Zählt Salonnare die Kassenlade für mich?
Nein. Kein Kassensystem zählt dein Bargeld. Salonnare sorgt dafür, dass du jeden Beleg wiederfindest, filtert die Belegliste nach Datum und Zahlungsart und lässt eine Erstattung als Gutschrift neben dem ursprünglichen Beleg stehen, damit du eine Differenz schneller nachvollziehen kannst.