Fußpflege-Verwaltung: Online-Termine, Kartei und Kasse für deine Praxis

Was ist Fußpflege-Software?

Fußpflege-Software ist eine Anwendung, die die Kernprozesse einer Fußpflegepraxis digitalisiert: Online-Termine, Kunden- und Fußpflege-Karteien, Kasse, Zahlungen und Verwaltung in einer Übersicht, die auf deinem Computer, Tablet und Handy funktioniert.

Statt Papierkalender, separatem Kassenbuch und einem Notizheft für Behandlungsnotizen nutzt du ein System, in dem alles zusammenhängt. Buchst du einen Termin, steht die Kundin sofort in deiner Kartei; rechnest du ab, zählt der Umsatz direkt in deinen Tagesabschluss.

Die meisten Pakete decken dieselben Bausteine ab:

1 - Ein Online-Kalender mit Terminen pro Mitarbeiter und Behandlungsstuhl. 2 - Eine Online-Buchungsseite, auf der Kunden selbst eine Zeit wählen. 3 - Eine Kundendatenbank mit Kontaktdaten und Behandlungshistorie. 4 - Eine Kasse (POS) für Abrechnung, Rabatte und Zahlungsmethoden. 5 - Automatische E-Mails: Bestätigungen, Erinnerungen und Wiederbuchungs-Aufforderungen. 6 - Berichte zu Umsatz, Auslastung und beliebten Behandlungen.

Eine medizinische Fußpflege stellt eine zusätzliche Anforderung: Gesundheitsdaten über Diabetiker, Rheumapatienten und Risikofüße sind besondere personenbezogene Daten nach der DSGVO und gehören in einen verschlüsselten Tresor, nicht in ein gewöhnliches Notizfeld. Gute Fußpflege-Software regelt genau das.

Salonnare bündelt all diese Bausteine in einem Paket, mit einem dauerhaft kostenlosen Plan (Free, 0 € pro Monat für 1 Mitarbeiter und 50 Buchungen pro Monat) zum Starten und den kostenpflichtigen Plänen Starter (29 €) und Pro (59 €), wenn du wächst.

Online-Termine und ein Kalender, der sich selbst füllt

Die größte Zeitersparnis liegt im Online-Buchen. Jede Fußpflegepraxis in Salonnare erhält eine eigene Buchungsseite, die du über deine Website, dein Google-Profil oder Social Media teilst. Kunden wählen eine Behandlung, eine Zeit und auf Wunsch einen Mitarbeiter und bestätigen sofort - auch abends und am Wochenende, wenn du nicht am Telefon sitzt.

Unterschiedliche Behandlungsdauern. Eine reguläre Fußpflege dauert kürzer als eine diabetische oder rheumatische Fußpflegebehandlung mit ausführlicher Inspektion. In der Software stellst du pro Behandlung die richtige Dauer ein, sodass deine Online-Verfügbarkeit mit der Realität übereinstimmt und du nicht zwei lange Behandlungen ohne Pause hintereinander bekommst.

Automatische Erinnerungen. Kurz vor dem Termin geht automatisch eine Erinnerung per E-Mail raus. Das reduziert No-Shows, ohne dass du selbst anrufen musst. Die Mails kommen von der Versandadresse deiner Praxis, sodass sie professionell wirken und zuverlässig zugestellt werden.

Wiederkehr-Rhythmus im Blick. Fußpflege ist Pflege: Die meisten Kunden möchten alle sechs bis acht Wochen wiederkommen. Die Software kann Kunden, die für einen Folgetermin fällig sind, automatisch zur Wiederbuchung anstoßen. So bleibt dein Kalender mit deinem festen Kundenstamm gefüllt, statt ständig neue Kunden gewinnen zu müssen.

Über Google auffindbar. Über die Google-Anbindung erscheint dein Buchungsbutton direkt in der Google-Suche und in Maps, sodass Kunden, die deine Praxis finden, sofort buchen können, ohne erst deine Website zu besuchen.

Fußpflege-Kartei pro Kunde: Notizen, Diabetes und der Risikofuß

In der Fußpflege weißt du erst dann, was zu tun ist, wenn du weißt, was beim letzten Mal war. Eine gute Kundenkartei erfasst pro Kunde die Behandlungshistorie: welche Behandlung, welche Befunde, welche Produkte und wann der nächste Termin fallen sollte. Druckstellen, Hornhautbildung, Risse, Nagelerkrankungen und Hautprobleme notierst du systematisch, sodass du beim nächsten Mal genau weißt, worauf du achten musst.

Sensible Daten gehören in einen Tresor. Für eine medizinische Fußpflege ist das heikles Material. Informationen über Diabetes, Rheuma, Durchblutungsstörungen, Medikation oder einen diagnostizierten Risikofuß fallen unter Artikel 9 der DSGVO: besondere personenbezogene Daten, die zusätzlichen Schutz erfordern. Salonnare bewahrt diese Gesundheitsnotizen in einem separaten, verschlüsselten Tresor auf - nicht im gewöhnlichen Notizfeld, das jeder sieht. Die Daten werden verschlüsselt auf EU-Servern gespeichert.

Rechte pro Mitarbeiter. Arbeitest du mit mehreren Fußpflegerinnen oder einem Podologen im selben Raum, legst du pro Mitarbeiter fest, wer die Gesundheitsnotizen einsehen darf (RBAC). So bleiben medizinische Daten auf diejenigen beschränkt, die sie benötigen, und jeder Zugriff wird in einem Prüfprotokoll festgehalten.

Überweisungen und Behandlungspläne. Überweist dich eine Kundin an eine Hausärztin oder einen Podologen, oder umgekehrt? Überweisungsschreiben und Behandlungspläne bewahrst du DSGVO-konform pro Kunde in der Kartei auf und kannst sie mit Einwilligung des Kunden als PDF exportieren. So hast du bei einer Überweisung ein vollständiges, nachvollziehbares Bild ohne loses Papier.

No-Shows mit Anzahlungen und Erinnerungen verhindern

Ein No-Show in einer Fußpflegepraxis ist reiner Verlust: ein Block von 45 bis 60 Minuten, den du nicht mehr füllen kannst, gerade bei einer ausführlichen Fußpflegebehandlung. Fußpflege-Software gibt dir mehrere Schutzebenen.

Anzahlung bei der Buchung. Du kannst einstellen, dass Kunden - oder nur Neukunden - bei der Buchung eine Anzahlung per iDEAL leisten. Das senkt die Versuchung, einfach nicht zu erscheinen, deutlich. Die Anzahlung läuft auf dein eigenes Zahlungskonto.

No-Show-Gebühr. Erscheint eine Kundin nicht oder storniert außerhalb der vereinbarten Frist, kann automatisch eine No-Show-Gebühr berechnet werden. Die Stornofrist und den Betrag legst du selbst fest, und der Kunde sieht diese Bedingungen klar, bevor der Termin bestätigt wird.

Erinnerungen und Warteliste. Die automatische Erinnerung kurz vor dem Termin fängt die meisten vergessenen Buchungen ab. Fällt doch jemand aus, kann die Warteliste automatisch den nächsten Kunden benachrichtigen, sobald ein Platz frei wird - der Unterschied zwischen einem leeren Nachmittag und einem vollen Kalender.

Kasse und Zahlung: iDEAL, Karte und bar auf einem Beleg

Nach der Behandlung rechnest du direkt an der Kasse ab. Die integrierte Kasse (POS) verarbeitet deine Behandlungen und eventuelle Retail-Produkte - denk an Fußcremes, Zehenspreizer oder Orthesen - auf einem Beleg.

Lokale Zahlungsmethoden auf dein eigenes Konto. Kunden zahlen mit iDEAL, Karte, einem Zahlungslink oder bar. Wichtig: Deine Zahlungen kommen über iDEAL (Mollie) und Stripe direkt auf dein eigenes Konto, nicht bei einem Vermittler, der wochenlang darauf sitzt. Es gibt keine Provision pro Buchung: Du zahlst einen festen, planbaren Monatspreis statt eines Prozentsatzes auf jede Behandlung.

Saubere Belege und Trinkgeld. Jede Abrechnung erhält eine fortlaufende Belegnummer mit Datum und Uhrzeit, und der Beleg geht auf Wunsch per E-Mail an den Kunden. Trinkgelder erfasst du pro Mitarbeiter. So schließt du deinen Tag zuverlässig ab und deine Kasse stimmt mit dem überein, was im System steht.

Verwaltung und Mehrwertsteuer: vom Tagesabschluss zur Buchhaltung

Fußpflege-Verwaltungssoftware nimmt dir die Handarbeit ab. Jede Abrechnung zählt automatisch in den Tagesumsatz, und du erhältst Berichte über Umsatz, Auslastung und die beliebtesten Behandlungen, ohne eine einzige Zelle zu tippen.

Mehrwertsteuer pro Behandlung. Für die Fußpflege ist das wichtig. Eine reguläre, kosmetische Fußpflege unterliegt dem normalen Mehrwertsteuersatz. Medizinisch notwendige Fußpflege - etwa diabetische Fußpflege auf Überweisung - kann unter Umständen umsatzsteuerbefreit sein, wenn sie als medizinische Leistung gilt. In Salonnare stellst du pro Behandlung den richtigen Satz ein, sodass "kosmetische Fußpflege" den normalen Satz trägt und "diabetische Fußpflege auf Überweisung" befreit sein kann. Der Beleg splittet das sauber und der Tagesbericht summiert den Umsatz pro Satz. Bist du dir bei deiner eigenen Situation unsicher, kläre das mit deinem Steuerberater oder dem Finanzamt - die Software unterstützt beide Fälle.

Kein Buchhaltungspaket, aber buchhaltungsbereit. Salonnare ist kein Buchhaltungspaket und ersetzt deinen Steuerberater nicht, hält deine Verwaltung aber so sauber, dass die Übergabe an deine Buchhaltung reibungslos läuft. Du exportierst deinen Umsatz als CSV-Datei in einem Format, das gängige Buchhaltungsprogramme einlesen können. Auch wenn du also nach einem "Buchhaltungsprogramm Fußpflege" suchst, brauchst du in der Praxis vor allem eine saubere Quellverwaltung, die nahtlos anschließt. Sieh dir alle Funktionen an, die Salonnare bietet, um deine Verwaltung leicht zu halten.

Worauf solltest du bei der Wahl der Fußpflege-Software achten?

Auf dem Papier ähneln sich Pakete schnell. Der Unterschied liegt in den Details, die erst nach Monaten der Nutzung auffallen. Geh diese Punkte durch, bevor du dich entscheidest.

1 - Verschlüsselter Gesundheitstresor. Für eine medizinische Fußpflege ist das kein Luxus, sondern eine DSGVO-Anforderung. Prüfe, ob Gesundheitsdaten separat und verschlüsselt gespeichert werden, mit Rechten pro Mitarbeiter und einem Prüfprotokoll.

2 - Variable Behandlungsdauern. Kannst du die Dauer pro Behandlung und pro Kunde anpassen? Ohne das stimmt deine Online-Verfügbarkeit nie mit deiner echten Planung überein.

3 - Festbetrag oder Prozentsatz? Manche Anbieter berechnen eine Provision pro Online-Buchung. Die wächst mit deinem Erfolg und wird teuer, je voller du wirst. Ein fester Monatspreis ist planbar und bestraft Wachstum nicht.

4 - EU-Daten und Datenportabilität. Wähle einen Anbieter mit Daten auf EU-Servern und einem klaren DSGVO-Ansatz und prüfe, ob du deine Kundendaten später per CSV exportieren und importieren kannst, damit du nie festsitzt.

5 - Eigene Buchungsseite. Buchst du auf deiner eigenen Seite unter deinem eigenen Namen oder auf einem Marktplatz, wo Wettbewerber neben dir stehen und ein Prozentsatz einbehalten wird?

6 - Web- und native App. Hinter dem Tresen arbeitest du an einem Tablet oder Computer, unterwegs am Handy. Prüfe, ob das System beides unterstützt.

7 - Sprache und lokale Zahlungsmethoden. Eine App, die iDEAL unterstützt und in deiner eigenen Sprache funktioniert (und für einen internationalen Kundenstamm in 5 Sprachen verfügbar ist), passt besser als eine rein englischsprachige Plattform. Salonnare ist genau um diese Punkte herum gebaut.

Fazit: klein anfangen, mitwachsen

Eine Fußpflegepraxis zu führen ist Arbeit genug, ohne dass deine Verwaltung dagegenarbeitet. Mit Fußpflege-Software bringst du deinen Online-Kalender, deine Fußpflege-Karteien, deine Kasse und deine Verwaltung in ein System und hältst sensible Gesundheitsdaten DSGVO-sicher in einem verschlüsselten Tresor. No-Shows fängst du mit Anzahlungen ab, und deine Stammkunden kommen über automatische Erinnerungen in ihrem eigenen Rhythmus wieder.

Du musst nicht groß anfangen. Viele Fußpflegerinnen starten solo auf dem kostenlosen Free-Plan (0 €, 1 Mitarbeiter, 50 Buchungen pro Monat) und wechseln zu Starter (29 €), sobald sie die Grenze von 50 Buchungen überschreiten; wächst die Praxis auf mehrere Behandler, skaliert Pro (59 €) mit. Sieh dir die Preise für das Detail pro Plan an oder lies mehr auf der Seite über Fußpflege-Software.

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Häufig gestellte Fragen