Gesundheitsdaten und DSGVO im Salon: Artikel 9 sicher erfassen
Eine Allergie gegen ein Färbemittel, Blutverdünner vor einer Fußpflege, ein Hautproblem vor einem Peeling oder eine Schwangerschaft, die entscheidet, welche Produkte erlaubt sind und welche nicht: All das sind Angaben, die du als Salon brauchst, um sicher zu behandeln. Es sind aber auch Gesundheitsdaten, und die fallen unter einen strengen Teil der DSGVO: Artikel 9 über die "besonderen Kategorien personenbezogener Daten".  Gewöhnliche Kundendaten (Name, Telefonnummer, Behandlungshistorie) lassen sich relativ einfach aufbewahren - alles dazu liest du in unserem breiteren Leitfaden zur [DSGVO für Beauty-Salons](/blog/dsgvo-fuer-beauty-salons). Dieser Artikel geht eine Ebene tiefer und bleibt strikt bei dieser einen sensiblen Kategorie: Gesundheitsdaten. Was macht sie besonders, wann darfst du sie verarbeiten und - am wichtigsten - wie erfasst du sie so, dass deine Kundin geschützt ist und du die Regeln einhältst?
Was sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9?
Die DSGVO kennt eine gesonderte, strengere Kategorie: die "besonderen Kategorien personenbezogener Daten" (Artikel 9). Das sind Daten, die so sensibel sind, dass ihre Verarbeitung grundsätzlich untersagt ist. Dazu zählen unter anderem Daten über rassische oder ethnische Herkunft, Religion, politische Meinungen, sexuelle Orientierung - und, für einen Salon am relevantesten, Daten über die Gesundheit einer Person.
Für einen Kosmetiksalon, Friseursalon, ein Nagelstudio, die Fußpflege oder eine Hauttherapeutin geht es schnell um Gesundheitsdaten, sobald du Folgendes notierst:
- Allergien und Überempfindlichkeiten - gegen Färbemittel, Kleber, Latex oder bestimmte Inhaltsstoffe. - Medikamente - Blutverdünner, Mittel, die die Haut empfindlicher machen, Hormonpräparate. - Hautprobleme - Ekzeme, Schuppenflechte, Rosazea, Narben, Akne. - Schwangerschaft - relevant, weil manche Behandlungen und Produkte dann abgeraten werden. - Sonstige medizinische Umstände - Diabetes bei der Fußpflege, Durchblutungsstörungen, kürzliche Operationen.
Der Ausgangspunkt der DSGVO ist klar: Grundsätzlich darfst du diese Daten nicht verarbeiten. "Nicht verarbeiten" heißt nicht erheben, nicht notieren und nicht speichern. Es gibt jedoch Ausnahmen, und eine davon ist für den Salon entscheidend: die ausdrückliche Einwilligung der Kundin.
Warum ein Salon diese Daten trotzdem braucht
Wenn die Verarbeitung grundsätzlich untersagt ist, warum solltest du Gesundheitsdaten überhaupt erfassen? Weil du ohne diese Angaben keine sichere Behandlung garantieren kannst. Sie bilden die Kontraindikationen: die Gründe, aus denen du eine Behandlung nicht oder nur angepasst durchführen solltest.
Ein paar Beispiele aus der Praxis:
- Eine Kundin mit bekannter Allergie gegen ein Färbemittel riskiert bei der falschen Färbung eine schwere Reaktion. - Blutverdünner können bei einer Fußpflege oder bestimmten Hautbehandlungen zu stärkeren Blutungen führen. - Eine Schwangerschaft bedeutet, dass bestimmte ätherische Öle, chemische Peelings oder Produkte besser gemieden werden. - Diabetes erfordert bei der Fußpflege besondere Vorsicht wegen langsamerer Heilung und Infektionsrisiko.
Kurz gesagt: Es geht nicht um Neugier oder Aktenanlage, sondern um verantwortungsvolles Handwerk. Auch die DSGVO erkennt das an - du darfst diese Daten verarbeiten, sofern du es sorgfältig tust. Der Schlüssel liegt in diesem "sorgfältig". Die Einwilligung einzuholen ist Schritt eins, aber ebenso wichtig ist, wie du die Daten danach speicherst, wer sie sehen darf und wie lange du sie aufbewahrst.
Die fünf Anforderungen an Gesundheitsdaten
Willst du Gesundheitsdaten sauber und rechtmäßig verarbeiten, kommen fünf Grundsätze zusammen. Sie gelten EU-weit und bilden den roten Faden jeder guten DSGVO-Praxis rund um Artikel 9.
1. Ausdrückliche Einwilligung. Bei gewöhnlichen Kundendaten reicht oft die "Erfüllung des Vertrags", doch bei Gesundheitsdaten liegt die Latte höher: Du brauchst eine ausdrückliche Einwilligung. Sie muss spezifisch, informiert und aktiv erteilt sein - etwa ein separates Häkchen oder eine Unterschrift auf einem Anamnesebogen, auf dem steht, welche Daten du erfasst und wofür. Eine in den AGB versteckte Einwilligung zählt nicht.
2. Datenminimierung. Erfasse nur, was behandlungsrelevant ist. Eine Allergie gegen ein bestimmtes Produkt zu notieren ist in Ordnung; eine komplette Krankenakte anzulegen nicht. Frage dich bei jeder Angabe: Brauche ich das wirklich, um diese Kundin sicher zu behandeln?
3. Verschlüsselte und getrennte Speicherung. Gesundheitsdaten gehören nicht lose in das allgemeine Notizfeld zwischen "mag Kaffee" und "parkt immer vor der Tür". Sie gehören verschlüsselt und getrennt gespeichert, damit sie nicht einfach bei einem Export, einem Screenshot oder einem Blick einer nicht zuständigen Kollegin mit herausfließen. Die DSGVO nennt Verschlüsselung ausdrücklich als geeignete Sicherheitsmaßnahme.
4. Zugriff beschränken. Nur die Mitarbeitenden, die die Behandlung tatsächlich durchführen, müssen die Gesundheitsnotizen sehen. Eine Empfangskraft, die nur Termine plant, braucht sie nicht. Rollenbasierte Rechte je Mitarbeiter sorgen dafür, dass sensible Informationen bei den richtigen Personen bleiben.
5. Aufbewahrungsfrist. Bewahre Gesundheitsdaten so kurz wie möglich auf. Kommt eine Kundin seit Jahren nicht mehr, gibt es keinen Grund, ihre Allergien oder Medikamente weiter zu speichern. Eine feste Aufbewahrungsfrist mit automatischer Löschung verhindert, dass du unbemerkt ein wachsendes Archiv sensibler Daten aufbaust.
Warum ein gewöhnliches Notizfeld nicht ausreicht
Die meiste Salonsoftware hat ein Notizfeld bei der Kundin. Praktisch für "will immer dieselbe Stylistin" oder "war mit der neuen Farbe zufrieden". Doch genau diese Bequemlichkeit macht das Feld für Gesundheitsdaten ungeeignet.
Ein allgemeines Notizfeld ist nämlich:
- Für alle sichtbar, die das Kundenprofil öffnen, unabhängig von der Rolle. - Nicht gesondert verschlüsselt - es steht in derselben Zeile wie die übrigen Kundendaten. - Teil von Exporten und Backups ohne gesonderten Schutz. - Ohne Einwilligungsnachweis - du hältst nirgends fest, dass die Kundin der Speicherung genau dieser sensiblen Daten zugestimmt hat. - Ohne Aufbewahrungsfrist - die Allergie von vor fünf Jahren bleibt einfach stehen.
Für gewöhnliche Anmerkungen ist das in Ordnung. Für eine Allergie, Medikamenteneinnahme oder Schwangerschaft erfüllt es Artikel 9 nicht. Was du brauchst, ist ein gesonderter, abgeschirmter Ort - ein Tresor - der die fünf oben genannten Anforderungen bereits eingebaut hat.
Der verschlüsselte Gesundheitstresor von Salonnare
Salonnare wurde bewusst dafür entwickelt. Neben dem gewöhnlichen Kundennotizfeld gibt es einen gesonderten, verschlüsselten Gesundheitstresor, speziell für Artikel-9-Daten. So hältst du die sensiblen Informationen strikt von den täglichen Notizen getrennt.
Was dieser Tresor bietet:
- AES-256-Verschlüsselung. Gesundheitsnotizen werden mit AES-256-GCM-Envelope-Verschlüsselung gespeichert, getrennt von den gewöhnlichen Kundendaten. Selbst innerhalb des Systems sind sie nicht einfach lesbar. - Einwilligung dokumentiert. Zu jeder Gesundheitsnotiz gehört ein Nachweis der Einwilligung der Kundin (Consent Events), sodass du belegen kannst, dass die Kundin zugestimmt hat - eine zentrale Anforderung der DSGVO. - Rollenbasierte Rechte. Nur Mitarbeitende mit der passenden Berechtigung sehen die Gesundheitsnotizen. Wer sie nicht hat, sieht den Tresor schlicht nicht. - EU-Server. Alle Kundendaten, einschließlich des Gesundheitstresors, liegen auf Servern innerhalb der EU. - Automatische Aufbewahrungsfrist. Der Tresor hat eine automatische Aufbewahrung (standardmäßig etwa 12 Monate nach der letzten Aktivität), sodass sensible Daten nicht endlos bestehen bleiben.
So verarbeitest du Gesundheitsdaten so, wie Artikel 9 es vorsieht: mit Einwilligung, verschlüsselt, abgeschirmt und befristet - ohne selbst ein technisches Sicherheitskonzept bauen zu müssen.
In wenigen Schritten richtig eingerichtet
Der Umstieg auf eine saubere Arbeitsweise mit Gesundheitsdaten kostet weniger Zeit, als du denkst. Diese Schritte halten es übersichtlich.
Schritt 1 - Erstelle einen Anamnesebogen mit einem separaten Einwilligungshäkchen. Setze Gesundheitsfragen (Allergien, Medikamente, Hautprobleme, Schwangerschaft) auf einen digitalen Anamnesebogen mit einem ausdrücklichen Häkchen: Die Kundin willigt ein, diese Daten für eine sichere Behandlung zu erfassen.
Schritt 2 - Erfasse die Antworten im Gesundheitstresor, nicht im gewöhnlichen Notizfeld. So bleiben sie verschlüsselt und abgeschirmt.
Schritt 3 - Lege die Rechte je Mitarbeiter fest. Bestimme, wer die Gesundheitsnotizen sehen darf. Meist ist das die behandelnde Person, nicht die Empfangskraft.
Schritt 4 - Halte es minimal. Notiere nur, was du wirklich für die Behandlung brauchst, in kurzer, sachlicher Formulierung.
Schritt 5 - Verlasse dich auf die automatische Aufbewahrungsfrist. Lass das System veraltete Daten aufräumen, statt das von Hand zu tun.
Schritt 6 - Verknüpfe es mit deiner [Kundenverwaltung](/features/kundenverwaltung). So siehst du bei jeder Kundin auf einen Blick, ob es behandlungsrelevante Punkte gibt, ohne dass der sensible Inhalt für alle sichtbar ist.
Fazit: sensible Daten gehören in einen Tresor, nicht in eine Notiz
Gesundheitsdaten sind die sensibelsten Informationen, die durch deinen Salon gehen. Deshalb behandelt die DSGVO sie gesondert: Die Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt, es sei denn, du hast eine ausdrückliche Einwilligung und bewahrst die Daten minimal, verschlüsselt, abgeschirmt und befristet auf. Eine Allergie oder Medikamenteneinnahme gehört nicht in das gewöhnliche Notizfeld, sondern an einen gesonderten, sicheren Ort.
Salonnare hat diesen Ort eingebaut: einen verschlüsselten Gesundheitstresor mit Einwilligungsnachweis, rollenbasierten Rechten je Mitarbeiter, EU-Speicherung und einer automatischen Aufbewahrungsfrist. Du startest kostenlos - der dauerhaft kostenlose Tarif (Free, 0 € pro Monat, für 1 Mitarbeiter und 50 Buchungen pro Monat) lässt dich alles ausprobieren. Wächst dein Salon, wechselst du zu Starter (29 €) oder Pro (59 €) pro Monat, mit festem Preis ohne Provision je Buchung, Zahlungen über lokale Methoden auf dein eigenes Konto, einer Oberfläche in fünf Sprachen und sowohl einer Web-App als auch einer installierbaren App.
Willst du Gesundheitsdaten ab heute sauber und sicher erfassen? Erstelle ein kostenloses Konto und richte den Gesundheitstresor ein, bevor du die nächste Kundin aufnimmst.
Häufig gestellte Fragen
Was sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO?
Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind besonders sensible Daten, für die die DSGVO in Artikel 9 ein strenges Regime vorsieht. Dazu zählen unter anderem Daten über Gesundheit, rassische oder ethnische Herkunft, Religion, politische Meinungen und sexuelle Orientierung. Für einen Salon sind vor allem Gesundheitsdaten relevant: Allergien, Medikamente, Hautprobleme und Schwangerschaft. Die Verarbeitung dieser Kategorie ist grundsätzlich untersagt, es sei denn, du hast eine gültige Ausnahme - für einen Salon meist die ausdrückliche Einwilligung der Kundin.
Darf ich als Salon Allergien und Medikamente von Kundinnen notieren?
Ja, aber nur mit ausdrücklicher Einwilligung und wenn es behandlungsrelevant ist. Eine Allergie, ein Blutverdünner oder ein Hautproblem kann entscheiden, ob eine Behandlung sicher ist, also darfst du das als Kontraindikation erfassen. Voraussetzung ist, dass die Kundin aktiv zugestimmt hat (etwa über ein Häkchen auf einem Anamnesebogen), dass du nicht mehr notierst als nötig, und dass du die Daten verschlüsselt und abgeschirmt speicherst.
Darf das einfach ins Notizfeld bei der Kundin?
Nein, das ist nicht ratsam. Ein allgemeines Notizfeld ist für alle sichtbar, die das Kundenprofil öffnen, ist nicht gesondert verschlüsselt, kommt in Exporten und Backups mit und hat weder Einwilligungsnachweis noch Aufbewahrungsfrist. Gesundheitsdaten gehören in einen gesonderten, verschlüsselten Tresor mit beschränktem Zugriff. In Salonnare liegt dieser Gesundheitstresor getrennt vom gewöhnlichen Notizfeld, mit AES-256-Verschlüsselung, rollenbasierten Rechten und einer automatischen Aufbewahrungsfrist.
Wie lange darf ich Gesundheitsdaten von Kundinnen aufbewahren?
So kurz wie möglich. Die DSGVO schreibt für Gesundheitsdaten in einem Salon keine genaue Frist vor, aber der Grundsatz der Speicherbegrenzung bedeutet, dass du sie löschst, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Kommt eine Kundin lange nicht mehr, gibt es keinen Grund, ihre Allergien oder Medikamente aufzubewahren. Eine automatische Aufbewahrungsfrist - in Salonnare standardmäßig etwa 12 Monate nach der letzten Aktivität - verhindert, dass du ungewollt ein wachsendes Archiv sensibler Daten aufbaust.
Was genau ist eine "ausdrückliche Einwilligung"?
Die ausdrückliche Einwilligung ist eine strengere Form der Einwilligung, die die DSGVO für besondere Kategorien personenbezogener Daten verlangt. Sie muss freiwillig, spezifisch, informiert und aktiv erteilt sein: Die Kundin weiß genau, welche Gesundheitsdaten du erfasst und wofür, und sagt bewusst Ja dazu. Das geht zum Beispiel mit einem separaten Häkchen oder einer Unterschrift auf einem Anamnesebogen. Eine in den AGB versteckte oder vorangekreuzte Einwilligung zählt nicht.