Datenschutzerklärung für dein Kosmetikstudio: so erstellst du sie, Prozess für Prozess

Was gehört in die Datenschutzerklärung eines Kosmetikstudios?

Nenne zuerst den Namen deines Salons, deine Kontaktdaten und wer für die Nutzung der Kundendaten verantwortlich ist. Erkläre in einfacher Sprache, welche Daten du erhebst, warum du das tust und wie Kundinnen und Kunden dich bei Fragen erreichen. Die Arbeit einer Kosmetikerin unterscheidet sich von Salon zu Salon, also stimme deine Erklärung auf deine Behandlungen und deine Arbeitsweise ab.

Erfasse dann deine Datenflüsse pro Prozess. Schau nicht nur in dein Terminbuch, sondern auch auf Rechnungen, Newsletter, Fotos und Anamnesebögen. Ein ausgearbeitetes Beispiel für einen Salon mit fünf Prozessen:

- Termin: Name, Telefonnummer und Uhrzeit, um den Termin zu bestätigen und daran zu erinnern. - Kasse und Rechnung: Name und Betrag, für die Buchhaltung. - Newsletter: nur eine E-Mail-Adresse, und nur wenn sich die Person dafür angemeldet hat. - Anamnesebogen: Allergien und Hauterkrankungen, um die Behandlung sicher durchzuführen. - Vorher-Nachher-Fotos: nur wenn du sie wirklich machst, mit Angabe des Zwecks.

Nenne Fotos oder Anamnesedaten nur, wenn du sie tatsächlich erhebst. Suchst du den rechtlichen Hintergrund? Lies DSGVO für Beauty-Salons.

### Welche Salon- und Kundendaten beschreibst du?

Geh deine Formulare, Kundenkarteien und Systeme durch. Denk an Kontaktdaten, Termindaten und Notizen zu Vorlieben. Halte Allergie- oder Gesundheitsinformationen getrennt fest, wenn du solche Daten erfasst. Nutzt du Vorher-Nachher-Fotos, beschreibe auch, dass du Bilder verarbeitest und wofür.

Eine Kundenkarte kann Notizen, Allergiehinweise und die Kundenhistorie enthalten. Mit der Kundenverwaltung für Salons werden solche Karteidaten Teil deiner Datenübersicht. Eine kurze Erläuterung kann so lauten:

*„Zur Terminplanung verarbeitet (Name des Salons) deinen Namen, deine Kontaktdaten und die Termindaten. Wir nutzen diese Informationen, um deinen Termin zu verwalten und dich darüber zu informieren.“*

Ersetze den Text in Klammern und passe die genannten Daten und Zwecke an deine Praxis an.

Wie beschreibst du Zwecke, Aufbewahrungsfristen und Kundenrechte sorgfältig?

Mach jeden Zweck konkret. Schreib also nicht nur, dass du Daten für „die Dienstleistung“ nutzt, sondern nenne, was du damit tust. Kontaktdaten brauchst du, um einen Termin zu bestätigen; Rechnungsdaten nutzt du für die Buchhaltung. Für einen Newsletter verarbeitest du Daten zu einem anderen Zweck. Beschreibe diese Prozesse getrennt und nenne nicht mehr Daten als nötig.

Erstelle pro Prozess eine Übersicht mit Zweck, Datenarten und Aufbewahrungsfrist. Die DSGVO nennt keine allgemeine Aufbewahrungsfrist für alle Kundendaten. Bestimme daher, wie lange du Daten für deinen Prozess brauchst, und prüfe, welche aktuellen gesetzlichen Pflichten gelten. Für die steuerliche Buchhaltung gilt laut der niederländischen Steuerbehörde eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren, unter anderem für Rechnungen und Kassendaten. Wende diese Frist nicht automatisch auf Anamnesebögen oder Kundennotizen an.

### Wie machst du sensible Daten und Rechte verständlich?

Allergien, Hauterkrankungen und Medikamenteneinnahme sind Gesundheitsdaten. Beschreibe sie getrennt und prüfe, welche Regeln für deine Verarbeitung gelten; mehr dazu liest du in Gesundheitsdaten und DSGVO im Salon. Stützt du dich auf eine ausdrückliche Einwilligung, hole sie getrennt für einen klar beschriebenen Zweck ein und halte fest, was du damit tust. Lass die juristische Formulierung vor der Veröffentlichung prüfen.

Erkläre außerdem in einfacher Sprache, wie Kundinnen und Kunden Fragen zu ihren Daten stellen können. Nenne zum Beispiel die E-Mail-Adresse, über die sie Auskunft, Berichtigung oder Löschung beantragen können. Mit kostenlosen Kundenkarteien behältst du deine digitalen Kundeninformationen im Griff und stimmst dein Verzeichnis der Datenverarbeitungen darauf ab.

Wie berücksichtigst du Salonsoftware und Sicherheit in deiner Datenschutzerklärung?

Salonsoftware ist ein Glied in deiner Datenverarbeitung. Erfasse, welche Daten durch das System laufen, wofür du sie nutzt und welche externen Dienste beteiligt sind, etwa Terminverwaltung, Kundenkartei und Zahlungen. Als Salon bestimmst du, wofür Kundendaten verwendet werden; die Software hilft dir, diese Daten für diesen Zweck zu verwalten.

Trenne die Sicherheit, die du selbst organisierst, von den Maßnahmen deines Softwareanbieters. Beschreibe nur, was du belegen kannst. Prüfe, wer in deinem Salon Zugriff auf Kundeninformationen hat und wie du Papierakten aufbewahrst.

Salonnare speichert Daten auf EU-Servern und verschlüsselt sie mit TLS und AES-256. Gesundheitsdaten werden in einem verschlüsselten Tresor aufbewahrt. Lies auch den Leitfaden zur Kundenkartei-Software für Salons für mehr Kontext zur Verwaltung dieser Daten.

### Rechenbeispiel: Was kostet die Zahlungsabwicklung?

Auch dein Zahlungsanbieter gehört in deine Übersicht, als Empfänger von Zahlungsdaten. Die Kosten rechnest du so nach: Salonnare behält bei jeder Online- oder Kartenzahlung 0,5 % ein, mindestens 0,30 €.

- Behandlung für 40 €: 0,5 % × 40 € = 0,20 €. Das liegt unter dem Minimum, du zahlst also 0,30 €. - Behandlung für 100 €: 0,5 % × 100 € = 0,50 €. - Die Grenze liegt bei 60 €: Dort sind 0,5 % genau 0,30 €.

Mach Datenschutz zum Teil deiner Salonroutine

Eine Datenschutzerklärung schreibst du nicht einmal und vergisst sie dann. Ändert sich deine Arbeitsweise, nimmst du eine Behandlung auf oder nutzt du Daten anders? Dann aktualisiere deine Erklärung und prüfe auch Kontaktdaten, Prozesse und Anbieterangaben.

Plane eine regelmäßige Kontrolle und bestimme jemanden, der Änderungen im Blick behält. Hast du Zweifel an der juristischen Formulierung, prüfe die einschlägigen Regeln, bevor du die Erklärung änderst. Eine kurze, verständliche Erläuterung, die zu deinem tatsächlichen Vorgehen passt, zeigt, wie du mit Kundendaten umgehst.

Häufig gestellte Fragen