Automatische Terminerinnerungen: so funktionieren sie für deinen Salon

Was eine automatische Erinnerung leistet und was nicht

Sobald eine Kundin eine Behandlung bucht, muss niemand mehr nachhalten, wer noch eine Nachricht braucht. Die Software verschickt zu einem eingestellten Zeitpunkt vor dem Termin eine Erinnerung. Das spart Nachtelefonieren und gibt der Kundin eine Gedächtnisstütze mit den Daten ihres Besuchs.

Was Automatisierung nicht leistet: das Gespräch übernehmen. Eine Frage, eine Bitte um Verschiebung oder ein Zweifel an der Behandlung braucht weiterhin eine Antwort von dir oder deinem Team. Sieh die Erinnerung deshalb als einen festen Schritt in deinem Ablauf. Die Software übernimmt die geplante Nachricht, du bleibst beim persönlichen Kontakt.

Bestätigung, Erinnerung und Terminverwaltung: drei Rollen

Diese drei werden oft verwechselt, dabei hat jede eine andere Aufgabe:

- Bestätigung: geht direkt nach der Buchung raus und zeigt, dass der Termin festgehalten ist. - Erinnerung: kommt später, vor dem Termin, und bringt den Besuch wieder in Erinnerung. - Terminverwaltung: die Übersicht, in der Planung und Kundendaten zusammenstehen und aus der beide Nachrichten ihre Daten holen.

Der letzte Punkt ist der Kern. Ein Fehler in der Buchung taucht automatisch in jeder automatischen Nachricht wieder auf. Saubere Erfassung ist also nicht nur für die Planung wichtig, sondern auch für klare Kommunikation. Formulierungsbeispiele für die erste Nachricht findest du in unserem Artikel zur Terminbestätigung per E-Mail.

Was in eine gute Terminerinnerung gehört

Nimm nur auf, was die Kundin zur Vorbereitung braucht. Eine Erinnerung ist eine Servicenachricht, kein Platz für Angebote.

- Datum und Uhrzeit, abgeglichen mit der Buchung. - Die Behandlung, damit klar ist, um welchen Termin es geht. - Ein erkennbarer Absender: der Name deines Salons, damit sofort sichtbar ist, von wem die Nachricht kommt. - Praktische Hinweise, wenn nötig, etwa die Adresse oder wie man eine Änderung mitteilt.

Bleib im Ton wie am Empfang: freundlich, kurz und direkt. Gibt es Behandlungen, für die die Kundin etwas wissen muss (zum Beispiel ungeschminkt kommen), schreib für diese Terminart einen eigenen Text statt einer Nachricht, die für alles passen muss.

Den Versandzeitpunkt wählen

Es gibt kein Timing, das für jeden Salon passt. Ein Haarschnitt von einer halben Stunde braucht etwas anderes als eine lange Farbbehandlung, für die sich die Kundin freinimmt. Stell dir zwei Fragen: Wann braucht die Kundin diese Information, und wie viel Zeit brauchst du, um einen frei gewordenen Platz noch zu füllen, wenn jemand absagt?

Viele Salons starten mit einer Erinnerung am Vortag und passen das an, wenn sie merken, dass Kundinnen die Information früher brauchen. Prüf deine Einstellungen erneut, wenn sich Öffnungszeiten oder Terminablauf ändern. Sagt eine Kundin nach der Erinnerung ab, hilft eine klare Stornierungsrichtlinie, damit klar ist, was dann gilt.

Erinnerungen in drei Schritten in den Ablauf einbauen

1. Erfasse den Termin sorgfältig. Prüf bei der Buchung Kundendaten, E-Mail-Adresse, Behandlung, Datum und Uhrzeit. Eine vollständige Erfassung ist die Grundlage für eine Nachricht, die stimmt. 2. Richte die Erinnerung ein. Leg fest, wann die Nachricht rausgeht, und stimm das auf deine Arbeitsweise ab, statt eine Standardeinstellung ungeprüft stehen zu lassen. 3. Kontrollier das Ergebnis. Leg dir einen Testtermin an, lies die Nachricht so, wie deine Kundin sie sieht, und prüf, ob sie zu deiner Planung passt. Wiederhol das, wenn sich deine Arbeitsweise ändert.

Fang klein an: Wähl die Terminart, die du heute am häufigsten von Hand nachverfolgst, und erweitere, sobald das gut läuft.

Änderungen und telefonische Buchungen

Eine Erinnerung passt nur zum aktuellen Termin, wenn du Änderungen sofort einträgst. Wird ein Termin verschoben oder abgesagt, aktualisiere den Kalender direkt, damit keine Nachricht zu einem Termin rausgeht, den es nicht mehr gibt.

Telefonische Termine gehören ins selbe System wie Online-Buchungen. Mach es zum festen Abschluss des Telefonats: Datum und Uhrzeit wiederholen, den Termin sofort in den Kalender eintragen und die E-Mail-Adresse prüfen. Dann läuft auch dieser Termin in der eingerichteten Nachverfolgung mit, ohne dass du später daran denken musst.

So funktioniert es in Salonnare

In Salonnare stecken Terminverwaltung und Erinnerungen in derselben Software, die Nachrichten holen ihre Daten also direkt aus deinem Kalender:

- Nach der Buchung bekommt die Kundin eine Bestätigungsmail. - Vor dem Termin folgt eine Erinnerungsmail. Standardmäßig 24 Stunden vorher, die Stundenzahl stellst du selbst ein. - Die Texte passt du in einem E-Mail-Editor mit Platzhaltern an, unter anderem für Kundenname, Behandlung, Datum und Uhrzeit, die beim Versand automatisch ausgefüllt werden. - Erinnerungen gehen per E-Mail raus. Auch ein Termin, den du selbst in den Kalender einträgst, etwa nach einem Anruf, läuft in der Nachverfolgung mit.

E-Mail-Erinnerungen sind schon im kostenlosen Tarif enthalten (0 €, 1 Mitarbeiterin, 50 Termine pro Monat). Wächst dein Team, gibt es Starter (29 € pro Monat) und Pro (59 € pro Monat). Mehr über automatische Erinnerungen in Salonnare, rechne in unserem Leitfaden zu No-Shows aus, was dich ein leerer Stuhl kostet, oder starte kostenlos mit Salonnare.

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