Terminbestätigung per E-Mail: Beispiele und Vorlagen für deinen Salon 2026

Was in eine gute Terminbestätigung gehört

Eine Bestätigung hat genau eine Aufgabe: Die Kundin soll über nichts mehr nachdenken müssen. Vier Angaben sind unverzichtbar. Datum und exakte Uhrzeit, die gebuchte Behandlung, der Name der Mitarbeiterin, die sie durchführt, und die voraussichtliche Dauer. Letztere wird am häufigsten vergessen und sorgt für die meiste Verwirrung, denn wer zwei Stunden bleiben muss, plant den Tag anders als jemand, der nach zwanzig Minuten wieder draußen ist.

Dazu kommt die praktische Information, die man erst vermisst, wenn sie fehlt: die Adresse mit einem Hinweis zum Parken, was die Kundin mitbringt oder besser zu Hause lässt, und wie sie dich erreicht, wenn etwas dazwischenkommt. Wer die allgemeinen Grundsätze der Geschäftskommunikation beachtet, erkennt das Muster - du schreibst nicht, was du weißt, sondern was die Empfängerin braucht, um das Richtige zu tun.

Schließe mit einem menschlichen Satz ab. Eine Bestätigung, die klingt, als hätte eine Maschine sie ausgespuckt, erfüllt ihren Zweck zwar. Aber eine Zeile wie "Schön, dass du kommst - der Kaffee steht bereit" kostet dich nichts und setzt sofort den Ton deines Salons.

Gesundheitsfragen in der Bestätigung: so bleibt es DSGVO-konform

Viele Salons nutzen die Bestätigungsmail, um noch schnell nach Allergien, Medikamenten oder einer Schwangerschaft zu fragen. Sinnvoll, denn diese Information willst du vor der Behandlung haben und nicht erst, wenn die Kundin schon im Stuhl sitzt. Nur: Das sind Gesundheitsdaten, und die fallen unter Artikel 9 der DSGVO. Sie gehören nicht in ein loses Notizfeld, nicht in ein Postfach, das dein ganzes Team öffnen kann, und schon gar nicht in einen Gruppenchat.

Der praktikable Weg ist ein Link zu einem digitalen Formular, das die Kundin selbst ausfüllt und dessen Antwort verschlüsselt bei ihrer Kartei landet. In Salonnare läuft das über digitale Anamnese-Formulare; die Antworten liegen in einem separaten, verschlüsselten Tresor, getrennt von den normalen Notizen in der Kundenkartei. Die Einwilligung wird dokumentiert, und das System protokolliert, wer die Daten eingesehen hat.

Arbeitest du im Team, legst du pro Mitarbeiterin fest, wer was sehen darf. Eine Auszubildende braucht keine medizinischen Notizen, um jemandem die Haare zu waschen. Das klingt streng, ist aber genau die Unterscheidung, die die DSGVO von dir erwartet: Zugriff nach Notwendigkeit, nicht nach Bequemlichkeit.

Deine Stornobedingungen: ein Absatz, der deinen Umsatz schützt

Der Teil, den Salons am häufigsten weglassen, ist zugleich der, der am meisten Geld spart. Schreib in jeder Bestätigung in normaler Sprache, was passiert, wenn die Kundin nicht kann: bis wie viele Stunden vorher sie kostenlos verschieben kann und was du berechnest, wenn jemand später absagt oder gar nicht erscheint.

Halte es kurz und konkret. "Kostenlos ändern oder stornieren kannst du bis 24 Stunden vorher. Danach oder bei Nichterscheinen berechnen wir 50 Prozent der Behandlung." Das ist ein Satz, und dieser Satz verhindert fast jede spätere Diskussion, weil die Kundin ihn schriftlich bekommen hat, als sie gebucht hat.

Gib gleich einen einfachen Ausweg dazu: einen Link, mit dem die Kundin selbst verschieben kann. Wer montags um halb elf abends merkt, dass Mittwoch doch nicht passt, ruft nicht mehr an. Sie schiebt es auf, vergisst es und kommt nicht. Kann sie mit zwei Klicks selbst einen anderen Termin wählen, siehst du die Lücke rechtzeitig und kannst sie noch füllen. Wie du solche Regeln aufbaust und nach Behandlung staffelst, steht in unserer Checkliste für Salon-Stornierungsrichtlinien.

Beispiel 1 und 2: die lockere und die sachliche Bestätigung

Locker, für Barbershop oder Nagelstudio. Betreff: "Dein Termin bei [Salonname] - Dienstag, 14. April, 10:00".

"Hallo Lisa, schön, dass du dabei bist! Wir sehen uns am Dienstag, 14. April um 10:00 Uhr für ein neues Set Gelnägel, bei Sanne. Rechne mit etwa 90 Minuten. Du findest uns in der Hauptstraße 12; im Parkhaus hinter dem Haus stehst du am günstigsten. Klappt es doch nicht? Verschieben kannst du bis 24 Stunden vorher über den Link unten in dieser Mail. Bis Dienstag!"

Sachlich, für Praxis oder medizinische Fußpflege. Betreff: "Bestätigung Behandlungstermin 14. April, 10:00 - [Praxisname]".

"Sehr geehrte Frau De Vries, hiermit bestätigen wir Ihren Termin am Dienstag, 14. April um 10:00 Uhr für eine medizinische Fußpflegebehandlung bei [Name der Behandlerin]. Die Behandlung dauert etwa 45 Minuten. Wir bitten Sie, fünf Minuten vor Beginn anwesend zu sein. Bitte füllen Sie vorab das Anamneseformular über den unten stehenden Link aus. Eine kostenlose Stornierung oder Terminänderung ist bis 48 Stunden vor dem Termin möglich."

Der Unterschied liegt nicht in der Information, die ist identisch. Er liegt im Register: Die erste Bestätigung klingt wie der Laden, in den man hineinspaziert, die zweite wie die Praxis, in der man sich behandeln lässt. Wähle den Ton, der zu dem passt, was die Kundin später vorfindet, sonst stimmt die Erwartung nicht. Für weitere Varianten und Formulierungen ist diese Sammlung mit Tipps und Vorlagen für Terminbestätigungen eine brauchbare Ergänzung.

Beispiel 3: die Bestätigung mit Anzahlung

Bei langen oder teuren Behandlungen ist eine Anzahlung die wirksamste Maßnahme überhaupt. Wer schon bezahlt hat, kommt oder sagt rechtzeitig ab - und dann kannst du die Lücke noch füllen.

Betreff: "Bestätige deinen Termin am 14. April - [Salonname]".

"Hallo Amber, dein Termin für eine Balayage steht für Dienstag, 14. April um 13:00 Uhr bei Sanne. Diese Behandlung dauert rund 3,5 Stunden, wir reservieren also einen guten Teil des Tages für dich. Deshalb bitten wir um eine Anzahlung von €25, die wir mit der Endabrechnung verrechnen. Zahle sicher über den Button unten, danach ist dein Termin fest. Solltest du doch nicht können, bekommst du den Betrag vollständig zurück, wenn du 24 Stunden vorher absagst."

Achte auf die Reihenfolge: erst warum du fragst, dann der Betrag, dann die Bedingung, unter der die Kundin ihn zurückbekommt. Eine Anzahlung ohne Erklärung fühlt sich nach Misstrauen an; mit diesem einen Satz über die reservierte Zeit fühlt sie sich selbstverständlich an. In Salonnare legst du pro Behandlung fest, ob eine Anzahlung nötig ist und wie hoch sie ausfällt, siehe Online-Zahlungen und Anzahlungen. Die Zahlung läuft über dein eigenes Mollie- oder Stripe-Konto, das Geld landet also direkt auf deinem eigenen Konto. Wie du Anzahlungen breiter einsetzt, erklären wir im Leitfaden zum Thema No-Shows vermeiden.

Die Betreffzeile und der Weg in den Posteingang

Eine perfekte Bestätigung, die im Spam landet, ist wertlos. Fang bei der Betreffzeile an: Salonname und Datum hinein, unter fünfzig Zeichen bleiben, Großbuchstaben und Ausrufezeichen weglassen. "Dein Termin bei Studio Nord - Dienstag, 14. April" macht genau das, was er soll. Wörter wie GRATIS oder AKTION gehören in einen Newsletter, nicht in eine Bestätigung.

Technisch zählt vor allem, von welcher Adresse du versendest. Verschicke von deiner eigenen Domain statt von einer Gratis-Adresse und richte den Absender mit den passenden DNS-Einträgen ein. Eine Bestätigung von einem erkennbaren Absender, mit dem die Empfängerin schon zu tun hatte, kommt praktisch immer an.

Halte die Mail leicht. Ein Logo genügt; eine Bestätigung voller großer Bilder lädt auf dem Handy langsam und wird öfter als Werbung eingestuft. Und verschicke Bestätigungen getrennt von deiner Marketingmail: Es ist eine Transaktionsnachricht, die jemand erwartet, und die willst du nie mit einer Aktion vermischen, die man abbestellen kann.

Vom Abtippen zum automatischen Versand

Von Hand bestätigen wirkt kostenlos, weil keine Rechnung dafür kommt. Rechne eine halbe Stunde pro Woche fürs Abtippen, dann sind das über 26 Stunden im Jahr: drei Arbeitstage an der Tastatur statt bei einer Kundin. Und das ist noch die günstige Seite, denn ein Tippfehler in der Uhrzeit kostet dich einen ganzen Stuhl.

Automatischer Versand heißt, dass die Mail die Angaben direkt aus dem Kalender zieht: der richtige Name, die richtige Behandlung, die richtige Mitarbeiterin, die richtige Uhrzeit. Salonnare verschickt die Bestätigung sofort nach der Buchung, eine Erinnerung einen Tag vor dem Termin und danach eine Einladung zur nächsten Buchung - alle drei automatisch per E-Mail, in der Sprache der Kundin. Die Einstellungen findest du unter automatische Erinnerungen.

Richtig ruhig wird es erst, wenn die Kundin selbst bucht. Setz ein Buchungswidget auf deine eigene Website oder verknüpfe deinen Buchungslink mit deinem Google-Profil, dann geht die Bestätigung raus, ohne dass du dein Telefon anfasst. Auch um halb zwölf nachts und auch, wenn du gerade mit einer Kundin beschäftigt bist.

Zu den Kosten können wir es kurz machen, denn darüber gehört vorab Klarheit. Salonnare arbeitet mit einem festen Monatsbetrag: Free kostet €0 pro Monat für eine Mitarbeiterin mit maximal 50 Buchungen, Starter €29 und Pro €59, siehe Preise. Auf Kundinnen, die bei dir buchen, wird keine Marktplatz-Provision fällig, auch nicht auf neue. Rechnest du online ab oder verlangst du eine Anzahlung, kommt eine Transaktionsgebühr von 0,5% mit mindestens €0,30 pro Zahlung dazu, zusätzlich zu den Konditionen deines eigenen Mollie- oder Stripe-Kontos. Bei einer Anzahlung von €25 sind das €0,30. Bar- und Kartenzahlungen im Salon berührt das nicht.

Bestätigen ist der Anfang, Erinnern bringt den Gewinn

Die Bestätigung bestätigt, die Erinnerung verhindert. Zwischen Buchung und Termin liegen oft Wochen, und in diesen Wochen verschiebt sich das Leben deiner Kundin. Eine Nachricht am Vortag ist deshalb nicht doppelt gemoppelt: Sie ist der Moment, in dem jemand die Woche durchgeht und deinen Termin noch verschieben kann, statt ihn zu verpassen.

Salonnare verschickt diese Erinnerung per E-Mail, nicht per SMS. Das ist eine bewusste Entscheidung, und es gehört zur Ehrlichkeit, das zu sagen: Ein SMS-Kontingent ist ein wiederkehrender Kostenposten, der pro Nachricht steigt, E-Mail nicht. Wenn du wissen willst, wann SMS trotzdem einen Mehrwert hat und wie du so eine Nachricht formulierst, lies unseren Artikel über die Terminbestätigung per SMS.

Was du auch wählst: Die Kombination aus klarer Bestätigung, eindeutigen Stornobedingungen und automatischer Erinnerung erledigt den größten Teil der Arbeit. Danach musst du nur noch hinschauen, wenn jemand absagt - und dann hast du Zeit genug, die Lücke zu füllen. Starte kostenlos mit Salonnare und leg heute Abend deine erste Bestätigungsmail an.

Häufig gestellte Fragen