Anzahlungen im Salon: weniger No-Shows und besserer Cashflow mit Deposits

Was ist eine Anzahlung für einen Salontermin?

Eine Anzahlung (auch Deposit oder Vorauszahlung genannt) ist ein Betrag, den ein Kunde beim Buchen bezahlt - als teilweise Vorabzahlung für die geplante Behandlung. Den Restbetrag zahlt der Kunde nach dem Termin. **Teilanzahlung versus vollständige Vorauszahlung** Es gibt zwei Varianten. Bei einem *Deposit* zahlt der Kunde einen Teil des Behandlungspreises vorab - typischerweise 20 bis 50 Prozent. Der Rest wird beim Auschecken beglichen. Bei einer *vollständigen Vorauszahlung* zahlt der Kunde den gesamten Betrag bereits beim Buchen. Beide sind möglich; welche Sie wählen, hängt von der Art der Behandlung und der Kundenbeziehung ab. **Kartenautorisierung als Alternative** Eine dritte Option ist die Kartenautorisierung: Der Kunde hinterlegt beim Buchen seine Zahlungskarte, die Belastung erfolgt aber erst nach dem Termin. Erscheint der Kunde nicht oder sagt zu spät ab, wird automatisch eine No-Show-Gebühr eingezogen. Das ist technisch keine Anzahlung, erreicht aber einen ähnlichen Effekt: Der Kunde hat finanziell etwas zu verlieren, wenn er nicht erscheint. **Wann welche Option verwenden?** - **Deposit**: ideal für teure Behandlungen wie Haarfärbungen, Keratinbehandlungen, Brautfrisuren oder langwierige Schönheitsbehandlungen. Der Kunde zahlt vorab einen Teil, sodass Ihre Materialkosten und die reservierte Zeit abgedeckt sind. - **Vollständige Vorauszahlung**: geeignet für Gutscheine, Workshops, Gruppenbuchungen oder Behandlungen bei Neukunden ohne Buchungshistorie. - **Kartenautorisierung**: funktioniert gut für kürzere Behandlungen, bei denen eine Anzahlung die Hürde zu hoch machen würde, aber Sie dennoch Schutz gegen No-Shows wünschen. Salonnare unterstützt sowohl Anzahlungen als auch No-Show-Gebühren über Kartenautorisierung bei der Online-Buchung.

Warum Anzahlungen die No-Show-Rate senken

No-Shows sind ein strukturelles Problem in der Salonbranche. Durchschnittlich werden 5 bis 15 Prozent aller Termine nicht wahrgenommen - bei beliebten Salons mit langen Wartelisten kann diese Zahl noch höher liegen. Jeder versäumte Termin ist direkter Umsatzverlust, der sich nicht zurückholen lässt. **Der psychologische Mechanismus** Wenn ein Kunde beim Buchen bereits bezahlt hat, ist seine mentale Bindung an den Termin deutlich stärker. Nicht zu erscheinen kostet den Kunden etwas: den hinterlegten Betrag. Das verändert die Abwägung an einem geschäftigen Morgen oder bei schlechtem Wetter. Kunden, die kostenlos absagen können - oder einfach fernbleiben - treffen diese Abwägung anders als Kunden, die bereits etwas aufs Spiel gesetzt haben. **Weniger kurzfristige Absagen** Nicht nur No-Shows gehen zurück. Auch Kurzfristigabsagen - innerhalb von 24 oder 48 Stunden vor dem Termin - werden seltener, wenn eine Anzahlung geleistet wurde. Kunden planen ihren Alltag aktiver um den Termin herum, wenn sie bereits gezahlt haben, und sagen früher ab, wenn sich wirklich etwas ändert - nicht erst am Tag selbst. **Bessere Kundenqualität** Kunden, die bereit sind, eine Anzahlung zu leisten, sind in der Regel engagierter und zuverlässiger bei ihrer Buchung. Der Filter einer Anzahlung zieht eine andere Art von Kunden an als eine kostenlos stornierbare Buchung - jemanden, der den Wert Ihrer Zeit und Fachkompetenz anerkennt. **Materialkosten sind gedeckt** Bei teuren Behandlungen - Haarfärbungen, Keratin, Acrylnägel, professionelle Hautbehandlungen - sind Ihnen bereits Kosten entstanden, bevor der Kunde durch die Tür kommt. Farbe gemischt, Produkte bereitgestellt, Geräte aufgewärmt. Eine Anzahlung deckt diese Materialkosten, falls der Kunde doch nicht erscheint.

Anzahlungen in Salonnare einrichten

In Salonnare konfigurieren Sie Anzahlungen pro Behandlungsart. Das gibt Ihnen die Flexibilität, eine Anzahlung nur für teure oder zeitaufwendige Behandlungen zu verlangen, während kürzere Termine ohne Vorauszahlung gebucht werden können. **Schritt 1: Zahlungsanbieter verbinden** Für die Verarbeitung von Anzahlungen über Salonnare ist ein verbundener Zahlungsanbieter erforderlich: Stripe oder Mollie. Gehen Sie zu Einstellungen - Zahlungen, um Ihr Stripe- oder Mollie-Konto zu verknüpfen. Die Anzahlung wird beim Online-Buchen direkt von der Karte oder dem Konto des Kunden abgebucht. **Schritt 2: Deposit pro Dienstleistung einrichten** Gehen Sie zu Dienstleistungen und öffnen Sie die Dienstleistung, für die Sie eine Anzahlung verlangen möchten. Unter dem Reiter Buchung finden Sie die Anzahlungseinstellungen. Sie können wählen: - Keine Anzahlung (Standard) - Feste Anzahlung (Betrag in Euro) - Prozentuale Anzahlung (Prozentsatz des Behandlungspreises) Wenn Sie für eine 120-Euro-Färbebehandlung eine feste Anzahlung von 25 Euro festlegen, zahlt der Kunde beim Buchen 25 Euro und die verbleibenden 95 Euro nach der Behandlung an der Kasse. **Schritt 3: Stornierungsrichtlinie festlegen** Legen Sie gleichzeitig mit der Anzahlung Ihre Stornierungsrichtlinie fest. Wie viele Stunden im Voraus kann ein Kunde kostenlos stornieren, und was passiert mit der Anzahlung bei einer zu späten Stornierung oder einem No-Show? Sie können wählen: - Vollständige Rückerstattung der Anzahlung bei rechtzeitiger Stornierung - Teilrückerstattung - Keine Rückerstattung (Anzahlung verfällt bei No-Show oder Kurzfristabsage) Kommunizieren Sie die Stornierungsrichtlinie klar auf Ihrer Buchungsseite und in der Bestätigungs-E-Mail - das verhindert spätere Streitigkeiten. **Schritt 4: Abrechnung nach der Behandlung** Beim Auschecken verrechnet Salonnare die bereits geleistete Anzahlung automatisch. Der Kassenbildschirm zeigt den Gesamtbetrag, zieht die erhaltene Anzahlung ab und berechnet den verbleibenden zu zahlenden Betrag. **Schritt 5: Kundenkommunikation** Bei der Online-Buchung sieht der Kunde deutlich, dass eine Anzahlung erforderlich ist und in welcher Höhe. Nach der Zahlung erhält er eine Buchungsbestätigung mit der geleisteten Anzahlung, dem Restbetrag und der Stornierungsrichtlinie.

Rechtliche Regelungen für Anzahlungen in Deutschland und Österreich

Anzahlungen sind in Deutschland, Österreich und der gesamten EU zulässig, aber es gibt einige Regeln zu beachten. **Informationspflicht bei der Buchung** Sie müssen den Kunden klar über den Anzahlungsbetrag und die Stornierungsrichtlinie informieren, bevor er die Buchung bestätigt. Diese Anforderung ergibt sich aus dem Verbraucherrecht (Informationspflicht bei Fernabsatzverträgen). Stellen Sie sicher, dass die Anzahlung und die Stornierungsbedingungen auf der Buchungsseite sichtbar sind - nicht nur im Kleingedruckten. **Rückgaberecht bei Stornierung** Wenn ein Kunde einen Termin storniert, hängt das Recht auf Rückerstattung von den vereinbarten Bedingungen ab. Als Salon dürfen Sie die gesamte Anzahlung einbehalten, wenn ein Kunde zu spät storniert oder nicht erscheint - vorausgesetzt, Sie haben dies vorab klar kommuniziert. Waren die Bedingungen nicht deutlich, kann der Kunde eine Rückerstattung verlangen. **Mehrwertsteuer auf Anzahlungen** Bei einer Anzahlung entsteht die Mehrwertsteuer grundsätzlich bereits mit dem Eingang der Anzahlung, nicht erst bei der Leistungserbringung. Die Steuer auf den erhaltenen Betrag melden Sie also in dem Zeitraum, in dem die Anzahlung eingeht. Konsultieren Sie Ihren Steuerberater, wie Sie Anzahlungen am besten in Ihrer Mehrwertsteuerabrechnung behandeln. Salonnare erfasst Anzahlungen als separate Transaktionen im Buchhaltungsexport. **Rückbuchungen** Bei iDEAL-Zahlungen ist eine Rückbuchung nahezu unmöglich (iDEAL-Transaktionen sind endgültig). Bei Kreditkartenzahlungen ist eine Rückbuchung möglich, wenn der Kunde behauptet, die Leistung nicht erhalten zu haben. Halten Sie klare Dokumentationen vor: die Buchungsbestätigung, die Stornierungsrichtlinie und Ihre Kommunikation mit dem Kunden.

Anzahlungen mit No-Show-Gebühren und Kundenverwaltung kombinieren

Anzahlungen und No-Show-Gebühren sind ergänzende Instrumente - Sie müssen sich nicht für eines entscheiden. In Salonnare können Sie pro Behandlungsart eine Anzahlung konfigurieren und separat eine No-Show-Gebühr für Behandlungen festlegen, bei denen Sie keine Anzahlung verlangen. **Wann Deposit, wann No-Show-Gebühr?** - **Deposit**: ideal für lange oder teure Behandlungen, bei denen Sie Materialkosten und Mitarbeitereinsatz vorab einplanen müssen. Haarfärbungen, Brautbehandlungen, Keratin, Acrylsets. - **No-Show-Gebühr über Kartenautorisierung**: geeignet für kürzere Behandlungen, bei denen eine Anzahlung die Hürde zu hoch setzen würde. Kunden hinterlegen ihre Karte beim Buchen; die Gebühr wird bei einem No-Show oder kurzfristiger Absage eingezogen. **Kundenhistorie und Anzahlungsübersicht** Im Kundenprofil sehen Sie alle früheren Anzahlungen, Stornierungen und No-Shows dieses Kunden. Das gibt Ihnen Kontext für zukünftige Buchungen: Ein Kunde mit mehreren früheren No-Shows kann zur Leistung einer höheren Anzahlung oder vollständigen Vorauszahlung verpflichtet werden. **Auswirkung auf den Cashflow** Ein Salon mit fünfzehn Anzahlungen pro Woche von durchschnittlich 25 Euro beginnt die Woche mit bereits erhaltenen 375 Euro. Bei monatlicher Auszahlung über Ihren Zahlungsanbieter summiert sich das zu einem strukturell positiven Kassenbestand - auch in Wochen mit etwas geringerer Auslastung. **Anzahlungs-Reporting** Im Berichtsmodul sehen Sie pro Zeitraum, wie viele Anzahlungen eingegangen sind, wie viele davon gegen Behandlungen verrechnet wurden und wie viele für No-Shows oder Kurzfristabsagen einbehalten wurden. **Erste Schritte mit Salonnare** In Salonnare legen Sie Anzahlungen und No-Show-Gebühren pro Dienstleistung fest, verarbeiten sie über Stripe oder Mollie - einschließlich lokaler Methoden wie iDEAL - und das Geld landet auf Ihrem eigenen Bankkonto. Sie zahlen einen festen Monatspreis ohne Prozentsatz pro Buchung, und jede Anzahlung wird automatisch an der Kasse verrechnet und als separate Zeile im Buchhaltungsexport erfasst. Möchten Sie es selbst ausprobieren? Starten Sie kostenlos auf salonnare.com/de/free - der kostenlose Tarif bleibt kostenlos und eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.

Veelgestelde vragen