Eine Warteliste für deinen Salon: abgesagte Termine neu füllen, ohne doppelt zu buchen
Ein voller Kalender ist schön, bis jemand absagt und die Kundin, die gern früher gekommen wäre, nicht mehr im Blick ist. Mit einer Warteliste hältst du fest, wer einen Platz möchte, an welchen Tagen und für welche Behandlung. So weißt du bei einer Absage sofort, wer passt. Unten liest du, wie du das einrichtest, was Salonnare automatisch erledigt und was ein neu belegter Termin einbringt, Schritt für Schritt gerechnet.
Was ist eine Warteliste im Salon und was nicht?
Eine Warteliste speichert den Wunsch einer Kundin für einen Zeitpunkt, der gerade belegt ist. Eine Eintragung ist kein Termin: Die Kundin steht in der Schlange, und erst wenn ein Platz bestätigt wird, steht etwas im Kalender. Kunden können sich über die Online-Buchungsseite eintragen, oder du trägst sie selbst ein, wenn jemand anruft oder am Stuhl fragt, ob etwas frei wird.
So bleiben lose Anfragen nicht mehr im Kopf, in einem Heft oder in WhatsApp-Chats hängen. Alles steht an einer Stelle, neben deiner Terminverwaltung.
Welche Wünsche hältst du fest?
Pro Eintragung wählst du die Kundin und die Behandlung. Möchte sie mehr als eine Behandlung, füge sie hinzu; du siehst, wie lange sie zusammen dauern. Danach hältst du den Wunschzeitpunkt auf eine von zwei Arten fest:
- Einzelne Daten: ein oder mehrere Daten (höchstens zehn), optional mit Uhrzeit von und bis. Lass die Zeiten leer, wenn die Kundin den ganzen Tag kann. - Feste Tage pro Woche: zum Beispiel jeden Dienstag und Donnerstag, mit einem Zeitfenster und optional einem Zeitraum, in dem es gilt.
Einen Wunsch für eine bestimmte Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter schreibst du in die Notiz, damit du ihn siehst, wenn du einen Platz anbietest. Erfasse nur, was du brauchst, um einen Platz anzubieten: Name, Kontaktdaten, Behandlung und Wunschzeiten. Gesundheitsdaten gehören nicht in eine normale Notiz (DSGVO, Artikel 9).
Was passiert, wenn ein Termin wegfällt?
Wird ein Termin abgesagt, von dir, von der Kundin selbst oder über Google, prüft Salonnare, wer auf der Warteliste passt. Eine Kundin passt, wenn:
- mindestens eine ihrer gewünschten Behandlungen im abgesagten Termin enthalten war; - das Datum stimmt oder bei festen Tagen der Wochentag; - alle ihre Behandlungen zusammen in die freie Zeit passen, innerhalb ihres eigenen Zeitfensters.
Passen mehrere Kundinnen, bekommt diejenige, die am längsten wartet, eine E-Mail, und ihre Eintragung wechselt in den Status benachrichtigt. Du kannst auch selbst einen Platz zuweisen: Du wählst im Kalender einen Tag (grün heißt viel Platz, orange ein paar Plätze, rot voll) und eine freie Startzeit. Die Startzeiten rechnen mit dem ganzen Termin, doppelt buchen ist also nicht möglich.
Mit der Kontaktfunktion öffnest du ein WhatsApp-Gespräch, praktisch bei einem kurzfristigen Platz. Beim Ablehnen wird die Eintragung geschlossen und die Kundin per E-Mail informiert, dass sie verfallen ist; beim Löschen verschwindet sie ohne E-Mail. Willst du die automatische E-Mail nicht, schaltest du sie in den E-Mail-Vorlagen aus.
Rechenbeispiel: Was bringt ein neu belegter Termin?
Angenommen, eine Behandlung von 60 Minuten (60 €) wird abgesagt und dein Kalender hat jetzt 90 Minuten frei, von 13:30 bis 15:00 Uhr.
1. Kundin A steht für eine Behandlung von 60 Minuten an diesem Tag auf der Warteliste. Sie passt in die 90 Minuten, also bekommt sie die E-Mail. 2. Kundin B möchte zwei Behandlungen, die zusammen 100 Minuten dauern. Sie passen nicht in 90 Minuten, also bekommt sie diese Nachricht nicht. 3. Kundin A bucht den Platz. Er bringt 60 € statt 0 €.
Passiert das dreimal im Monat, sind das 3 × 60 € = 180 € pro Monat, also 12 × 180 € = 2.160 € pro Jahr an Umsatz, der sonst liegen geblieben wäre. Zahlt die Kundin online oder mit Karte, werden 0,5 % abgezogen, mindestens 0,30 €: 0,5 % × 60 € = 0,30 € pro Behandlung. Zum Vergleich: Free kostet 0 €, Starter 9,99 € und Pro 14,99 € pro Monat; welche Funktionen zu welchem Tarif gehören, siehst du auf der Preisseite. Das ist ein Rechenbeispiel mit Annahmen, kein Versprechen für deinen Salon.
Eine Arbeitsweise, die dein Team durchhält
Legt fest, wer die Warteliste pflegt und wie schnell eine Kundin antworten soll. Prüfe bei einem freien Platz, ob die Zeit für die Behandlung reicht, ob die richtige Mitarbeiterin da ist und ob die Kundin kann. Aktualisiere den Status nach jedem Kontakt, damit eine Kollegin sieht, was passiert ist. Und sag Kunden immer, dass eine Eintragung noch kein Termin ist.
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Kostenlos startenHäufige Fragen
Ist eine Wartelisten-Eintragung ein Termin?
Nein. Die Kundin wartet auf einen Platz. Erst wenn ein Termin angelegt wird oder die Kundin einen vorläufigen Termin bestätigt, steht die Buchung im Kalender und die Eintragung wird abgeschlossen.
Wer wird zuerst benachrichtigt, wenn ein Platz frei wird?
Von den Kundinnen, die nach Behandlung, Datum und Zeitfenster passen, diejenige, die am längsten wartet. Werden kurz nacheinander zwei Plätze frei, geht der zweite an die nächste in der Reihe.
Kann sich eine Kundin selbst eintragen?
Ja, über die Online-Buchungsseite kann sich eine Kundin eintragen. Du kannst auch selbst Kundinnen eintragen, zum Beispiel nach einem Anruf. Eine Eintragung ist ein Wunsch, kein Termin.
Wie führst du eine Warteliste ohne Excel oder WhatsApp?
Nutze die Warteliste in deiner Salon-Software, neben Kalender und Kundenkartei. Du siehst pro Kundin Behandlung, Wunschtage und Status, und eine Kollegin kann übernehmen, ohne einzelne Dateien oder Chats zu durchsuchen.