Kosmetikstudio Software: der komplette Leitfaden 2026 für kleine Studios
Sonntagabend auf dem Sofa, und dein Handy vibriert weiter. Eine Kundin möchte verschieben, eine andere fragt, ob am Mittwoch noch etwas frei ist. In einem Kosmetikstudio mit einem oder zwei Behandlungsräumen ist das keine Randerscheinung - das ist dein ganzer Abend. Dieser Leitfaden dreht sich um Software für ein Kosmetikstudio, und zwar ausdrücklich um das kleine Studio. Wo liegen die Anforderungen anders als in einem Salon mit fünf Stühlen und einer Person am Empfang? Du liest, welche Automatisierung am schnellsten Geld bringt, wie du Hautdaten speicherst, ohne die DSGVO zu verletzen, und was es genau kostet - inklusive des Betrags, der sehr wohl von einer Online-Zahlung abgeht.
Warum ein Studio andere Anforderungen stellt als ein grosser Salon
Im Studio bist du Empfang, Behandlerin und Buchhaltung zugleich. Niemand geht ans Telefon, während du eine Gesichtsbehandlung machst. Software, die rund um einen Empfangstresen gebaut ist, geht davon aus, dass immer jemand auf den Kalender schaut - und genau diese Annahme trifft bei dir nicht zu.
Was ein Studio dagegen braucht, ist ein System, das weiterläuft, während deine Hände beschäftigt sind. Die Grundlage dafür ist Software zur Terminplanung: Sie weiss, wie lange jede Behandlung dauert, welche Zeitfenster frei sind und wann deine Pause liegt, sodass eine Kundin selbst buchen kann, ohne dass du etwas tust.
Dazu kommt etwas, das bei einem Haarschnitt keine Rolle spielt. Im Kosmetikstudio arbeitest du an der Haut: Peelings, Hautanalysen, Permanent Make-up. Du hältst Informationen fest, die rechtlich schwerer wiegen als eine Farbformel. Die Wahl eines Pakets ist damit nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, sondern auch der Haftung.
Leck 1: der Kalender, der in deinem Handy steckt
Solange Kundinnen nur über WhatsApp oder Telefon buchen können, bist du der Kalender. Jeder Termin kostet drei bis vier Nachrichten: Welche Zeit passt, ist das Fenster noch frei, wie lange dauert es. Zwanzig Nachrichten pro Woche à zwei Minuten sind gut vierzig Minuten, die du nirgendwo abrechnest.
Mit einem Buchungs-Widget auf der eigenen Website verschwindet dieser Austausch. Die Kundin sieht, welche Zeitfenster frei sind, und nimmt sich eines. Ein grosser Teil dieser Buchungen kommt ausserhalb der Öffnungszeiten herein - genau dann, wenn du ohnehin nicht hättest abnehmen können. Ohne Online-Modul schiebst du die Kundin auf einen Rückruf, und ein Teil davon meldet sich nie wieder.
Achte aber darauf, wo die Buchung landet. Manche Anbieter setzen dich in ihren eigenen Marktplatz, wo deine Kundin erst an Mitbewerbern vorbeiscrollt, bevor sie bei dir ankommt. Buchen auf der eigenen Domain und über deinen Google-Eintrag hält die Kundenbeziehung bei dir. Wie die Terminverwaltung in der Praxis aussieht, steht auf der Funktionsseite.
Leck 2: das Zeitfenster, das leer bleibt
Ein No-Show ist teurer als eine Absage, denn dieses Zeitfenster verkaufst du nicht mehr. Im Studio trifft dich das härter als einen Salon mit fünf Stühlen: Du hast nur einen oder zwei Räume, und eine verpasste Gesichtsbehandlung von neunzig Minuten holst du an dem Tag nicht mehr auf.
Eine automatische Erinnerung nimmt davon einen grossen Teil weg. Bei Salonnare geht sie per E-Mail oder WhatsApp heraus, nicht per SMS - das spart Kosten und funktioniert in der Praxis genauso gut. Der Zeitpunkt zählt: vierundzwanzig Stunden vorher ist meist der beste Kompromiss. Früh genug, dass du das Fenster noch füllen kannst, wenn jemand absagt, spät genug, um nicht schon wieder vergessen zu sein. Auf der Seite zu den automatischen Erinnerungen siehst du, wie du Texte und Zeitpunkte einstellst.
Für lange Behandlungen und neue Kundinnen setzt du zusätzlich eine Anzahlung ein. Die Kundin zahlt beim Buchen direkt einen Teil über Mollie oder Stripe, und dieses Geld geht direkt auf dein eigenes Bankkonto. Es bleibt also nicht bei einem Zwischenanbieter liegen, bis irgendwann ausgezahlt wird.
Hautdaten fallen unter Artikel 9 der DSGVO
An diesem Punkt unterscheidet sich ein Kosmetikstudio von den meisten anderen Salons. Notierst du Allergien, Medikamente, Hauterkrankungen oder eine Schwangerschaft, verarbeitest du besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 der DSGVO. Dafür gelten strengere Anforderungen als für einen Namen und eine Telefonnummer.
Ein gewöhnliches Notizfeld in der Kundenkartei erfüllt diese nicht. Solche Daten gehören in einen separat verschlüsselten Tresor mit eigenen Zugriffsrechten, damit nicht jede Mitarbeiterin oder Auszubildende sie standardmässig vor Augen hat. Bei Salonnare ist dieser Tresor eingebaut, mit einer eigenen Einwilligungserfassung pro Kundin, und deine Daten liegen auf Servern innerhalb der EU.
Diese Rechte pro Mitarbeiterin sind auch für sich genommen nützlich. Du stellst pro Person ein, was sichtbar ist: Eine Auszubildende muss die Umsatzzahlen nicht sehen, und eine Selbstständige, die einen Raum bei dir mietet, hat in den Akten deiner Kundinnen nichts zu suchen. Wenn du tiefer in die Kartei einsteigen willst, lies den Leitfaden zur Kundenkartei-Software für deinen Salon.
Kassieren, Umsatzsteuer und deine Buchhaltung
Eine Behandlung, die stattgefunden hat, muss noch kassiert werden. Machst du das in einer separaten Kasse oder auf einem Quittungsblock, führst du zwei Aufzeichnungen, die am Quartalsende nicht zusammenpassen. Eine Kasse, die an deinem Kalender hängt, weiss, welche Behandlung gegeben wurde, und legt den Beleg in einem Schritt bereit.
Die eigentliche Arbeit steckt in den Steuersätzen. Behandlungen und die Produkte, die du weiterverkaufst, fallen nicht immer unter denselben Satz, und eine Kasse, die diesen Unterschied beim Buchen selbst macht, erspart dir pro Quartal einen Abend Sucherei. Welche Kassenfunktionen du in der Beautybranche brauchst, ist im Leitfaden zum Kassensystem für Kosmetiksalons ausgearbeitet.
Deine Buchhaltung musst du danach nicht abtippen. Salonnare hat eine Exportfunktion, mit der du deine Umsatzdaten als Datei in dein Buchhaltungsprogramm bringst. Achte auf das Wort Export: Du überträgst diese Daten selbst, wann es dir passt, es ist keine laufende Live-Anbindung, die alles von allein synchronisiert.
Was es kostet, und was sehr wohl von einer Zahlung abgeht
Bei Salonnare startest du im Free-Plan für 0 Euro pro Monat: eine Mitarbeiterin, maximal 50 Buchungen pro Monat. Das ist keine Testphase, die nach zwei Wochen endet. Wächst dein Studio darüber hinaus, kostet Starter 29 Euro pro Monat und Pro 59 Euro pro Monat, und du behältst Kalender, Kundenkartei und Einstellungen.
Sei genau, wenn dir das Wort Provision begegnet, denn genau dort unterscheiden sich die Anbieter. Bei Salonnare geht keine Marktplatz-Provision auf neue Kundinnen ab, die über die Plattform zu dir kommen: Dieser Prozentsatz ist 0. Was sehr wohl abgeht, ist eine Plattformgebühr von 0,5 Prozent mit einem Minimum von 30 Cent auf jede Online- oder Kartenzahlung. Bei einer Behandlung für 75 Euro sind das 38 Cent. Kassierst du bar, fällt diese Zahlung nicht darunter.
Das ist ein anderes Modell als ein Prozentsatz pro Buchung auf deinen gesamten Umsatz, und es ist auch nicht dasselbe wie kostenlos. Rechne es für dein eigenes Studio durch, bevor du etwas abschliesst: Anzahl der Online-Zahlungen pro Monat mal 0,5 Prozent, mit diesem Minimum von 30 Cent pro Transaktion. Wenn du die Pläne nebeneinanderlegen willst, findest du sie auf der Seite mit den Preisen pro Plan.
So richtest du es diese Woche ein
Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Beginne mit deinen fünf meistgebuchten Behandlungen: Name, Dauer und Preis. Die Dauer ist das wichtigste Feld, denn sie bestimmt, wie gross die Zeitfenster in deinem Kalender werden. Rechnest du eine Gesichtsbehandlung mit sechzig Minuten, während du achtzig brauchst, läuft dein Tag ab der zweiten Kundin hinterher.
Schalte danach die Online-Buchung frei und teile den Link in deiner Instagram-Bio und in deinem Google-Eintrag. Setze gleich zwei Grenzen: wie weit im Voraus gebucht werden darf und wie kurzfristig noch. Ohne diese Grenzen steht am Samstagmorgen um acht ein Termin für Viertel nach acht im Kalender.
Schalte zum Schluss die Erinnerungen ein und richte den Tresor für Hautdaten ein. Deine Kundendatei füllst du unterwegs: Trage nur die Kundinnen ein, die im letzten Jahr da waren, und lass die übrigen beim nächsten Termin von selbst dazukommen. Anfangen kannst du noch heute über den kostenlosen Plan.
Bring dein Studio diese Woche online
Trage deine fünf meistgebuchten Behandlungen in den Kalender ein, lass Kundinnen selbst ein freies Zeitfenster nehmen und verschicke automatisch eine Erinnerung einen Tag vorher. Der Free-Plan kostet 0 Euro pro Monat, ist für eine Mitarbeiterin mit 50 Buchungen pro Monat gedacht und läuft nicht ab.
Kostenlos mit Salonnare startenHäufig gestellte Fragen
Was kostet Software für ein Kosmetikstudio pro Monat?
Bei Salonnare startest du kostenlos: Der Free-Plan kostet 0 Euro pro Monat und ist für eine Mitarbeiterin mit maximal 50 Buchungen pro Monat gedacht. Wächst du darüber hinaus, kosten Starter 29 Euro und Pro 59 Euro pro Monat. Zusätzlich zu diesem festen Monatsbetrag gilt eine Plattformgebühr von 0,5 Prozent mit einem Minimum von 30 Cent auf jede Online- oder Kartenzahlung. Eine Marktplatz-Provision auf neue Kundinnen, die über die Plattform kommen, gibt es nicht: Dieser Prozentsatz ist 0.
Gibt es kostenlose Software für ein Kosmetikstudio?
Ja. Der Free-Plan von Salonnare kostet 0 Euro pro Monat und ist dauerhaft, keine Testphase von vierzehn Tagen. Er ist für eine Mitarbeiterin mit maximal 50 Buchungen pro Monat gedacht und enthält Online-Buchung, deinen Kalender und deine Kundenkartei. Auf Online- und Kartenzahlungen gilt allerdings die Plattformgebühr von 0,5 Prozent mit einem Minimum von 30 Cent pro Transaktion. Barzahlungen fallen nicht darunter.
Wie speichere ich Hautdaten und Allergien DSGVO-konform?
Allergien, Medikamente, Hauterkrankungen und Schwangerschaft sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 der DSGVO. Sie gehören nicht in ein gewöhnliches Notizfeld, sondern in einen separat verschlüsselten Tresor mit eigenen Zugriffsrechten pro Mitarbeiterin und einer dokumentierten Einwilligung der Kundin. Salonnare hat diesen Tresor eingebaut und bewahrt deine Daten auf Servern innerhalb der EU auf.
Wie funktionieren Anzahlungen in einem Kosmetikstudio?
Du verbindest dein eigenes Mollie- oder Stripe-Konto. Beim Online-Buchen zahlt die Kundin direkt einen Teil des Betrags, und dieses Geld geht direkt auf dein eigenes Bankkonto statt auf ein Zwischenkonto. Schalte Anzahlungen vor allem bei langen Behandlungen und neuen Kundinnen ein, denn dort kostet dich ein leerer Behandlungsraum am meisten. Auf die Zahlung selbst gilt die Plattformgebühr von 0,5 Prozent, mindestens 30 Cent.
Funktioniert die Software auch, wenn ich später einen zweiten Raum oder eine Mitarbeiterin dazunehme?
Ja. Du wechselst von Free zu Starter oder Pro, ohne Kalender, Kundenkartei oder Einstellungen zu verlieren. Ab dann stellst du pro Mitarbeiterin ein, was sichtbar ist, sodass eine Auszubildende oder eine Selbstständige, die einen Raum mietet, nicht automatisch an Umsatzzahlen oder Gesundheitsdaten kommt. Die Plattform ist ausserdem in fünf Sprachen verfügbar, was bei internationalem Personal oder gemischter Kundschaft hilft.