Kosmetikstudio-Software: Was muss sie 2026 können?

Was ein Kosmetikstudio von einem Friseursalon unterscheidet

Friseursalons und Kosmetikstudios werden im Software-Markt regelmäßig über einen Kamm geschoren, doch ihre betrieblichen Anforderungen unterscheiden sich in mehreren grundlegenden Punkten. Wenn Sie Software wählen, die auf Friseursalons ausgerichtet ist, stoßen Sie als Kosmetikstudio schnell auf Einschränkungen, die in einer Demo nicht sichtbar sind. **Behandlungsdauer und Pufferzeiten** Ein Haarschnitt dauert 30 bis 45 Minuten. Eine Gesichtsbehandlung, Körpermassage oder Haarentfernung dauert 60 bis 90 Minuten - manchmal länger. Diese längeren Behandlungszeiten machen ein präzises Terminsystem unverzichtbarer: ein zu knapp eingestellter Puffer oder ein System, das Behandlungsdauern nicht pro Typ einstellt, sorgt für Chaos im Nachmittagskalender. Gute Kosmetikstudio-Software lässt Sie pro Behandlungstyp eine feste Dauer einstellen, inklusive Aufräumzeit danach. **Gesundheitsrelevante Kundeninformationen** In einem Friseursalon notieren Sie, dass jemand lieber kurze Haare hat. In einem Kosmetikstudio erfassen Sie, welche Inhaltsstoffe die Haut einer Kundin nicht verträgt, welche Kontraindikationen bei bestimmten Behandlungen gelten oder ob eine Kundin schwanger ist oder Medikamente nimmt, die eine Behandlung beeinflussen. Das sind besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO - sie dürfen nicht einfach überall sichtbar sein und verlangen eine andere Behandlung als gewöhnliche Kundennotizen. Software, die diesen Unterschied nicht macht, setzt Sie Compliance-Risiken aus, die Sie nicht wollen. **Produktverbrauch pro Behandlung** Kosmetikprodukte sind teuer. Wenn das System nicht erfasst, wie viel Produkt bei einer Behandlung verbraucht wird, haben Sie am Monatsende keinen Einblick in Ihre Produktmargen. Kosmetikstudio-Software, die Lagerverwaltung ernst nimmt, koppelt den Produktverbrauch direkt an die Behandlungserfassung und gibt ein Signal, sobald ein Schwellenwert erreicht ist. **Provisionsstruktur pro Mitarbeiter** Viele Kosmetikstudios arbeiten mit Kosmetikerinnen auf Provisionsbasis oder als Selbstständige, die Räume mieten. Die Software muss pro Mitarbeiter erfassen können, wie viel Umsatz sie generiert und welcher Anteil daran gekoppelt ist. Manuelles Berechnen am Monatsende kostet Zeit und führt regelmäßig zu Diskussionen über Rundungen und Ausnahmen.

Fünf Funktionen, auf die Sie nicht verzichten können

Die meisten Kosmetikstudios, die auf neue Software umsteigen, tun das, weil ihre aktuelle Lösung in einem oder mehreren der folgenden Bereiche zu kurz greift. Das sind die Funktionen, die den Unterschied machen zwischen einem System, das Ihnen täglich hilft, und einem System, das Sie täglich umgehen müssen. **1. Online-Buchung mit Behandlungstypen und Pufferzeiten** Eine öffentliche Buchungsseite, auf der Kunden selbst eine Behandlung wählen, einen Mitarbeiter auswählen und einen Termin reservieren - auch wenn das Studio geschlossen ist. Entscheidend dabei: Die Software berechnet die Verfügbarkeit auf Basis der tatsächlichen Behandlungsdauer plus eventueller Aufräumzeit. Eine Kundin, die denkt, sie könne um 14:00 Uhr starten, während die vorige Behandlung erst um 14:15 Uhr fertig ist, ist ein Rezept für Stress an der Theke. **2. Kundenprofile mit sicheren Gesundheitsnotizen** Allergien, Hautzustände und Medikamente müssen irgendwo stehen, aber nicht überall. Ein gutes System hat einen separaten, geschützten Bereich für gesundheitsrelevante Kundeninformationen - zugänglich für die behandelnde Spezialistin, nicht sichtbar für jeden in der Organisation. Das ist eine DSGVO-Pflicht, kein Luxus. **3. Kassensystem mit mehreren Leistungen und gängigen Zahlungsmethoden** Eine Abrechnung in einem Kosmetikstudio enthält regelmäßig eine Kombination aus Behandlungen und Produkten: eine Gesichtsbehandlung plus eine Maske plus eine Flasche Homecare-Creme. Das Kassensystem muss diese Kombinationen reibungslos verarbeiten, Zahlung per Karte, EC oder bar ermöglichen und einen korrekten Beleg erzeugen. Zahlungssysteme, die nur Kreditkarten unterstützen oder gängige Methoden nur über Umwege anbieten, sind ein betrieblicher Stolperstein. **4. Personalplanung mit Rollenverwaltung** Dienstpläne pro Mitarbeiter, Urlaubserfassung und ein System, das Planänderungen automatisch in Verfügbarkeit im Kalender übersetzt. Ohne dies läuft die Verwaltung eines Studios mit mehreren Mitarbeitern schnell über WhatsApp-Nachrichten und einen gemeinsamen Notizblock - was früher oder später zu Doppelbuchungen oder einem nicht verfügbaren Mitarbeiter führt, wenn eine Kundin erscheint. **5. Lagerverwaltung mit Benachrichtigungen** Bei welchem Produktbestand möchten Sie eine Meldung? Welche Produkte sind durch einen Lieferantenwechsel im Rückstand? Wenn das System dies nicht erfasst, läuft die Verwaltung über Gedächtnis und Glück. Lagerverwaltung in der Software gibt Ihnen am Ende jedes Monats ein genaues Bild von Produktverbrauch, Einkaufsbedarf und der Marge pro Behandlung.

Wie Salonnare Kosmetikstudios unterstützt

Salonnare wurde für den europäischen Beauty-Markt entwickelt. Die folgenden Funktionen sind live und täglich im Einsatz. **Online-Buchung und Multi-Service-Termine** Die öffentliche Buchungsseite von Salonnare lässt sich mit Ihrer Website, Ihrem Google-Unternehmensprofil und Ihrer Instagram-Bio verknüpfen. Kunden können mehrere Behandlungen in einer Buchung kombinieren, jede optional an einen anderen Mitarbeiter gekoppelt. Die Verfügbarkeit wird auf Basis der Dienstpläne berechnet, die Sie pro Mitarbeiter einstellen, inklusive Behandlungsdauer und Puffer. **Gesundheitsnotizen-Tresor (DSGVO Art. 9)** Salonnare hat einen verschlüsselten Tresor für besondere Kategorien personenbezogener Daten. Gesundheitsnotizen, Allergien und Hautzustände werden separat mit AES-256-GCM-Verschlüsselung und separater Zugriffskontrolle pro Mitarbeiter gespeichert. Nur Mitarbeiter mit ausdrücklicher Berechtigung können diese Daten einsehen. Die Umsetzung erfüllt die Anforderungen von DSGVO Artikel 9 für besondere Kategorien personenbezogener Daten - relevant für jedes Kosmetikstudio, das medizinisch-kosmetische Aufzeichnungen führt. **No-Show-Gebühr und Anzahlung** Kosmetikstudios verlieren bei einem No-Show eine längere Behandlungszeit und höheren Umsatz als bei einem kürzeren Termin. Salonnare lässt Sie eine No-Show-Gebühr pro Behandlungstyp oder pro Mitarbeiter festlegen. Kunden autorisieren die Karte bei der Online-Buchung, und die Gebühr wird bei einem No-Show oder einer zu späten Stornierung automatisch eingezogen. Dies ist über Einstellungen - Buchungen konfigurierbar. **Provisionsabrechnung pro Stylist über Stripe Connect** Über Stripe Connect erfasst Salonnare, welchen Anteil am Kassenumsatz jeder Mitarbeiter beigetragen hat. Provisionssätze sind pro Mitarbeiter einstellbar. Die Abrechnung ist am Ende jeder Periode automatisch im Umsatzüberblick verfügbar, ohne manuelle Berechnung oder separate Tabelle. **Lagerverwaltung, Treueprogramm und Gutscheine** Produktbestände werden pro Verkauf von der Kasse aus erfasst, mit einem einstellbaren Schwellenwert für Benachrichtigungen. Gutscheine lassen sich über das POS-Modul verkaufen und einlösen, mit automatischer Saldoverfolgung. Das Treueprogramm lässt Kunden bei jeder Behandlung Punkte sammeln und gegen Rabattgutscheine einlösen. **Google- und Microsoft-Login** Mitarbeiter melden sich mit ihrem bestehenden Google- oder Microsoft-Konto an. Kein separates Passwort zu merken, keine zusätzliche Authentifizierungs-App neben dem, was sie bereits kennen. Das senkt die Hürde beim Onboarding neuer Mitarbeiter erheblich. **Kundendaten per CSV importieren** Bestehende Kundendaten importieren Sie über Einstellungen - Kunden - Importieren. Sie exportieren Ihre aktuelle Liste aus Ihrem alten System oder Ihrer Tabelle, das System zeigt eine visuelle Spaltenzuordnung, bevor Sie den Import bestätigen. So beginnen Sie nicht mit einer leeren Datenbank. Möchten Sie sehen, wie die Funktionen in der Praxis arbeiten? Über die kostenlose Testphase auf salonnare.com/de/free testen Sie die volle Funktionalität ohne Kreditkarte.

Was kostet Kosmetikstudio-Software, und wo verstecken sich die Kosten?

Der monatliche Abonnementpreis ist nicht die ganze Geschichte. Kosmetikstudios, die auf neue Software umsteigen, werden regelmäßig von Kosten überrascht, die im ersten Angebot nicht sichtbar sind. **Transaktionsgebühren auf Buchungen** Manche Plattformen - insbesondere Marktplätze, die die Zahlung selbst abwickeln - behalten einen Prozentsatz jeder über sie bezahlten Behandlung ein. Bei einem Studio mit zehn Behandlungen pro Tag zu durchschnittlich 70 Euro können Transaktionsgebühren von 1 bis 3 Prozent auf einen erheblichen Betrag pro Monat anwachsen, zusätzlich zum Abonnement. Fragen Sie ausdrücklich, ob es Transaktionsgebühren gibt und zu welchem Zeitpunkt sie berechnet werden. **Modulpreise** Lagerverwaltung als kostenpflichtiges Add-on, E-Mail-Erinnerungen erst im teuersten Tarif verfügbar, Zusatzkosten pro Mitarbeiter ab einer bestimmten Anzahl. Fragen Sie bei einer Demo immer nach dem Gesamtpreis für Ihre spezifische Nutzung - inklusive der Anzahl aktiver Mitarbeiter und der Funktionen, die Sie tatsächlich brauchen. **Datenexport beim Wechsel** Wenn Sie je wechseln wollen, ist der Datenexport entscheidend. Plattformen, die Kundendaten, Behandlungshistorie und Bestände vollständig exportierbar machen, geben Ihnen die Freiheit zu wechseln. Plattformen, die das nicht tun, schaffen einen Lock-in, der erst wehtut, wenn Sie raus wollen. Das ist auch eine DSGVO-Pflicht: Kunden haben das Recht, ihre Daten anzufordern, und Sie müssen sie liefern können. Salonnare nutzt einen festen Monatstarif ohne Transaktionsgebühren auf Zahlungen und ohne Bezahlschranken für die Kernfunktionen. Die Testphase gibt Ihnen die Zeit zu beurteilen, ob das System zu Ihrer Arbeitsweise passt, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Veelgestelde vragen