Software für eine Kosmetikklinik: worauf Sie achten sollten
Eine Kosmetikklinik arbeitet anders als ein gewöhnlicher Kosmetiksalon. Wo ein Salon sich um Pflege und Entspannung dreht, dreht sich eine Klinik um ergebnisorientierte, ästhetische Behandlungen: Peelings, Microneedling, Hautverbesserung, Haarentfernung und Behandlungskuren, die sich über mehrere Sitzungen erstrecken. Das stellt höhere Anforderungen an Ihre Software - an die Art, wie Sie Termine planen, Kundenkarteien führen und mit sensiblen Gesundheitsdaten umgehen. Dieser Leitfaden erklärt, was Software für eine Kosmetikklinik können muss, von Behandlungsplänen über mehrere Sitzungen bis zu einem DSGVO-sicheren Tresor für Gesundheitsnotizen. Und er ist ehrlich, wo die Grenze liegt: Salonnare ist Salonsoftware mit einem verschlüsselten Tresor für Gesundheitsdaten (DSGVO Art. 9), kein medizinisches Dokumentationssystem. Für den Kalender, die Kundenverwaltung, Einwilligungsformulare, Zahlungen und die Auswertung einer ästhetischen Klinik ist das genau das, was Sie brauchen. Für die formale medizinische Dokumentation benötigen Sie weiterhin ein spezialisiertes System.
Was ist Kosmetikklinik-Software genau?
Die kurze Antwort: Kosmetikklinik-Software ist ein System, das den gesamten Betrieb einer ästhetischen Klinik unterstützt - Online-Termine, Kundenkarteien, Anamnese- und Einwilligungsformulare, ein Kassensystem mit Anzahlungen und Auswertungen - mit besonderem Augenmerk auf die sichere Speicherung gesundheitsbezogener Daten.
Der Unterschied zu gewöhnlicher Salonsoftware liegt in drei Dingen. Erstens arbeiten Sie mit Behandlungsplänen über mehrere Sitzungen statt mit einzelnen, für sich stehenden Terminen.
Zweitens erfassen Sie sensible Gesundheitsdaten - Allergien, Medikamente, Hautkrankheiten, Schwangerschaft -, die getrennt und verschlüsselt gespeichert werden müssen und nicht für jeden im Team sichtbar sein dürfen. Drittens müssen Sie nachweisen können, dass eine Einwilligung erfasst wurde, bevor eine Behandlung beginnt.
Eine ehrliche Abgrenzung vorweg: Salonnare ist keine elektronische Patientenakte (ePA) und kein medizinisches Dokumentationssystem. Es ist Salonsoftware mit einem Tresor für Gesundheitsdaten, der die Anforderungen von DSGVO Art. 9 für besondere Kategorien personenbezogener Daten erfüllt.
Für eine Klinik, die kosmetische, nicht-medizinische Behandlungen durchführt, deckt das die operative und administrative Seite vollständig ab: Planung, Kundenverwaltung, Einwilligung, Kassieren und Steuern nach Zahlen.
Arbeiten Sie mit regulierter medizinischer Versorgung, für die eine formale Patientenakte vorgeschrieben ist, brauchen Sie daneben ein spezialisiertes medizinisches System. Dieser Leitfaden behandelt die erste Kategorie.
Termine und Behandlungspläne über mehrere Sitzungen
Eine Klinik verkauft selten eine einzelne Behandlung. Eine Hautverbesserungskur ist zum Beispiel eine Reihe von sechs Peelings in festen Abständen, oder eine Haarentfernungskur mit acht Sitzungen. Ihre Software muss diese Realität abbilden, sonst landen die Folgetermine am Ende doch wieder in einem separaten Heft.
Termine mit der richtigen Dauer und Puffern. Jede Behandlung erhält ihre eigene Dauer und, wo nötig, eine Reinigungs- oder Erholungszeit danach. Der Online-Kalender berechnet die Verfügbarkeit auf Basis dieser tatsächlichen Dauer, sodass eine Kundin nie einen Slot buchen kann, der sich mit der Behandlung davor überschneidet. Sie können mehrere Behandlungen in einem Termin kombinieren, jede optional einem anderen Behandler zugeordnet.
Reihen und Folgetermine. Behandlungen, die in einem festen Rhythmus wiederkehren, buchen Sie als wiederkehrende Termine in einem Zug. So steht die gesamte Kur im Kalender fest und Sie sehen auf einen Blick, wann die nächste Sitzung ist. Die Rebook-Erinnerung stupst Kundinnen automatisch an, ihren Folgetermin zu vereinbaren, falls dieser noch nicht geplant ist.
Kuren als Paket verkaufen. Für eine Kur aus mehreren Sitzungen können Sie ein Paket anlegen, das die Kundin im Voraus bezahlt - etwa eine Kur aus sechs Behandlungen. Jede Sitzung wird bei der Nutzung abgebucht, sodass Sie immer sehen, wie viele Behandlungen noch offen sind.
Seien Sie hier realistisch, was die Software ist: Salonnare hat kein formales "Behandlungsplan-Modul" mit medizinischen Protokollen. Was es bietet, ist die Kombination aus wiederkehrenden Terminen, im Voraus bezahlten Paketen und einer vollständigen Kundenkartei mit der gesamten Historie.
Damit verfolgen Sie den Fortschritt einer Kur über die Sitzungen hinweg, ohne lose Listen. Sehen Sie, wie Online-Kalender und Termine in der Praxis funktionieren.
Kundenkarteien und Gesundheitsnotizen in einem verschlüsselten Tresor
Das ist der Punkt, an dem eine Klinik das größte Risiko trägt - und an dem die richtige Software den größten Unterschied macht. Eine Kosmetikklinik verarbeitet gesundheitsbezogene Daten, und die fallen unter die strengste Kategorie der DSGVO.
Die gewöhnliche Kundenkartei. Pro Kundin haben Sie ein vollständiges Profil: Kontaktdaten, Terminhistorie, verwendete Produkte, Notizen und Vorher-Nachher-Fotos pro Behandlung. Das gibt jedem Behandler den Kontext, der für eine sichere, gut informierte Behandlung nötig ist.
Der separate Tresor für Gesundheitsdaten. Allergien, Medikamente, Hautkrankheiten und Schwangerschaft gehören nicht in das gewöhnliche Notizfeld. In Salonnare leben sie in einem separaten, verschlüsselten Tresor, getrennt von den regulären Kundennotizen. Der Inhalt ist mit AES-256-GCM verschlüsselt, und der Zugriff ist pro Mitarbeiter geregelt: Nur wer die ausdrückliche Berechtigung hat, kann die Gesundheitsnotizen einsehen.
Diese Trennung ist genau das, was DSGVO Art. 9 für besondere Kategorien personenbezogener Daten verlangt. Jeder Zugriff auf den Tresor wird protokolliert, die Daten werden innerhalb der EU verarbeitet, und es gilt eine Aufbewahrungsfrist, damit Daten nicht endlos bestehen bleiben.
Für eine Klinik ist das kein Luxus, sondern eine Pflicht - und ein starker Grund, nicht mit einer gewöhnlichen Tabelle oder einer kostenlosen Kalender-App zu arbeiten, in der sensible Daten ungetrennt und ungesichert herumschwirren.
Nochmals ehrlich: Das ist ein DSGVO-sicherer Tresor für Gesundheitsnotizen, keine vollständige medizinische Akte mit Diagnosen und Behandlungsprotokollen. Zum Erfassen von Anamnese, Allergien, Einwilligung und Hinweisen pro Kundin ist es hervorragend geeignet; für regulierte medizinische Dokumentation nicht gedacht.
Anamnese- und Einwilligungsformulare
Vor einer ästhetischen Behandlung möchten Sie im Voraus wissen, ob es Kontraindikationen gibt, und Sie möchten eine nachweisbare Einwilligung. Ein Papierformular, das in einem Ordner verschwindet, ist dafür das schwächste Glied: nicht auffindbar, ungesichert und nicht mit der richtigen Kundin verknüpft.
Digitale Anamnese im Voraus. Mit digitalen Anamnese-Formularen lassen Sie die Kundin vorab ausfüllen, was relevant ist: Allergien, Medikamenteneinnahme, Hautzustand, frühere Behandlungen und Erwartungen. Die Kundin kann das zu Hause per Link erledigen oder am Empfang auf einem Tablet. Die Antworten landen direkt auf der Kundenkartei, und gesundheitsrelevante Antworten gehen in den verschlüsselten Tresor statt in ein offenes Notizfeld.
Einwilligung vor der Behandlung erfassen. Ein Einwilligungsformular hält fest, dass die Kundin über die Behandlung informiert wurde und zustimmt. Weil Anamnese und Einwilligung digital und mit Zeitstempel gespeichert werden, können Sie später immer nachweisen, was vereinbart wurde - wichtig, falls jemals eine Beschwerde oder ein Streitfall entsteht.
Pro Behandlung unterschiedlich. Eine Microneedling-Anamnese verlangt andere Fragen als eine einfache Gesichtsbehandlung. Formulare, die Sie pro Behandlungstyp einrichten können, verhindern, dass Sie Kundinnen mit irrelevanten Fragen belästigen oder eine wichtige Kontraindikation übersehen. Sehen Sie die digitalen Anamnese-Formulare, um zu erfahren, wie Sie sie einrichten.
Kassensystem, Anzahlungen und Zahlen
Kliniken haben in der Regel höhere Behandlungspreise als ein durchschnittlicher Salon und längere Zeitfenster. Ein No-Show kostet dadurch mehr: eine leere Stunde auf einem teuren Stuhl ist ein direkter Verlust. Das macht die Zahlungsseite hier wichtiger als anderswo.
Anzahlungen und No-Show-Gebühr. Beim Online-Buchen können Sie eine Pflicht-Anzahlung festlegen oder eine No-Show-Gebühr, die bei Nichterscheinen oder später Absage automatisch eingezogen wird. Das lässt sich pro Behandlungstyp einstellen, sodass eine teure Kur eine höhere Anzahlung verlangt als eine kurze Behandlung. Zudem filtert es die unseriösen Buchungen heraus.
Kassieren mit Behandlungen und Produkten. Eine Abrechnung in einer Klinik enthält oft eine Kombination: eine Behandlung plus ein Homecare-Produkt. Das Kassensystem verarbeitet diese Kombinationen in einer Transaktion, teilt die Mehrwertsteuer automatisch auf und erstellt einen korrekten Beleg.
Zahlungen auf Ihr eigenes Konto. Salonnare arbeitet mit iDEAL, Bancontact, Karte und bar über Mollie und Stripe, und diese Zahlungen gehen direkt auf Ihr eigenes Bankkonto ein. Keine Partei steht zwischen Ihnen und Ihrem Geld, und es wird kein Prozentsatz pro Buchung abgeschöpft. Sie zahlen einen festen, transparenten Monatspreis - keine Provision auf Ihren Umsatz. Sehen Sie Online-Zahlungen und Anzahlungen für die Details.
Auswertung und Einblick
Steuern nach Zahlen ist in einer Klinik keine Nebensache. Sie möchten wissen, welche Behandlungen rentabel sind, welcher Behandler wie viel Umsatz macht und wie gut Ihre Kundinnen für ihre Folgesitzungen zurückkommen.
Umsatz pro Behandlung und pro Behandler. Die Auswertungen zeigen Ihren Umsatz pro Tag, Woche, Monat oder Quartal, aufgeschlüsselt nach Behandlung, nach Mitarbeiter und nach Zahlungsmethode. So sehen Sie, welche Behandlungen Ihren Umsatz tragen und welche vor allem Zeit kosten.
Auslastung und Wiederbesuch. Für eine Klinik ist die Rückkehr pro Kundin ein wichtiger Gradmesser: Vereinbart jemand nach Sitzung eins auch tatsächlich den Folgetermin? Die Zahlen zum Wiederbesuch und die Rebook-Erinnerung helfen Ihnen, die Kur abzuschließen, statt sie nach einer einzigen Sitzung auslaufen zu lassen.
Marge pro Behandlung. Indem Sie den Produktverbrauch und den Zeitaufwand einbeziehen, erhalten Sie ein Bild Ihrer tatsächlichen Marge pro Behandlung - nicht Ihr Gefühl, sondern eine Zahl. Das ist die Basis für bessere Preise und eine klügere Behandlungskarte. Sehen Sie die Berichte und Dashboards, um zu sehen, welche Übersichten standardmäßig verfügbar sind.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?
Nicht jedes Paket, das sich "Clinic Software" nennt, passt zu einer ästhetischen Klinik in der EU. Gehen Sie bei Ihrer Wahl diese Punkte durch.
Umgang mit Gesundheitsdaten. Kann das System sensible Daten verschlüsselt und getrennt speichern, mit Zugriff pro Mitarbeiter (RBAC), und erfüllt das DSGVO Art. 9? Eine gewöhnliche Notiz oder ein Tag reicht nicht.
Anzahlungen und No-Show-Regelung. Können Sie eine Anzahlung oder No-Show-Gebühr pro Behandlungstyp festlegen? Für teure, lange Behandlungen ist das essenziell.
Behandlungspläne und Pakete. Unterstützt das System wiederkehrende Termine und im Voraus bezahlte Kuren, und können Sie den Fortschritt pro Kundin sehen?
EU-Datenverarbeitung und eigenes Auszahlungskonto. Werden Ihre Daten innerhalb der EU verarbeitet, und gehen Zahlungen auf Ihr eigenes Konto ohne Provision pro Buchung?
Transparenter Preis und Sprachen. Ein fester Monatspreis ist berechenbarer als ein Prozentsatz auf jede Buchung. Und wenn Sie mit einem internationalen Team oder internationalen Kundinnen arbeiten, ist Mehrsprachigkeit (Salonnare funktioniert in 5 Sprachen) ein praktischer Pluspunkt.
Ehrlichkeit über die medizinische Grenze. Seien Sie kritisch bei Anbietern, die suggerieren, ihre Salonsoftware sei eine vollwertige medizinische Akte. Salonnare positioniert sich bewusst als Salonsoftware mit einem DSGVO-Tresor, geeignet für ästhetische Kliniken - nicht als medizinisches Dokumentationssystem. Diese Klarheit verhindert falsche Erwartungen. Noch unsicher bei der breiteren Funktionalität? Lesen Sie mehr über Software für Ihren Kosmetiksalon.
Fazit: Wählen Sie Software, die zu einer Klinik passt
Eine Kosmetikklinik verlangt mehr von Software als ein durchschnittlicher Salon: Behandlungen über mehrere Sitzungen, sensible Gesundheitsdaten, die verschlüsselt und getrennt gespeichert werden müssen, eine nachweisbare Einwilligung im Voraus und einen Zahlungsprozess, der teure No-Shows abfängt. Die richtige Software bringt das in einem System zusammen, sodass Sie Ihre Verwaltung nicht über lose Tools und Papierordner verteilen.
Salonnare deckt diese operative und administrative Seite vollständig ab, mit einem verschlüsselten Gesundheitsdaten-Tresor (DSGVO Art. 9), Rechten pro Mitarbeiter, EU-Datenverarbeitung, Anzahlungen gegen No-Shows, Zahlungen auf Ihr eigenes Konto und einem festen Monatspreis ohne Provision.
Ehrlich bleibt: Es ist Salonsoftware, kein medizinisches Dokumentationssystem - für regulierte medizinische Dokumentation brauchen Sie ein spezialisiertes System. Für Kalender, Kundenkarteien, Einwilligung und Kasse einer ästhetischen Klinik ist es genau das, wonach Sie suchen.
Sie starten kostenlos: Der Free-Plan kostet 0 Euro (1 Mitarbeiter, 50 Buchungen pro Monat), Starter kostet 29 Euro und Pro 59 Euro pro Monat. Erstellen Sie ein kostenloses Konto unter salonnare.com/free und richten Sie Ihre ersten Behandlungen, Kundenkarteien und Anamnese-Formulare ein - Sie brauchen keine Kreditkarte, um anzufangen.
Häufig gestellte Fragen
Ist Salonnare ein medizinisches Dokumentationssystem oder eine ePA?
Nein. Salonnare ist Salonsoftware mit einem verschlüsselten Tresor für Gesundheitsdaten, der DSGVO Art. 9 erfüllt, keine elektronische Patientenakte (ePA) und kein medizinisches Dokumentationssystem. Es ist gut geeignet für eine ästhetische Klinik, die kosmetische, nicht-medizinische Behandlungen durchführt: Sie erfassen Anamnese, Allergien, Einwilligung und Hinweise pro Kundin sicher. Für regulierte medizinische Versorgung mit einer formalen Patientenakte brauchen Sie daneben ein spezialisiertes medizinisches System.
Kann ich Behandlungspläne mit mehreren Sitzungen führen?
Ja, in der Praxis schon, auch wenn es kein formales Behandlungsplan-Modul gibt. Sie buchen eine Reihe von Folgeterminen in einem Zug, verkaufen eine Kur als im Voraus bezahltes Paket, das pro Sitzung abgebucht wird, und verfolgen den Fortschritt über die vollständige Historie auf der Kundenkartei. Die Rebook-Erinnerung stupst Kundinnen automatisch an, ihre Folgesitzung zu planen, sodass eine Kur bis zum Ende durchgeführt wird.
Wie sicher werden Gesundheitsnotizen gespeichert?
Gesundheitsnotizen leben in einem separaten Tresor, getrennt von den gewöhnlichen Kundennotizen. Der Inhalt ist mit AES-256-GCM verschlüsselt, der Zugriff ist pro Mitarbeiter geregelt (nur wer die ausdrückliche Berechtigung hat, sieht die Notizen), jeder Zugriff wird protokolliert und die Daten werden innerhalb der EU verarbeitet. Zudem gilt eine Aufbewahrungsfrist. Dieser Aufbau ist um die Anforderungen von DSGVO Art. 9 für besondere Kategorien personenbezogener Daten herum gebaut.
Kann ich für teure Behandlungen Anzahlungen verlangen?
Ja. Sie können pro Behandlungstyp eine Pflicht-Anzahlung oder eine No-Show-Gebühr festlegen, die beim Online-Buchen autorisiert und bei Nichterscheinen oder später Absage automatisch eingezogen wird. Für eine Klinik mit langen, teuren Zeitfenstern ist das wichtig: Ein No-Show kostet dort mehr als ein kurzer Termin. Zahlungen laufen über iDEAL, Bancontact, Karte und bar und gehen direkt auf Ihr eigenes Bankkonto ein.
Was kostet es und wie fange ich an?
Salonnare hat einen dauerhaft kostenlosen Free-Plan (0 Euro, 1 Mitarbeiter, 50 Buchungen pro Monat), Starter für 29 Euro pro Monat und Pro für 59 Euro pro Monat - ein fester Preis ohne Provision auf Ihren Umsatz. Sie beginnen, indem Sie ein kostenloses Konto unter salonnare.com/free erstellen, Ihre Behandlungen und Kundenkarteien einrichten und Ihre Anamnese-Formulare aufsetzen. Zum Starten ist keine Kreditkarte nötig.