Barbier-Software auswählen: miss erst eine Woche deinen eigenen Laden

Warum dir eine Funktionsliste bei der Auswahl nicht hilft

Stell drei Anbieter nebeneinander und du bekommst dreimal fast dieselbe Aufzählung: Online buchen, Kalender, Kasse, Kundenkarte, Erinnerungen. Das liegt daran, dass Software zur Terminplanung eine ausgereifte Kategorie geworden ist. Die Grundfunktionen haben praktisch alle. Der Unterschied steckt im Detail, und der wird erst sichtbar, wenn du weißt, welches Problem in deinem Laden am meisten Zeit oder Geld kostet.

Ein Laden, der vor allem von Laufkundschaft lebt, braucht etwas anderes als einer mit einem voll gebuchten Samstag. Arbeitest du allein, ist ein Kalender pro Mitarbeiter überflüssig, und es zählt vor allem, wie schnell du selbst etwas verschieben kannst. Stehst du mit drei Barbieren im Laden, ist genau das der Unterschied zwischen Ruhe und Chaos. Eine Demo zeigt dir immer das Szenario, in dem das System gut ist, nicht das Szenario, an dem deine Woche scheitert.

Dreh es deshalb um. Sammle zuerst vier Zahlen aus deinem eigenen Laden, und schau dir erst danach Software an. Es kostet dich eine Woche und einen Notizblock neben der Kasse. Jede der vier Messungen führt dich zu einer konkreten Funktion und zu dem Paket, in dem diese Funktion enthalten ist.

Messung 1: wann kommen deine Buchungsanfragen an

Notiere eine Woche lang jede Buchungsanfrage auf einem Blatt Papier, mit der Uhrzeit daneben. Telefon, WhatsApp, Instagram-Nachricht, jemand der hereinkommt und fragt. Zieh danach einen Strich: wie viele kamen an, während dein Laden geschlossen war oder während du am Schneiden warst?

Diese Zahl sagt dir genau, was dir eine Online-Buchungsseite bringt. Kommt fast alles in ruhigen Momenten an, in denen du ohnehin abnimmst, ändert Online-Buchen wenig an deinem Umsatz und bringt dir vor allem Ruhe. Siehst du einen Stapel Nachrichten von nach Ladenschluss, am Wochenende oder während deiner Stoßzeiten, dann ist das die erste Funktion, nach der du auswählst. Jede Anfrage, die du erst am nächsten Morgen beantwortest, ist eine Anfrage, bei der die Kundschaft inzwischen woanders gebucht haben kann.

Achte beim Vergleichen auf drei Dinge. Kann die Kundschaft buchen, ohne zuerst ein Konto anzulegen? Kannst du die Buchungsseite auf deine eigene Website setzen statt nur auf eine Seite des Anbieters? Und kann jemand einen bestimmten Barbier wählen oder nur "nächster freier Termin"? Bei Salonnare bucht die Kundschaft mit Name, Telefon und Dienstleistung, du fügst einen einzigen Codeschnipsel in deine eigene Website ein, und die Kundschaft wählt ihren Barbier selbst. Wie dieser Kalender mit Laufkundschaft neben Terminen umgeht, steht auf der Seite zur Terminverwaltung.

Die Online-Buchungsseite und E-Mail-Bestätigungen sind im kostenlosen Plan für €0 pro Monat enthalten, für eine Person und 50 Termine pro Monat.

Messung 2: was No-Shows dich an Stuhlstunden kosten

Notiere eine Woche lang jede Person, die nicht erschienen ist oder zu spät abgesagt hat, mit der Dauer der gebuchten Dienstleistung. Zähl die Minuten zusammen und multipliziere sie mit deinem Stundensatz. Dieser Betrag sind deine wöchentlichen No-Show-Kosten, und er liest sich anders als ein Prozentwert: vier verpasste Haarschnitte à 30 Minuten bei €35 pro Stunde sind €70 pro Woche, also rund €300 im Monat.

Stell diesen Betrag neben das, was eine Lösung kostet. Es gibt drei Stufen, und sie unterscheiden sich deutlich im Gewicht.

Eine automatische Erinnerung per E-Mail. Die leichteste Maßnahme und für viele Läden bereits ausreichend. Die Kundschaft bekommt vor dem Termin eine Nachricht und kann selbst absagen, sodass der Platz wieder frei wird. Das ist im kostenlosen Plan enthalten.

Eine No-Show-Gebühr. Du legst fest, dass ein Betrag fällig wird, wenn jemand ohne Absage wegbleibt. Das wirkt vor allem vorbeugend: es steht in deiner Bestätigung und wird damit zur Abmachung. Diese Funktion gibt es ab Starter (€29 pro Monat).

Eine Anzahlung im Voraus. Die schwerste Maßnahme und die einzige, die das Risiko wirklich zur Kundschaft verlagert. Beim Buchen wird ein Teil der Dienstleistung bezahlt. Halte das für Neukundschaft oder lange Behandlungen zurück, denn Stammkundschaft kann es als Misstrauen lesen. Anzahlungen sind in Pro enthalten (€59 pro Monat).

Liegen deine gemessenen No-Show-Kosten bei €300 im Monat, rechnet sich Starter oder Pro problemlos. Bleibt der Zähler bei einem vergessenen Termin pro Monat stehen, reicht eine Erinnerung per E-Mail und du musst für nichts bezahlen.

Messung 3: wie viel Zeit Kasse und Steuerverwaltung kosten

Diese Messung machst du in zwei Teilen. Stoppe zuerst einen Tag lang, wie lange eine durchschnittliche Abrechnung dauert, von "fertig" bis die Kundschaft zur Tür hinaus ist. Zähl danach zusammen, wie viel Zeit du im Monat für deine Steuerverwaltung aufwendest: Belege sortieren, Umsatz aufteilen, Zahlen an deine Buchhaltung schicken.

Die zweite Zahl fällt in einem Barbershop oft größer aus als erwartet, weil du mit zwei Steuersätzen arbeitest. In den Niederlanden fallen Schneiden und Rasieren unter 9%, Einzelhandelsware wie Pomade, Bartöl und Aftershave unter 21%; in Deutschland und Österreich gelten eigene Sätze für Dienstleistung und Warenverkauf. Verkaufst du auf einem Beleg einen Haarschnitt und eine Pomade, müssen diese Posten getrennt gebucht werden. Machst du diese Aufteilung hinterher von Hand, kostet dich das pro Quartal einen Abend, und jeder Fehler wird zu einer Korrektur gegenüber dem Finanzamt.

Eine Kasse, die das selbst aufteilt, nimmt dir diesen Abend ab. Salonnare setzt beide Sätze automatisch auf denselben Beleg, vergibt jeder Transaktion eine fortlaufende Belegnummer und schickt den Beleg per E-Mail an die Kundschaft, sodass du keinen Bondrucker brauchst. Was sonst noch drinsteckt, siehst du auf der Seite zum Kassensystem.

Frag jeden Anbieter auch, wie deine Zahlen zu deiner Buchhaltung kommen. Salonnare liefert einen Export, den du in Moneybird oder e-Boekhouden einliest. Das ist ein Export und keine Live-Verbindung: du holst die Datei und lädst sie, statt dass beide Systeme ständig miteinander sprechen. Dieser Export und die Umsatzberichte gibt es ab Starter (€29 pro Monat); die Kasse selbst, für bar und Karte, ist bereits im kostenlosen Plan enthalten.

Messung 4: was heute von jeder Zahlung abgeht

Nimm dir die Kontoauszüge des letzten Monats vor und rechne aus, was dich jede Zahlung kostet. Berechne drei Dinge getrennt: was dein Kartenterminal kostet, was deine aktuelle Software pro Monat kostet, und ob irgendwo ein Prozentsatz deines Umsatzes abgeht.

Beim letzten Punkt werden die Unterschiede groß. Manche Plattformen berechnen eine Provision pro Buchung, oft auf Kundschaft, die über ihren Marktplatz kommt. Das fühlt sich bei zehn Buchungen im Monat günstig an und wird teuer, sobald dein Laden läuft, denn deine Kosten wachsen mit deinem Erfolg.

Salonnare arbeitet mit einem festen Monatsbetrag. Es gibt keine Marktplatz-Provision auf Neukundschaft, die über Salonnare bei dir bucht: die beträgt €0. Auf jede Online- oder Kartenzahlung, die über Salonnare läuft, fällt allerdings eine Transaktionsgebühr von 0,5% an, mit einem Mindestbetrag von €0,30 pro Zahlung. Bei einem Haarschnitt für €30 sind das €0,30, bei einer Behandlung für €80 kommt man auf €0,40. Barzahlungen fallen nicht darunter. Rechne das auf deinen eigenen Umsatz hoch und stell es neben das, was du heute zahlst, dann hast du einen ehrlichen Vergleich statt eines Marketingversprechens.

Diese Zahl entscheidet außerdem, wo dein Geld ankommt. Online-Zahlungen laufen bei Salonnare über dein eigenes Mollie- oder Stripe-Konto, sodass iDEAL- und Kartenzahlungen direkt auf dein eigenes Bankkonto gehen und nicht zuerst auf ein Plattformkonto. Online-Zahlungen gibt es ab Starter (€29 pro Monat).

Testlauf, bevor du deine Kundendatei umziehst

Mit deinen vier Zahlen auf dem Tisch bleiben meist zwei oder drei Systeme übrig. Der letzte Schritt ist ein Testlauf, und den lässt du nicht aus. Eine Demo ist inszeniert; dein Samstag ist es nicht.

Geh in dieser Reihenfolge vor. Trag zuerst deine Dienstleistungen und Preise ein und prüfe, ob ein normaler Tag in den Kalender passt, inklusive deiner Pausen und der Zeit, die du für einen Fade wirklich brauchst. Lass danach eine Woche lang Online-Buchungen hereinkommen, während du deine alte Arbeitsweise einfach beibehältst. Rechne in derselben Woche ein paar Kundinnen und Kunden über die neue Kasse ab, am besten an einem vollen Tag, und schau, ob die Steueraufteilung stimmt.

Deine Kundendatei ziehst du erst um, wenn diese Woche gut gelaufen ist. In Salonnare lädst du eine CSV-Vorlage herunter, füllst sie mit deiner Kundschaft und lädst sie hoch. Du bekommst zuerst eine Vorschau dessen, was eingelesen werden soll, bevor irgendetwas geschrieben wird. So erkennst du Fehler in deiner Datei, bevor sie in deiner Kundenkarte stehen. Arbeitest du aktuell in einem anderen System, prüfe, ob du dort einen Export erstellen kannst, denn das bestimmt oft, wie viel Handarbeit der Wechsel kostet.

Beurteile nach dieser Woche eine Sache: hattest du weniger Anrufe, weniger leere Stühle und weniger Sucharbeit als in deiner Messwoche? Wenn nicht, löst dieses System nicht das Problem, das du gemessen hast.

Einen breiteren Überblick darüber, was ein Barbershop braucht, findest du auf der Seite zur Barbershop-Software.

Diese Testwoche kannst du kostenlos fahren: starte gratis mit Salonnare und richte deine Dienstleistungen und deinen Kalender für die nächste Arbeitswoche ein.

Was die Pakete kosten und was drin ist

Salonnare hat drei Pakete, und die vier Messungen führen dich meist von selbst zum richtigen.

Free, €0 pro Monat. Eine Person und 50 Termine pro Monat. Du bekommst die Online-Buchungsseite, E-Mail-Bestätigungen und Erinnerungen, die Kasse für bar und Karte mit automatischer Steueraufteilung, und deine Kundendatei. Genug für einen Solo-Barbier, der vor allem vom Telefon wegkommen will.

Starter, €29 pro Monat. Bis zu drei Mitarbeitende und unbegrenzt Termine. Hier kommen Online-Zahlungen über dein eigenes Mollie- oder Stripe-Konto dazu, außerdem No-Show-Gebühren, Lagerverwaltung für deine Ware, Umsatzberichte, der Buchhaltungsexport, Gutscheine und das Treueprogramm.

Pro, €59 pro Monat. Unbegrenzt Mitarbeitende, dazu Anzahlungen beim Buchen, E-Mail-Kampagnen und Mitgliedschaften für Stammkundschaft.

In allen drei Paketen liegen deine Daten auf Servern in der EU, die Software arbeitet in fünf Sprachen, du legst pro Mitarbeitendem fest, was diese Person sehen darf, und Salonnare bewahrt Gesundheitsnotizen wie Allergien in einem separaten verschlüsselten Tresor auf, getrennt von gewöhnlichen Kundennotizen. Die Anmeldung geht mit Google, Microsoft, Apple oder Facebook. Alle Unterschiede stehen auf der Preisseite.

Häufig gestellte Fragen