Barbershop-Software ohne Buchungsprovision: was sie kostet und was sie einbringt

Warum das Preismodell schwerer wiegt als die Funktionsliste

Technisch gehört diese Art System zur appointment scheduling software: deine Verfügbarkeit steht im Mittelpunkt, und Kunden buchen selbst hinein, auch wenn du gerade die Maschine in der Hand hast. Ein Barbershop braucht darüber hinaus eine Kasse, denn ein Haarschnitt, ein Bartöl und ein Gutschein gehören in denselben Vorgang.

Diese Basis ist längst Standard. Der Unterschied liegt in den Bedingungen darunter. Zahlst du einen festen Monatsbetrag oder einen Prozentsatz pro Buchung? Landen Kartenzahlungen auf deinem eigenen Konto oder auf einem Sammelkonto deines Anbieters? Und wie viel Handarbeit kostet es, deine Monatszahlen zum Steuerberater zu bekommen?

Wenn du zuerst den breiten Überblick willst, was so ein System alles enthält, lies die komplette Übersicht zur Barbershop-Software. Dieser Artikel setzt dort an, wo dieser Überblick aufhört: bei der Rechnung.

Provision pro Buchung gegen festen Monatsbetrag

Grob gesagt gibt es zwei Preismodelle. Beim ersten zahlst du einen festen Betrag pro Monat, egal wie voll dein Laden ist. Beim zweiten zahlst du einen Prozentsatz pro Buchung, und deine Rechnung wächst damit genau im Takt deines Erfolgs.

Rechne es für deinen eigenen Shop durch. Angenommen 400 Haarschnitte pro Monat zu durchschnittlich 28 Euro, das sind 11.200 Euro Umsatz. Eine Provision von 3% auf die online gebuchten Termine kostet dich schnell mehrere hundert Euro im Monat. Ein fester Monatsbetrag bewegt sich nicht: er ist bei 200 Schnitten derselbe wie bei 600.

Salonnare berechnet keine Provision pro Buchung. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos für einen Mitarbeiter und 50 Buchungen pro Monat. Darüber kostet Starter 29 Euro und Pro 59 Euro pro Monat. Die Transaktionskosten, die darüber hinaus anfallen, gehen direkt an deinen Zahlungsanbieter, nicht an uns.

Genau diese Planbarkeit suchen kleine Betriebe in digitalen Werkzeugen, wie auch dieser Beitrag der Harvard Business School über evolving technology for small business beschreibt: nicht mehr Software, sondern Software, deren Kosten du vorher kennst.

Du willst selbst nachrechnen, ohne die Karte zu zücken? Starte kostenlos bei Salonnare und trag deine eigenen Preise in den Kalender ein.

No-Shows: vom Hoffen zum Termin mit Verbindlichkeit

Ein leerer Stuhl am Samstagnachmittag kostet mehr als dein Abo. Zwei No-Shows pro Woche zu 28 Euro summieren sich auf über 2.900 Euro im Jahr. Das sind mehr als vier Jahre Starter-Abo, versickert durch Leute, die es schlicht vergessen haben.

Der erste Hebel ist die automatische Erinnerung. Direkt nach der Buchung geht eine Bestätigung raus, kurz vor dem Termin eine Erinnerung. Das fängt die normale Vergesslichkeit ab, und die macht den größten Teil deiner No-Shows aus. Du stellst es einmal unter automatische Erinnerungen ein, danach läuft es von allein.

Der zweite Hebel ist die Anzahlung. Über Online-Zahlungen verbindest du Mollie oder Stripe mit deinem eigenen Konto, sodass eine Anzahlung von zum Beispiel 10 Euro direkt bei dir ankommt. Wer im Voraus bezahlt hat, kommt oder sagt zumindest rechtzeitig ab.

Setze die Anzahlung nur nicht auf jede Buchung. Für den Stammkunden, der alle drei Wochen kommt, ist das eine Hürde, die du nicht brauchst. Für Erstbesuche und die begehrten Samstagstermine ist sie genau richtig.

Kasse, Beleg und Buchhaltung in einem Ablauf

Die Stunden, die du für Verwaltung aufwendest, zählen genauso wie deine Abokosten. Es macht einen Unterschied, ob deine Kasse getrennt vom Kalender läuft oder direkt daran hängt. Im zweiten Fall kassierst du aus dem Termin heraus, der ohnehin im Kalender steht, mit der richtigen Leistung, dem richtigen Barbier und dem richtigen Preis.

Für einen Barbershop in den Niederlanden ist die Steueraufteilung der springende Punkt: Haarschnitte und Bartpflege fallen unter den ermäßigten Satz von 9%, Retail wie Pomade und Bartöl unter 21%. Das Kassensystem teilt das automatisch pro Beleg auf, mit fortlaufender Belegnummer und Zeitstempel, und schickt den Beleg per E-Mail.

Am Monatsende exportierst du die Transaktionen in eine Datei, die du in Moneybird oder e-Boekhouden einliest. Achte auf das Wort Export: das ist keine Live-Anbindung, die für dich bucht, sondern eine Datei, die du selbst einliest und prüfst. In der Praxis erspart dir das ein ganzes Monatspaket abgetippter Belege.

Kundendaten und DSGVO im Barbershop

Ein Barbershop sammelt mehr sensible Daten, als man denkt. Eine Notiz über eine Allergie gegen Färbemittel oder eine Kopfhauterkrankung gilt nach der DSGVO als besondere Kategorie personenbezogener Daten und gehört nicht zwischen deine normalen Kundennotizen.

Salonnare bewahrt solche Notizen in einem separaten, verschlüsselten Tresor mit eigener Einwilligungserfassung auf, getrennt von den gewöhnlichen Kundennotizen. Wer Zugriff bekommt, legst du pro Mitarbeiter fest: ein Barbier arbeitet in seinem eigenen Kalender, während du als Inhaber an Einstellungen, Auswertungen und sensible Daten kommst. Die Daten liegen auf EU-Servern.

Wie du das praktisch einrichtest - welche Felder du erfasst, was du beim Erstgespräch fragst und wie lange du aufbewahrst - steht Schritt für Schritt in unserem Leitfaden zur Kundenkartei-Software für deinen Salon.

So richtest du es diese Woche ein

Du brauchst keine spezielle Hardware. Salonnare läuft als Web-App auf dem Tablet oder Laptop, das du schon hast, und als App auf dem Handy für unterwegs. Die Reihenfolge, die in der Praxis am schnellsten funktioniert:

1. Lege deine Leistungen mit realistischer Dauer an. Ein Trockenschnitt ist berechenbar, ein Fade mit Bartlinie nicht. Zu knappe Blöcke lassen deinen ganzen Nachmittag hinterherlaufen. 2. Füge deine Barbiere hinzu und setze die Rechte pro Mitarbeiter. 3. Öffne deine Online-Buchungsseite und binde sie auf deiner eigenen Website ein. Wie du das Widget sauber einbaust, steht im Leitfaden zum Buchungswidget für die Salon-Website. 4. Schalte die Erinnerungen ein und lege fest, für welche Termine du eine Anzahlung verlangst. 5. Kassiere die erste Woche über die Kasse und prüfe, ob dein Tagesabschluss stimmt.

Starte auf dem Free-Plan, solange du unter 50 Buchungen pro Monat bleibst, und wechsle erst zu Starter oder Pro, wenn dein Shop es verlangt. Starte heute kostenlos bei Salonnare und zieh deine Planung straff, ohne pro Buchung zu zahlen.

Häufige Fragen zu den Kosten von Barbershop-Software